Сандарды енгізу

Сандарды ұяшыққа “=”, “+” таңбаларынан бастап немесе санның өзін цифрдан бастап енгізуге болады . Егер 97 программасы оны экспоненциалды түрге келтіреді немесе сандардың орнына # ### символдары шығарылады. Әйтсе де сан тұтасымен сол ұяшықта сақталып тұрады. Санды тұтас көру үшін бағананың енін үлкейту керек. Ұяшыққа енгізілген сан үлкен болса да, кіші болса да экспоненциалды түр қолданылады. Мысалы 903000000 саны 90,3 * 108 болғандықтан, 9,03Е + 08 түріне келтіріледі, ал 0,0000000006 саны 6*10 – 9 болғандықтан 6Е – 9 түріне келтіреді .

Уақытты және күн – ай мерзімін енгізу

Электрондық кестеге уақыт және күн-ай мерзімі енгізілгенде Excel 97 программасы оларды арнайы сандар ретінде қабылдайды, яғни олар ұяшықтың оң жағына қарай ығыстырылады.Уақыт мерзімдері сан ретінде қабылданатын барлық амалдарды орындау мүмкіндігі бар.Күн мен ай және жыл мезгілдері шамалары бір бірінен нүкте арқылы ажыратылып жазылады.Мысалы, 3.12.94, 12

1.2-кесте. Күн мен ай мерзімдерінің форматтары

3/12/94	16. 4. 97	апр. 98
12-Март-94	16. 04. 97	Апрель 99
12-Март	16 апр	16 Апрель,1998
Март-12	6 апр 97	М-98
16. 4	06 апр

Кестедегі мәліметтерді өңдеу тәсілдері.

Бағаналардың ені мен қатарлардың биіктігін өзгерту әрекетін тышқанның көмегімен және меню командалары арқылы орындауға болады.

Тышқан меңзерін бағаналар әріптерінің немесе қатар номерлерінің араларына орналастырып, пайда болған екі жақты жылжытамыз. Бағананың ені немесе қатардың биіктігі қажетті шамаға жеткеннен кейін тышқан батырмасын босатамыз немесе оны екі рет шертеміз.

Қатардың биіктігі мен бағана енін меню командаларының көмегімен өзгерту үшін қажетті бағаналарды немесе қатарды белгілеп алған соң, сәйкес Формат, Қатар (Строка), Биіктік (Высота) немесе Формат, Бағана (Столбец), ені (Ширина) командаларын орындаймыз да ашылған терезедегі өрісте тиісті шаманы теріп жазамыз немесе тышқан батырмасын шертіп отырып көрсетеміз.

Ұяшықтардағы мәліметтерді өңдеу

Ұяшықтағы мәліметтерді енгізу кезінде және олар енгізілгеннен кейін де өңдеуге болады.

Егер ұяшыққа мәліметтерді енгізіп отырып түзету қажеттігі туса, оларды солға [BackSpace] немесе оңға [Delete] қарай өшіру пернелерінің тиістісін қолданамыз.

Қатар, бағана, блоктармен жұыс істеу

Ұяшықтағы мәліметтерді көшіруге, өшіруге, жылжытуға, блоктарды мәліметтерді тазартуға болады.Осы әрекеттерді орындау үшін қажетті бөлікті белгілеп алған соң:

-Стандартты саймандар тақтасының батырмалар тобының көмегімен (Қиып алу, Көшіру, Кірістіру);

-Түзету (Правка) мәзірінің Қиып алу ( Вырезать), Көшіру (Копировать), Кірістіру (Вставить), Өшіру (Удалить), Тазалау (Очистить), Толтыру (Заполнить) командаларының көмегімен;

- тышқанның көмегімен;

- контексті жанама менюдің командаларының көмегімен орындауға болады.

Жылжыту немесе Орын ауыстыру үшін нені, қайта жылжыту керек екенін көрсету керек. Тышқанның көмегімен белгіленген бөлікті (ұяшық немесе блок) жылжыту үшін, тышқан меңзерын сол белгіленген аймақтың ішіне орналастырамыз.

Ұяшық мазмұнын көшіру

Көшіру кезінде мәлімет бұрынғы орнында да қалады, оның көшірмесі жаңа орынға қойылады. Тышқанның көмегімен көшіру үшін белгіленген аймақты жылжыту кезінде [Ctrl] ернесін басулы күйде ұстап тұру керек.

Торларды мәліметтермен толтыру

Торларды мәліметтермен толтыру кезінде ұяшықтағы немесе блоктағы мәліметтер бір іс - әрекет нәтижесінде бірнеше рет қайталанып көшіріледі. Толтыру әрекеті тек оңға және төмен қарай ғана орындалады.

Формулаларды енгізу

Excel бағдарламасындағы ұяшықтарда арифметикалық амалдарды орындау үшін:

• Нәтиже шығатын ұяшығын көрсетіп, алғашқы күйдегі белгісін теру керек. Формула сақталғаннан кейін ENTER пернесіне басу немесе формула қатарын басу қажет.

• Қажетті ұяшықтың адресін термей-ақ оны басуға болады.Ол ұяшықтарға қосу, алу, көбейту, бөлу, азайту, үлкен тең, кіші тең, тең емес амалдары теріледі.

• Қиын көп қабатты формулалар бір қатарда теріледі.Сондықтан орындау ретін көрсету үшін дөңгелек жақша қажет.

• Мастер функция анықтамасына кіру үшін математикалық категорияны, функцияны таңдап анықтама бұйрығын орындау керек.

• Формуланы шығаруда мастер функциясын шақыру үшін формуланың қажетті жерінде fx белгісін басып, одан әрі функция аргументін шығарудағы ережелерге сай атқару қажет.

• СУММ (тізім).Тізім элементтерінің қосындысын табу.Тізім элементтері қос нүкте, тізім мен нүктелі үтір арқылы ажыратылады.

Бағаналар енін және қатарлар биіктігін өзгерту

Бұл әректтерді тышқан арқылы немесе меню көмегімен атқаруға болады.Тышқанды пайдаланар кезде, оның бағыттауышын бағаналар әріптерінің арасында немесе қатарлар нөмірінің арасындағы бөлу сызығына жеткізіп, бағыттауыш екі сызық, бағыттауыш бейнесіне айналғанда тышқанның сол жағын басып, бағананы немесе қатарды кеңейтуге болады.

Меню жолының көмегімен пайдалану үшін, көлемі өзгертілуге тиісті бағаналарды белгілеп, Формат - Қатар - Мөлшер немесе Формат - Бағана –Мөлшер командаларын орындау керек.

