3.7 Контроль розрахунків по претензіях та відшкодуванню матеріальних збитків

Пред'явлення претензій до боржників і відшкодування матеріального збитку — один із завершальних етапів реві­зій та перевірок, на якому реалізуються результати роботи контрольно-ревізійних служб.

Претензії до боржників пред'являють за: недовантажені товарно-матеріальні цінності; порушення асортименту; неправильне застосування цін, націнок, знижок, тарифів; порушення технічних умов і стандартів при постачанні цінностей; за виникнення зобов'язань по сплаті штрафів, пені, неустойок, у зв'язку з пору­шенням договірних умов тощо. Контроль розрахунків по претензіях здійснюють на основі даних рахунка 374 «Розрахунки за претензіями», а також інформації по взаємопов'я­заних рахунках 201 «Сировина і матеріали», 208 «Матеріали сільськогоспо-дарського призначення», 211 «Молодняк тварин на вирощуванні», 311 «Поточні рахунки в національній валюті» та ін., яка формується у журналах-ордерах 1 с.-г., 3 Б с.-г., у Головній книзі, Балансі або відповід­них машинограмах, а також первинної документації (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, комерцій­ні акти, договори, претензійні листи тощо). При цьому слід дотримуватися основних нормативно-правових актів, Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання по кількості та якості, статутів залізниці, автомобільного транспорту, правилами укладання договорів та ін.

Спочатку перевіряють відповідність даних Балансу по рахунку 374 «Розрахунки за претензіями» записам в облікових регістрах. Потім ревізор повинен встановити повноту і дотримання строків пред'яв­лення претензій. Зіставленням договірних цін, тарифів із да­ними первинних документів виявляють їх завищення поста­чальниками, підрядчиками або заниження покупцями та замовниками. При прийманні продукції, товарів, техніки і обладнання шляхом візуального огляду встановлюють невід­повідність їх стандартам, технічним умовам, сертифікатам, атестатам, технічним паспортам тощо, а при зважуванні і перерахунку— недопостачання. Крім того, виявляють пошко­дження, некомплектність, що може бути зазначено у розрахунково-платіжних документах або в наявних претензійних листах і заявах. Розмір штрафів і пені встановлюють згідно з умовами договорів та даними первинних документів про їх виконання (актів приймання робіт і послуг, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, платіжних доручень та ін.). На виявлені відхилення від договірних цін та порядку розрахунків складають претензії.

Строки пред'явлення претензій передбачені статутами залізниці, зв'язку, авіа- й автотранспорту тощо. Наприклад, претензії до транспортних організацій пред'являють протя­гом 6 міс. і розглядаються протягом 3 міс, а якщо транспор­тування здійснювалося різними видами транспорту по одно­му документу — протягом 6 міс.

Якщо в установлені строки суми по претензіях не від­шкодовані, справу передають до суду, арбітражного суду або вищестоящої організації боржника. Необхідно встанови­ти, чи не пропускалися строки пред'явлення претензій і з чиєї вини, чи відшкодовувалися винними матеріальні збит­ки. У випадку відмови в позові з'ясовують її причини, ос­кільки відмова може бути викликана пропущенням строків позивної давності, неправильним оформленням справ, необґрунтованістю претензій та ін.

Ретельно перевіряють записи в обліку по списанню від­хилених претензій, їх обґрунтованість, а також законність віднесення заборгованості на рахунок 374 «Розрахунки за претензіями».При цьому виявляють можливі випадки оформлення фіктивних актів на нестачу цінностей і приховування таким чином зловживань.

Одночасно перевіряють претензії до підприємства з боку покупців, замовників та інших організацій, їх обґрунтованість і мотиви. На завершення ревізії розробля­ють заходи по усуненню причин виникнення претензій та відшкодуванню матеріальних збитків винним особам.

Завданням контролю розрахунків по відшкодуванню ма­теріального збитку є встановлення законності, повноти і обґрунтованості віднесення на особові рахунки винних осіб нестач, розтрат, псування матеріальних цінностей, розбаза­рювання та привласнення коштів. Крім того, перевіряють, яких заходів вжито для запобігання нестачам і втратам. Зокрема, з'ясовують, чи укладені договори з особами про повну матеріальну відповідальність, чи забезпечені на­лежні умови для зберігання коштів та матеріальних цінно­стей, чи проводяться інструктажі, роз'яснювальна робота по обліку і контролю матеріальних цінностей. Належна орга­нізація внутрішнього контролю запобігає непродуктивним витратам.

При перевірці відшкодування матеріального збитку ке­руються такими нормативними актами: Кодексом законів про працю України, Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, знищення (псування) матеріальних цінностей, Положенням про ма­теріальну відповідальність робітників і службовців за шко­ду, заподіяну підприємству, установі, організації та ін.

Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків вивчають на основі даних рахунка 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків», в журналі-ордері 3 Б с.-г. або машинограмі.

По кожному особовому рахунку встанов­люють своєчасність та повноту записів по нарахуванню й утриманню матеріального збитку відповідно до первинних документів, наказів, розпоряджень, матеріалів інвентариза­ції, актів ревізій і перевірок, виконавчих листів та постанов правоохоронних органів, розрахунково-платіжних відомос­тей, касових ордерів та ін. Особливо уважно вивчають ма­теріали інвентаризації, повноту віднесення нестач і псування продукції та матеріальних цінностей на рахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», 716 «Відшкодування раніше списаних активів», а потім списання нестач з вини матеріально відповідальних осіб на рахунок 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». При цьому перевіряють правильність визначення природних втрат (обґрунтованість використаної норми природних втрат у певних умовах збереження, дотримання методики розрахунків природних і понаднормативних втрат), порядок оцінки матеріальної шкоди, допущеної з вини матеріально-відповідальної особи.

Розмір заподіяної шкоди визначається на підставі порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей. Звертають увагу на правильність стягнення нестач при колективній матеріальній відпо­відальності. Встановлюють правомірність визначення щомі­сячного розміру утримань матеріального збитку з оплати праці, їх регулярність і повноту, правильність відображення в обліку цих операцій.

Потрібно з'ясувати також правильність і своєчасність по­відомлень про виявлені нестачі, розтрати і крадіжки у пра­воохоронні органи, якщо вони є наслідком зловмисних дій чи заподіяні у великих розмірах; наявність випадків повер­нення правоохоронними органами матеріалів по нестачах, розтратах і крадіжках внаслідок неправильного оформлен­ня цих матеріалів; яких заходів вжито щодо винних осіб; як забезпечувався контроль за стягненням збитку на підставі виконавчих листів; чи немає завуальованих нестач і краді­жок на рахунках розрахунків із робітниками і службовцями, підзвітними особами. Особливу увагу звертають на обґрунтованість списання заборгованості з рахунка 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» на витрати виробництва або фінансові результати, оскільки за такими операціями можуть приховуватися зловживання та порушення чинного законодавства про відшкодування мате­ріального збитку. На завершення перевірки потрібно розробити рекомендації щодо запобігання нестачам, втратам, виправлення виявлених помилок і недоліків в обліку та звітності.