Қатарлар, бағаналар, блоктар мен операцияларды орындау

Бұл операциялар меню арқылы, алмастыру буферінің көмегімен және тышқанның көмегі арқылы орындалады.

Жылжыту

Мәліметтерді бір орыннан екінші орынға жылжыту барысында нені және қайда орналастыруды айқындап алу қажет. Жылжыту кезінде орнынан көшірілетін мәліметтерді, яғни ұяны не блокты белгілеп алып, оған тышқан бағыттауышын алып бару керек, сол сәтте меңзер ақ бағыттауыш сызыққа айналады. Сонан соң белгіленген блокты не ұяны тышқанмен іліп алып, басқа орынға алып бару керек.

Көшірме алу

Көшірме алу кезінде түп нұсқа түріндегі мәлімет өз орнында қалады, ал басқа орында оның қосымша көшірмесі пайда болады. Көшірме алу операциясы жылжыту тәрізді орындалады, тек бұл жолы Ctrl пернесін басулы күйінде ұстап тұру қажет.

Плюспен толтыру әрекеті арқылы да көшірме алуға болады. Меңзерды тордың оңжақ төменгі шетіне алып барса, ол "плюс" таңбасына айналады, оны толтыру маркері деп атайды. Толтыру әрекетін оңға қарай және төменгі бағытта жүргізеді. Толтыру жылжыту сияқты орындалады, бірақ бұл сәтте меңзер ұяның немесе блоктың оң жақ төменгі шетінде тұруы тиіс. Толтыру кезінде бастапқы ұядағы немесе блоктағы мәлімет тышқанды басып тұрып оны жылжыту арқылы бірнеше рет қайталана алады. Бұл тәсіл, әсіресе формулаларды көшіруге өте ыңғайлы.

Ұяларды өшіру, тазалау

Егер торлар мен блоктардағы мәліметтерді өшіру керек болса, оларды белгілеп алып Del пернесін басса болғаны. Бұрын енгізілген мәліметтерден блоктарды, ұяларды арылту үшін оларды белгілеп алып,Түзету-Тазалау командасын орындау керек. Сол сәтте шығатын ішкі менюде нені, мысалы: мәліметті, безендіру элементін ескертуді немесе бәрін бірдей өшіру керектігін көрсету керек.

Бағаналарды, қатарларды және блоктарды өшіру үшін, алдымен оларды белгілеп алып, сонан кейін Түзету - Өшіру командасын орындау қажет. Өшірілген обьектілер орны бос қалмай, төменгі қатардағы немесе оң жақтағы мәліметтері жоғары не солға жылжып, сол орындарды толтырады.

Мәліметі өшірілген орын бос тұру үшін,Түзету-Тазалау командасын орындау керек.

Электрондық кестені толық өшіру үшін Файл-Жабу командасын орындап, шыққан сұқбат терезесіне "ия" деп жауап беру қажет.

Белгілеу, көшірмесін алу, араластыру, жою

• Блокты белгілеу үшін-сол жақтағы жоғарғы ұяшықты басып, маркер кресін оң жақтағы төменгі кестенің бұрышына жылжыту керек. Немесе SHIFT пернесін басып тұрып, қажетті бұрышқа жылжу қажет. Және F8 пернесін басып, стрелка арқылы қажетті бұрышына жылжытады. Белгілеу басталған алғашқы ұяшық, сол қалпында қалады.

• Барлық қатарды белгілеу үшін, олардың атын немесе нөмірін басу қажет.

Макрос (алгоритм) деген – арнайы бетте бағдарлама тәрізді жазылады. Жұмыс бетіндегі операцияның орындалуы. Макрос- қайталанып отыратын қызмет үшін құрылады. Бірнеше операция орындау үшін бір ғана бұйрық жеткілікті.

Макросты құру: Қызмет – жазу – макросты басу арқылы, бұдан соң тәуелсіз макрос атын теріп, ОК –ға басу арқылы орындалады.

11 дәріс

Салыстырмалы, аралас және абсолютті адрестер. MS Excel-дің графикалық мүмкіндіктері. Мәліметтер қоры ретінде пайдалану

Ұяшықтарды қолдану кезінде бұған дейінгі сипатталған әдістерді қолдануға болады: В3, А1, G9, сол сияқты. Бұндай адрестер салыстырмалы деп аталады, яғни Eхcel формулада қолданылатын ұяшықтардың ағымдағы ұяшыққа қатысты орналасуын есте ұстайды. Мысалы, егер сіз В4 ұяшығына =В1+В2 формуласын енгізсеңіз, Eхcel формуланы өзінше былай талдайды: “үш қатар жоғары орналасқан ұяшық мәнін екі қатар жоғары орналасқан ұяшық мәніне қосу керек”.

Ал, егер сіз осы =В1+В2 формуласын В4 ұяшығынан С4 ұяшығына көшірсеңіз, формуланы: “үш қатар жоғары орналасқан ұяшық мәнін екі қатар жоғары орналасқан ұяшық мәніне қосу керек” деп талдай береді. Формула С4 ұяшығында =С1+С2 түріне енеді.

Егер сіз көшіру барысында нақты ұяшыққа немесе аумаққа сілтемені сақтап қалғыңыз келсе абсолютті адрестерді қолдануыңыз қажет. Ол үшін тік жол аты мен жатық жол аты алдарына $ таңбасын енгізуіңіз керек. Мысалы, $В$4 немесе $С$2:$F$48, және сол сияқты.

Сонымен формуланы көшірген кезде оның кейбір элементтерін салыстырмалы, ал кейбірін абсолютті түрде жазуға болады, мұндай түрде жазылған адрес — аралас түрдегі адрес деп аталады.

MS Excel кестелік редакторының графикалық мүмкіндіктері. Диаграмма тұрғызу. Диаграмманы форматтау. MS Excel құжатын баспаға шығару.

Диаграммаларды даярлау

Excel-дің ең көзге түсер ерекшеліктерінің бірі – оның сандар қатары мен бағаналардағы ақпараттарды толық, көрнекі түрде кескіндей алатын графиктер мен диаграммаларға айналдыруы болып саналады.

Диаграммалар – мәліметтерді графикалық түрде кескіндеудің ыңғайлы түрі. Олар берілген сандық шамаларды ұяшықтарды үңіліп қарағаннан гөрі салыстырмалы түрде бағалау мүмкіндігін береді. Диаграммалар бір ұяшықта тұрған қатені де тез көрсете алады.

Excel-де 14 түрлі екі және үш өлшемді диаграмма түрлері бар. Excel графикасын үйрену кезінде үйдегі компьютерді бір аптада пайдалану уақыты жайлы (сағатпен) мәліметтерін қарастырайық.

А1:Н6 мен І1:І2 блоктарындағы мәліметтер онша қызықты емес, І3:І6 блогындағы мәліметтерді графиктік түрде беруге болады. Экранға І3 ұяшығынан басталатын кесте бөлігін шығарайық. Диаграмманы немесе графикті даярлау үшін Диаграмма шебері деген функцияны пайдаланған жөн.

Excel-дің бұл функциясы бес сұхбат терезесі арқылы диаграмма (график) тұрғызуға және оны жұмыс парағына салып шығуға керекті мәліметтерді сұрап алады.

Стандартты аспаптар тақтасындағы Диаграмма шебері батырмасын бассақ, Excel диаграмма кестенің қай маңында орналасуы керектігін сұрайды. Біз, мысалға, А18 ұяшығын курсормен көрсетіп, тышқан батырмасын басулы күйде ұстап тұрып А18:G35 блогын ерекшелеп шығайық та, батырманы қоя берейік.

1-қадам

Мұнда Excel Диаграмма шеберінің «5-тен 1 қадам» деген сұхбат терезесін шығарады. Осы терезе арқылы Excel тұрғыза алатын диаграмма түрі таңдалады.

Мысалы, терезеден шерту арқылы «Гистограмма» түрін таңдап, Келесі батырмасын басамыз.

2-қадам

Диаграмма шеберінің бұл сұхбат терезесінде диаграмма болып тұрғызылатын мәліметтер орналасқан ұяшықтарды тышқан көмегімен ерекшелейміз. Егер ерекшеленетін ұяшықтар сұхбат терезесімен жабылып тұрса, онда оны өзімізге белгілі әдістердің бірімен жылжытамыз. Келесі батырмасын басамыз.

Егер ұяшықтар дұрыс ерекшеленбесе, онда осы қадам терезесінде қайта ерекшелеп аламыз.

3-қадам

Диаграмма шеберінің бұл сұхбат терезесінде Мәтінге берілгендер маркері және аты түсініктемесі қосылу керек, керек еместігін, диаграммадағы Х және Y өстерінің аттарын көрсету қажет. Диаграмма атауына «Компьютерді пайдалану» деп енгіземіз.

Түсініктеме диаграммадағы мәліметтердің аттарын және оң жақта орналасатын нұсқауыштарын – маркерлерін бейнелейді.

Егер алынған нәтиже көңіліңізден шықпаса, қайтадан алдыңғы терезеге «Кейін» батырмасы арқылы оралуыңызға болады.

Біздің кестеміздегі түсініктемеге ешқандай атау берілмегендіктен, оның тұсында келісім бойынша алынатын 1-қатар деген атау тұр. Мәтін үшін мұнда бағана санын өзгерту де керек емес. Егер ұсынылып отырған диаграмма көңіліңізден шықса, Келесі батырмасын басамыз.

4-қадам

Бұл диаграмманы қайда орналастыру керектігі жайлы Excel-дің соңғы сұхбат терезесі.

Диаграмманы тұрған параққа орналастыру-ды таңдаймыз. Дайын батырмасын басамыз. Біз өз жұмыс парағымызға енгізілген диаграмманы алдық. Егер бұл диаграмманың ұнамайтын жері болса, оны түзетуге болады.

Диаграмма мөлшерін өзгерту

Көбінесе ендірілген диаграмманың қажетті мөлшерін дәл анықтау қиын, оны тек диаграммаға берілген мәліметтерді көргенде ғана айтуға болады. Сондықтан ендірілген диаграмманың мөлшерін, пропорциясын өзгерте отырып, оны ойдағыдай түзетуге тура келеді.

Диаграмма мөлшерін өзгерту үшін оны ерекшелеу керек, яғни диаграмма үстінде тышқанды бір рет шерту керек. Диаграмма жақтауларының бұрыштарында және оның сызықтарының ортасында белгілеу маркерлері пайда болады. Тышқан курсорын пайдаланып, диаграмманың оң жақ шетін Е бағанасына жейін жылжытайық, ол үшін тышқан курсорын оң жақтаудың ортасындағы маркерге жеткізіп (тышқан сілтемесі екі жаққа бағытталған тілсызыққа айналағанда), оны Е бағанасына дейін созамыз.

Диаграмма жақтауының ортасындағы маркерді жылжыту оның ұзындығы мен енін өзгертуге мүмкіндік береді. Ал оның бұрышындағы маркерді жылжыту диаграмманың ұзындығы мен енін бірдей өзгертеді.

Диаграмма типін өзгерту

Диаграмма шебері арқылы диаграмма түрін таңдап алынғаннан кейін, Excel оның ішіндегісін де өзгертуге мүмкіндік береді.

Диаграмманы түзету үшін тышқанды екі рет шерту арқылы ерекшелеп аламыз. Сонда диаграмма айналасында сұр штрихталған жақтаулар пайда болады.

Мұнан кейін Диаграмма аспаптар тақтасы көмегімен диаграмма түрін өзгертуге болады:

- диаграмманың кез-келген жерінде тышқан батырмасын жылдам екі рет шертеміз;

• экранға диаграмма аспаптар тақтасын шығарамыз, ол үшін:

Түр => Аспаптар тақтасы => Диаграмма командасын орындаймыз.

• Диаграмма түрлерінің тізімінен тұратын тақтадан Диаграмма түрі батырмасын шертеміз.

Диаграмма түрлері мен аттары 1-қадамда көрсетілгендей бейнеленеді. Бұрынғы мәлімететр үшін жаңа диаграмма тұрғызу үшін диаграмма түрін қайта таңдаймыз. Мысалы, Көлемді гистограмма типін таңдайық. Біздің бұрынғы жазықтықтағы Гистограммамыз көлемдік болып өзгереді.

Айта кететін бір жайт: ерекшеленген мәліметтерді бейнелеу үшін кез-келген диаграмманы таңдауға болмайды. Мысалы, біздің мәліметіміз бойынша нүктелік диаграмма тұрғызуға болмайды. Көлемді диаграммалардың кейбірі мәліметтерді толық көрсетпеуі немесе оларды ұсқынсыз, түсініксіз етуі мүмкін.

Диаграмма тұрғызу кезінде олардың әртүрлі типтерін қарап отырып, ішінен ең көрнекті деген біреуін таңдап алу керек.

Ескерту! Егер диаграммаға тәжірибе жүргізу барысында оны бұзып алсаңыз, онда оны басынан бастап қайта тұрғызыңыз. Диаграмманы өшіру үшін диаграмманы тышқанмен бір рет шертіп, Del пернесін басыңыз.

Диаграмма тұрғызылғаннан кейін кестені диаграммамен бірге жаңа атпен файлға жазып қоюға болады.

Кеңістікте көлемді дөңгелек диаграмма тұрғызу және оны түзету

Дөңгелек диаграммалар — жиі пайдаланылатын график түрі. Олар бір бүтіннің құрама бөліктерін немесе пайыздарын бейнелеуге өте ыңғайлы. Енді дөңгелек диаграмма түрғызу жолдарын қарастырайық.

1. Жаңа файл дайындаймыз.

2. Тақырып жазып, оған сәйкес мәліметтер енгіземіз.

3. Диаграмма шебері батырмасын басып, диаграмма тұрғызу үшін керекті мәліметтерді 13:16 блогынан аламыз.

4. Диаграмманы қадам бойынша былай етіп тұрғызамыз:

— 1-қадамда 13:16 және АЗ:А6 блоктарын таңдаймыз;

— 2-қадамда Кеңістіктік дөңгелек деген типті таңдаймыз;

— 3-кадамда 6-форматты көрсетеміз;

— 4-қадамда ешнәрсені өзгертпейміз. Excel бәрін өзі дұрыс таңдап алады.

5-қадамда түсініктемені (легенда) қосамыз.

Аттарын бұл қадамда енгізбейміз. Диаграмма тұрғызылды, бірақ мұнда безендіру элементтері жетіспейді. Безендіру (көркейту) элементтерін енгізу үшін, оны түзету режиміне көшеміз.

Диаграммаларды түзету

Диаграмманы түзетіп, толықтыру үшін, оны екі рет шерту арқылы таңдау керек.

Диаграмма оның Элементтері деп аталатын бірнеше бөліктерден тұрады, олар :

• диаграмманы тұрғызу аймағы;

• диаграмманың өз аймағы;

• түсініктеме мәлімет (легенда);

• тақырып;

• мәліметтер белгілеулері;

• мәліметтер қатары.

Белгілі бір элементті түзетіп, толықтыру үшін оны таңдау қажет. Таңдауды тышқанмен немесе курсорды басқару тақталары көмегімен жүзеге асырамыз. Ерекшеленген элемент кішкене қара квадраттармен қоршалып тұрады. Сонан соң тышқанның ОК батырмасы арқылы әрбір ерекшеленген элементтің жеке өзінің контексті-тәуелді мәзірі шығады. Сол мәзір көмегімен диаграмманы түзетіп толықтырамыз.

Кестені экранға және принтерге шығару

Excel-де кестені қағазға шығармас бұрын, алдын-ала оның ойдағыдай болуын тексеретін мүмкіндік бар. Ол үшін Файл=>Қарап шығу мәзір командасын орындау немесе Стандартты құрал-саймандар тақтасының көру батырмасын басу керек.

Алдын ала қарап шығу функциясы кестені экранға шығарады, бірақ оның қатесін түзетуге мүмкіндік бермейді. Кестені түзету үшін қайтадан кәдімгі кесте тәртібіне көшу керек. Бірақ алдын ала қарап шығу режимінде мынандай пайдалы амалдарды: парақ параметрлерін өзгерту, оның шетіндегі бос орындарды анықтап, кестені беттерге бөлу, және қағазға басу істерін орындай аламыз.

Алдын ала қарап шығу операциялары келеңсіз жағдайларды болдырмай, уақытты әрі қағазды тиімді пайдалануға мұрсат береді.

Сонымен бірге бұл режимде жұмыс атқару үшін:

1. Стандартты аспаптар тақтасының Алдын ала қарап шығу батырмасы арқылы алдын ала қарап шығу тәртібіне көшеміз.

2. Парақ батырмасын басып, параметрлер терезесінде кестені қағазға көлденең (Альбом түрінде) немесе тік (Кітап түрінде) басатынымызды анықтап аламыз.

3. Параметрлер терезесіндегі Өрістер батырмасын басып, экраннан қағаз шетіндегі сызықпен бөлінген бос орындарды бағдарлаймыз.

Тышқан сілтемесін тік сызықтың сол жағындағы екінші квадратқа жеткізіп, оның батырмасын басулы күйде ұстап, төменнен 2,50 деген санды көреміз. Бұл осы сәттегі жоғары бос орындар өрісінің мөлшері. Оны 3,00 санына өзгертейік.

Осы тәсіл арқылы алдын ала қарап шығу режимінде беттің төрт шетіндегі бос орындар өрісінің мөлшерін де анықтап аламыз. Сол жақ шеттегі бос орындар мөлшерін 1-ге теңейік.

Барлық бос орындар өрісін кесте толық көрінетіндей етіп орнатып аламыз.

4. Принтердің компьютерге қосылып, оның өзінің жеке ток көзіне қосылғанын да қарап шығу керек.

Баспа батырмасын басыңыз.

MS Excel кестелік редакторында функция мәнін кесте түрінде алу. MS Excel кестелік редакторын мәліметтер қоры ретінде пайдалану. Автосүзгі мен кеңейтілген автосүзгі. Мәліметтерді сұрыптау.

Мәліметтерді сұрыптау және сүзгілеу

Excel электрондық таблицасы мәліметтер базасы режимінде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Әрине, оның мүмкіндіктері арнайы жасалған мәліметтер базасынан гөрі әлсіздеу, дегенмен мұнда да көптеген жұмыстар істеуге болады.

Біз мәліметтер базасынан әртүрлі белгілері бойынша керекті ақпаратты іздеуді және оларды сұрыптауды қалай жүзеге асыруға болатынын қарастырамыз. Осыларды түсіндіру үшін күн жүйесінің планеталары туралы мәліметтерді кестеге толтырайық та, оны Ex6.xls деген файлға жазып сақтап қоялық.

Кез келген мәліметтер қорымен атқарылатын негізгі жұмыс – оның құрамынан белгілі бір критерийлерге (айрықша белгілерге) байланысты қажетті ақпаратты іздеп табу. Жазбалар саны көбейген сайын ақпаратты іздеу қиындайды, дегенмен Excel программасы мәліметтерді сүзгілеу арқылы бұл процесті оңайлатады.

Мәліметтерді сүзгілеу

Мәліметтер=>Сүзгі мәзір командасы керекті жазбаларды сүзгілеуге мүмкіндік береді. Сүзгілеуді автоматты түрде – Автофильтр арқылы және қолмен де Кеңейтілген түрінде жүргізуге болады.

Автосүзгі арқылы орындау

Автофильтрді пайдалану кезінде курсорды мәліметтер базасы тұрған аймаққа алып барып, оны ерекшелеу керек. Содан кейін Мәліметтер=>Сүзгі=>Автосүзгі командаларын орындау барысында өріс атаулары маңында төмен қарай бағытталған тілсызық бейнелі батырмалар пайда болады. Белгілі бір батырмаларды басу арқылы мәліметтерді сүзгілеу критерийлерін беруге болады. Сол кезде пайда болатын ішкі мәзірдегі Барлығы деген сөзді таңдау сүзгілеу ісін жүзеге асырмайды, ал Баптау пунктін таңдау, экранға сұхбат терезені шақырып, онда сүзгілеу параметрлерін тағайындайды. Әрбір өріс элементтерін таңдау үшін логикалық ЖӘНЕ не НЕМЕСЕ функциялары арқылы байланысқан екі бірдей шарт беруге болады.

Біздің мысалымызда Автосүзгіні пайдаланып К немесе Ю әрпінен басталатын массасы 600х10²⁴ кг мөлшерінен кем болмайтын планеталарды іздеуге болады. Ол үшін Мәліметтер=>Сүзгі=>Автосүзгі командаларын орындаймыз, сол сәтте өрістердің оң жағында батырмалар пайда болады.

Планета өрісінде тұрған батырманы басайық та, Баптау (Настройка) пунктін таңдайық. Сұхбат терезеде өзіміз қоятын шартқа сәйкес критериді енгізіп, ОК-ны басу керек.

Мәліметтер базасында тек Күн, Юпитер, Сатурн планеталары қалғанын көреміз.

Егер де біз Масса өрісіндегі батырманы басып, оның Баптау пунктін таңдап, сұхбат терезесіне басқа критерий (<600) енгізсек, онда тек Сатурн қалады.

Алғашқы мәліметтер бағанасын қарап шығу үшін Мәліметтер=>Сүзгі=>Бәрін көрсету командаларын орындау керек.

12 дәріс.

Тақырыбы: POWER POINT презентация жасау бағдарламасы

Microsoft Office Fluent интерфейсі және графикамен жұмыс жасау мен пішімдеудің жаңа құралдары бар POWER POINT 2007 бағдарламасы қолданушыға лекция-презентация құрудың жаңа қосымша мүмкіндіктерін ашты.

Дайындық операциялары

POWER POINT 2007 бағдарламасының алдыңғы версиядан визуальды өзгешелігі слайдтың жоғары бөлігінде орналасқан мәзір жолы командаларының ені ұзын лентадан (Ribbon) тұрады (сурет 1). Бір пункттен екіншісіне өту арқылы (Негізгі (Главная), Енгізу(Вставка), Дизайн және т.б.) редактордың командаларының жиынымен таныса аласыз.Олардың ішінен PowerPoint 2003-тан таныс командалар мен жаңа опцияларды да көре аласыз.

Сурет 1. Негізгі пунктінің мәзір командалары

Лентаны жинап(свернуть) қою үшін оған меңзерді алып барып, тышқанның сол жағын екі рет шерту арқылы орындалады. Пункттердің тақырыптары қалады, экранның жұмыс аймағы кеңірек болады. Егерде бір пункттің командалары қажет болса, өзіңізге керекті пункттің тақырыбында тышқанды шертіп, керекті операцияны орындап, соңында лента автоматты түрде жиналып қалады. Лентаның үстінен тышқанды екі рет шерту оны экранға алғашқы қалпына қайтарады.

Б ірақта, слайд құру процесін жеңілдететін командаларсыз қиындық туғызады. Сондықтан PowerPoint 2007 редакторының баптауын орындау қажет.

Ол үшін жоғарыдағы сол жақ бұрышта орналасқан батырмасында шертіп, одан шыққан командалардан (Құру(Создать), Ашу(Открыть), Сақтау (Сохранить) және т.б.) төменгі оң жақ бұрышында орналасқан Параметры PowerPoint қатарына өту. Пайда болған тізімнен баптаудың тақтасын ашу үшін Настройка қатарын таңдаймыз. Енді тізімнен жұмысты тездетудің жиі қолданылатын командаларды кезекпен таңдау арқылы және оларды оң жақтағы тізімге енгізу керек (Сурет 2). Таңдау жасағаннан кейін Разместить панель быстрого доступа под лентой қатарына қанатбелгіні қоюды ұмытпау керек. Сонымен бірге, тізім командаларының тізбегін реттеуге болады, ол үшін иконкасы бар қатарды ерекшелеп, оны терезенің оң жағында орналасқан стрелканың көмегімен жоғары не төмен орналастыруға болады.

Сурет 2. Баптау тақтасының кескіні

Сіздің компьютеріңіздегі барлық презентациялар үшін Сіз орнатқан тізім командалары үнсіз келісім бойынша экранда пайда болады. Дәл осындай баптаудан кейін редактор PowerPoint 2003 қосымшасының үйреншікті қолданушыларына жақын түрге енеді.

Барлық қажетті командалар мәзірде орналасқан, тышқанның оң жақ бөлігін шерткенде пайда болатын, сондықтан презентация құру барысында лентаны жасыруға асықпаңыз, ең әуелі қолда бар барлық мүмкіншілікті пайдалану керек. Тағы бір маңызды операция Сіз құрып отырған презентацияны автоматты сақтауға байланысты. Ол үшін ашылған Настройка қатарындағы Параметры PowerPoint диалогтік терезесінде Автосохранение өрісіне қанатбелгі қою керек және ағымдағы жұмыс сақталып отыру үшін уақыт интервалын көрсету қажет (әдетте үнсіз келісім бойынша 10 минут қойылады).

Дайындық операцияларын жалғастыра отырып, презентация слайдының макетін таңдаймыз. Бұл кезде бізге слайдтағы сурет, мәтін, жазбалардың орналасуын сипаттайтын иконкасы көмектеседі. Егерде ол иконка лентада болмаса (баптау кезінде орналастыруды ұмытып кеткен жағдайда), Главная пунктін ашып оны Слайды деген аты бар ұяшықтан тауып аламыз.Барлық макеттің түрлері PowerPoint 2003 қосымшасындағы сияқты, біз пустой слайд түрін таңдаймыз.

Сурет 3. Слайд макеттерінің кескіні

иконкасында шертіп, лентаның төменгі жағында орналасқан. Терезе ашылғанда, рең (фон) құйғыш үлгілері бар, бір түрінен екінші түріне тышқан арқылы слайдтың фонын ауыстырғанда ол бірден ауысады. PowerPoint 2003 –та мұндай мүмкіншілік болмады. Төменгі бөлікте фон құйғыш таңдау терезесін ашатын Формат фона қатары орналасқан (Сурет 4). Толық құйғыш вариантын таңдаймыз да оны міндетті түрде тексереміз, рең өңінің 0% екендігіне, қарсы жағдайда движокты солға қарай жылжытамыз. Егер бұл жағдайды жасамасақ, 100 % айқындылықта слайд ақ түсті болады.

Сурет 4. Слайд фоны құйғыш терезесі

иконасының стрелкасын тышқан арқылы шертсек, түс таңдау терезесі ашылады (Сурет 5). Егерде көрсетілген түстер сізге ұнамаса, онда Другие цвета қатарын таңдау арқылы таңдау жасауға болады.

Сурет 5. Құйғыш түстерін таңдау терезесі

Ескерту, PowerPoint 2007 бағдарламасының Цвета терезесіндегі түс палитрасына айқындылықты баптау опциясы қосылды.

Егер Сіз Word мәтіндік редакторымен жұмыс жасағанда вертикальды және горизонтальды сызғыштардың экранда көрініп тұрғанына көзіңіз үйреніп қалса, онда оларды PowerPoint 2007 бағдарламасында да экранға шығарып қою мүмкіндігі бар. Бұл үшін Вид пунктін ашып, Показать или скрыть ұяшығын тауып және тиісті өріске қанатбелгі белгісін қою керек.Сонымен қатар, координатты торды да слайдтың жұмыс аймағына шығаруға болады, ол объектілерді нақты тпозицировать етуге көмектеседі. Бос слайдтар жиынын алу үшін, иконкасында бірнеше рет шертеміз, лентасында көрсетілгендей және Главная лентасының Слайды ұяшығында орналасқан.

Редактордың төменгі оң жағында орналасқан тақтаның көмегімен жұмыс аймағының көлемін жылдам өзгертуге болады. Лентаның оң жағында орналасқан қозғалтқышы бар батырма слайдтың өлшемін редактор терезесінің габаритіне көшіріп алады.

Тақырып(Заголовок) құру

Тақырыптарды құру үшін WordArt декоративті қаріптерін қолдануға болатыны баршамызға белгілі. Вставка пунктін ашқанда Текст бөлімінде WordArt декоративті қаріптер коллекциясын көруге болады (Сурет 6).

Сурет 6. Вставка тарауы командалары мәзірі

Ескерту, осы лента тарауында Енгізу (Вставка) мәзірінің батырмалары( кесте салу, сурет, клип, фотоальбом, фигура, диаграмма, гиперсілтеме, қарапайым мәтін, объект, бейнефильм, мерзім мен колонтитулдар) орналасқан. PowerPoint 2003 бағдарламасымен салыстырғанда, SmartArt опциясы бар.

Өкінішке орай, WordArt-тың жаңа түрінде әріптің контурын редактрлеу мүмкіндігі қиындық туғызады. Ұсынылған қаріптердің көпшілігінде рельеф және әріптердің көлеңкесі экранда бейненің керағарлығын (контраст) төмендетеді.Сондықтан да қаріптің көлеңкесі ішкі жағындағы рельфінде орналасқан таңдау керек, ол тақырыпты оқуды жеңілдетеді (Сурет 7).

Сурет 7. WordArt қаріптер коллекциясы

Құйғыштың түсін/ таңдалған қаріптің басқа да параметрлерін өзгерту үшін (барлық мәтінді немесе мәтіндегі бір сөзді), өзгертілетін бөлігін ерекшелеу қажет және тышқанның оң жақ бөлігін басу арқылы Шрифт командасын шақыру керек (Сурет 8).

Сурет 8. Мәтін қаріпін баптау терезесі

PowerPoint 2003 бағдарламасынан өзгешелігі, мәтіннің пропорциональды кішірейту мүмкіндігі жоқ. Мұның орнына мәтіннің бөлігі екінші қатарда пайда болады. Бұл әсіресе декоративті мәтін басқа бір бейнемен группировать етілген жағдайда қолайсыз болып табылады (Сурет 9).

Сурет 9. WordArt мәтінінің суретпен группировать етілгеннен кейінгі өзгеруі

13 дәріс Тақырыбы: Мәліметтер қоры ұғымы. MS Access мәліметтер қорын басқару жүйесі.

Кез – келген ақпараттық жүйенің нақты дүниедегі обьектілер жайлы деректерді өңдеу. Кеңінен түсіндірер болсақ деректер қоры дегеніміз – нақты дүниедегі белгілі бір сала бойынша бар обьектілер бойынша мағұлыматтар жиынтығы. Пәндік (салалық) аумақ деп нақты дүниенің бір бөлігін айтамыз. Бұл бөлік басқарудағы ұйымдастыру мәселелерін зерттеу үшін ең соңында оның жұмысын автоматтандыру үшін керек. Мысалы, кәсіпорын, жоғарғы оқу орыны т.б.с.с. Деректер қорын құрғанда пайдаланушы әртүрлі белгілері бойынша реттеп, одан көптеген басқа да белгілердің жинақталуы бойынша тез таңдау жүргізе алады. Бұндай жұмысты, егер деректер құрылымы тәртіптелген болса ғана жүргізуге болады. Құрылымдық түр жасау – ол деректерді көсету тәсілдері жөнінен келісім жасау деген сөз. Құрылымдық түрі жоқ деректердің мысалы ретінде мәтіндік файлды келтіруге болады.

Деректер қорының пайдаланушысы ретінде әртүрлі қолданбалы программалар, программалық кешендер жүре алады. Соңғы пайдаланушы деген атқа ие ретінде әр сала мамандары болады. Қәзіргі кездегі деректер қоры технологияларында, ДҚ құру, оны жұмыс қалпында ұстаупайдаланушылардың ДҚ қатынап отыруын қамтамасыз етіп отыру деген сияқты көптеген қызметтерді арнайы программалық құрал – деректер жүйесін басқару жүйесі басқарады.

Деректер қоры (ДҚ) – белгілі бір пәндік аумаққа жататын құрылымдық түрі бар деректердің атауы бар жинағы.

Деректер қорын басқару жүйесі - ДҚ құруға, оны актуалды күйде ұстауға ондағы керек ақпаратты іздеуді ұйымдастыруға қажет программалық және тілдік құралдар кешені.

ДҚ – дағы деректерді басқарудың орталықтандырылған сипаты, қордағы сақталатын ақпаратқа әкімшілік қызметін жүктейтін адамның (не адамдар тобының) болуын қажет етеді.

Деректер қорының жүйеленуі

Деректерді өңдеу технологиясы бойынша ДҚ орталықтандырылған және үйрестірілген деп бөлінеді. Орталықтандырылған ДҚ- да бір ғана есептеу жүйеісінің жадында сақталады. Егер бұл есептеу жүйесі ЭЕМ желісінің компонентасы болса, онда бұндай қорғау үйлестірілген қатынау болады. ДҚ пайдаланудың мұндай тәсілі әдетте дербес компьютерлердің (ДК) жергілікті желілерінде қолданылады. Үйлестірілген ДҚ есептеу жүйесінің әртүрлі ЭЕМ сақталатын, Өзара қиылысатын немесе бірін бірі қайталайтын бөліктерден тұрады. Мұндай қормен жұмыс істеу үлестірілген деректер қорын басқару жүйесі (ҮДҚБЖ) көмегімен іске асады. Деректерге қатынау тәсілдері бойынша ДҚ жергілікті қатынау ДҚ және қашықтағы немесе желілі қатынау ДҚ деп бөлінеді. Желілік қатынау тәсіліндегі деректер қорының орталықтандырылған жүйелерінде әртүрлі архитектура болады:

∙ файл-сервер;

∙ клиент-сервер.

Файл-сервер. Желілі қатынау ДҚ жүйелерінің архитектурасы бойынша желідегі бір машина негізгі (орталық) болып бөлінеді (файлдар сервері). Бұл машинада басқалары пайдаланатын орталықтандырылған ДҚ сақталады. Желідегі басқа машиналар, пайдланушы жүйелерінің орталықтандырылған ДҚ қатынауын қамтамасыз ететін жұмыс станцияларының қызметін атқарады. Пайдаланушы сұратуларына сәйкес дерктер қоры файлдары жұмыс станцияларына жіберіп, сонда өңделеді. Бір түрлі деректер бірнеше сұратулардың жиі түсуі ақпараттық жүйенің жұмыс жылдамдығын азайтады. Пайдаланушылар жұмыс станцияларында жергілікті ДҚ қөұрып, оны өздері жеке пайдалана алады. Файл – сервер концепциясы шартты түрде 1.1 суретінде бейнеленген.

Клиент-сервер. Бұл концепция бойынша орталық машина (ДҚ сервері) орталықтандырылған ДҚ сақтаумен бірге деректерді өңдеудің негізгі қызметін өзі қамтамасыз етуі керек. Клиент (жұмыс станциясы) сұрату жасаған деректерді серверден іздеп оны табу қажеттігі болады. Табылған деректер (файлдар емес) желі бойынша серверден клиентке қарай жіберіледі. Клиент – сервер архитектурасының ерекшелігі SQL – сұрату тілін пайдалану болып табылады. Клиент – сервер концепциясы шартты түрде 1.2 суретте бейнеленген.

Сурет 1.1 Файл – сервер принципі бойынша ДҚ- дағы ақпаратты өңдеу схемасы

Сурет 1.2 Клиент-сервер принципі бойынша ДҚ-дағы ақпаратты өңдеу схемасы

Деректер қорының құрылымдық элементтері

Деректер қоры ұғымдары мынадай құрылымдық элементтер ұғымдарымен: өріс, жазба, файл (кесте) тығыз байланысты. (сурет1.3)

Ө р і с, - ақпараттың бөлінбейтін бірлігі – реквезитке сәйкес келетін деректерді логикалық ұйымдастырудың қарапайым бірлігі. Өрісті сипаттау үшін мына көрсеткіштер қажет:

А т ы , мысалы, Фамилиясы , Аты, Әкесінің аты, Туған мерзімі;

т и п і, мысалы, символды, сандық, календарлық;

ұ з ы н д ы ғ ы, мысалы, 15 байт және де таңбалардың ең көп саны енеді;

д ә л д і г і, сандықдеректтер үшін, мысалы, екі сандық бөлшек бөлігін беру үшін екі ондық таңба.

Сурет 1.3 ДҚ-ның негізгі құрылымдық элементтері

Жазба – логикалық байланыстағы өрістер жиынтығы. Жазба данасы – оның өрістерінің нақты мәні бар жазбаның жеке іске асқан түрі.

Файл (кесте) – бір құрылымның жазба даналарының жиынтығы.

Файлжазбаларының логикалық құрылым сипаты сурет 1.4 көрсетілгендей, өрістер мен олардың жазбалар тізбегінен тұрады.

Файл аты
Өрісі		Кілт белгісі	Өріс форматы
Аты (белгіленуі)	Толық атауы		Типі	Ұзындығы	Дәлдігі (сандар үшін)
1 аты
┘
N аты

Сурет1.4 Файл жазбаларының логикалық құрылымы

Файл жазбасының құрылымында мәндері кілт болатын өрістер көрсетіледі: жазба данасын білдіретін бірінші кілт (БК) іздеу және топтау белгілері қызметін атқаратын екінші кілт (ЕК) (екінші кілт мәні бойнша бірнеше жазба табуға болады).

Деректер үлгілерінің түрлері.

Кез – келген ДҚ ядросы ретінде деректер үлгісі бола алады. Деректер үлгісі дегеніміз деректердің құрылымдарының жиынтығының деректер бүтіндігін шектеу және деректермен операциялар жасау.

Деректер үлгісі – деректер құрылымы жиынтығы мен оларды өңдеу операциялары. ДҚБЖ иерархиялық, желілік немесе реляциялық үлгілеуге немесе осы үлгілердің белгілібір жиынындағы комбинациясына негізделген.

Деректер үлгісінің үш негізгі типін қарастырайық: иерархиялық, желілік, реляциялық.

Иерархиялық дерктерді үлгілеу.

Иерархиялық құрылым бір – бірімен белгілі бір ережелер бойынша байланысқан элементтер жиынтығын береді. Иерархиялық байланыстағы обьектілербағытталған граф (төңкерілген ағаш) құрады. Оның түрі 2.1 суретінде бейнеленген.

Иерархиялық құрылымның негізгі ұғымдарына мыналар жатады: деңгей, элемент (түйін), байланыс. Түйін дегеніміз белгілі бір бьектіні сипаттайтын деректер атрибуттарының жиынтығы. Схемада иерархиялық ағаштың түйіндері граф төбелері ретінде бейнеленген. Төменгі деңгейдегі әр түйін, жоғары деңгейдегі бір түйінмен ғана байланысқан. Иерархиялық ағаштың ешқандай төбеге бағынбаған, ең жоғарғы деңгейде орналасқан бір түйіні бар (ағаш түбірі). Тәуелді (бағыныңқы) түйіндер екінші, үшінші т.б. деңгейлерде орналасады. ДҚ – дағы ағаштар саны түбір жазбалары санымен анықталады. ДҚ әрбір жазбаға түбір жазбадан тек бір жолболады (иерархиялық). Мысалы: 2.1. суретінде көрсетілгендей С4 жазбасы үшін өтетін жол А және В3 жазбалары арқылы өтеді.

Сурет 2.1. Иерархиялық құрылымды ДҚ- графикалық бейнеленуі

Желілік деректерді үлгілеу

Желілік құрылымда алдыңғы аталған негізгі ұғымдардағы (деңгей, түйін, байланыс) әр элемент кез – келген басқа элементтен байланыста бола алады.

Реляциялық деректерді үлгілеу

Реляциялық деген ұғым (ағыл.relatіon - қатынас) ДҚ жүйелерінің маманы белгілі американдық Е. Кодданың есімімен байланысты.

Бұл үлгілер деректер құрылымының қарапайымдылығымен, пайдаланушыға ыңғайлы кесте түрінде сипаттайды және бұлүлгіде қатынастардың және деректерді өңдеуде реляциялық есептеулердің формалды алгебралық аппаратын қолдану мүмкіндігі бар.

Реляциялық деректерді екі өлшемді кесте түрінде ұйымдастыруға бағытталған. Әр реляциялық кесте екі өлшемді массив түрінде беріледі де, мына қасиеттерге ие болады:

- кестенің әр элементі – деректердің бір элементі;

- кестедегі бағандардың бәрі біркелкі, яғни бағандаға барлық элементтер бір типте (сандық, таңбалық т.б.) және бәрінің ұзындығы бірдей;

- әр бағанның өзіне ғана тән (уникальный) аты бар;

- кестеде бірдей жолдар жоқ;

- кестеде жолдар мен бағандардың орналасу тәртібі әркелкі;

Қатынастар кесте түрінде беріледі. Кестедегі жолдар кортеж немесе жазба деп, ал бағандар қатынастар атрибуты немесе домен, өрістер деп аталады. Бір мәні жазбаны анықтайтын өрісті – қарапайым кілт деп (кілтік өріс) атайды. Егер жазбалар бірнеше өрістермен анықталса, онда мұндай кестенің құрамды кілті бар деп есептеледі. Екі реляциялық кестені байланыстыру үшін бірінші кетенің кілтін екінші кестенің кілтінің құрамына енгізу керек (кілттер бір – бірін қайталауы мүмкін).Басқа жағдайда бірінші кестенің құрылымына сыртқы кілтті енгізу қажет. Сыртқы кілт екінші кестенің кілті болады.

Инфологиялық үлгі құрудағы реляциялықжол

Ақпараттық обьект – бұл дүниенің , заттың (нақты обьект, іс, процесс, уақиға) логикалық байланыстағы реквизиттер түріндегі (ақпараттық элементтер) жиынтығының сипаты. Ақпараттық обьектілердің дүниелік сипатының мысалы ретінде: цех, қойма, материал, жоғарғы оқу орны, студент, емтихан тапсыру т.б.с.с. қарастыруға болады. Белгілі бір реквизиттік құрамдағы және құрылымдағы ақпараттық обьект класс (тип) құрайды. Оған өзіне ғана тән ат беріледі (таңбалық белгімен), мысалы: студент, сессия, стипендия. Ақпараттық обьектінің іске асыру – даналар жиынтығы көп. Олардың әрбіреуі реквизиттердің нақты мәндері мен кілт мәндерімен анықталады (қарапайым бір реквизит немесе құрамды бірнеше реквизит)Ақпараттық обьектінің басқа реквизиттер тек сипатталады. Сонымен бірге бір реквизиттер бір ақпараттық обьектілер үшін кілттік болса, басқа ақпараттықобьектілер үшін сипатталатын болуы мүмкін.

Деректер кестелерге әртүрлі тәсілдермен топталуы мүмкін, яғни бір – бірімен байланысқан ақпаратық обьектілердің ұйымдасқан әр түрлі жиынтықтары болуы мүмкін. Бұлқатынастардағы атрибуттар топталуы рационалды болуы керек, Яғни бір – бірін қайталайтын деректерді азайтуға, және оларды өңдеп, жаңалап тұратын процедураларды оңайлатуға мүмкіндік болуы керек.

Деректерді енгізгенде, өзгерткенде, жойғанда белгілібір қатынастар жиынтыңғы қатынастар қалыптылығы деп аталатын талапты қанағаттандырса онда оның басқаларға қарағанда жақсы қасиеттерге ие болуға мүмкіндігі бар. Қатынастар қалыптылығы – деректер қорындағы қайталауды болдырмайтын, онда сақталатын деректердің өзара қарама қайшылығын болдырмайтын, ДҚ жүргізуге кететін еңбекті азайтатын (енгізу, жөндеу) қатынастарды (кестелерді) қалыптастыруға керек шектеулердің формальды аппараты. В.Коддол қатынастардың үш түрлі қалыпты формасын анықтады және ол кез – келген қатынасты үшінші (ең жетістікті) қалыпты формаға түрлендіретін механизмді ойлап тапты.

Бірінші қалыпты форма

Егер қатынастар атрибуттары қарапайым болса (бөлінбейтін) , онда қатынас, қалыпты немесе бірінші қалыпты түрге келтірілген деп аталады. Қатынастарды бірінші қалыпты формаға түрлендіру реквизиттер (өрістер) санының өсуіне және кілттің өзгеруіне әкеліп соғады.

Мысалы, мына қатынас Студент = (Номері, Фамилиясы, Аты, Әкесінің аты, Күні, Группасы) бірінші қалыпты формада.

Екінші қалыпты форма

Қатынастарды екінші қалыпты формаға келтіру үшін ең алдымен функциональдық тәуелділік және толық ұғымдарын түсіндіре кетейік. Ақпараттар обьектісінің сипатталған реквизиттері олардың барлығына ортақ кілтпен логикалық байланыста. Бұл байланыс реквизиттердің функциональдық тәуелділігі деп аталады.

Реквизиттердің функциональды тәуелділіктері – ол ақпараттар обьектісінің бір данасындағы кілттік реквизиттің бір мәніне сипатталатын реквизиттің тек бір мәні сәйекес келетін тәуелділік. Функциональдық тәуелділіктің мұндай анықтамасы пәндік аумақтың реквизиттерінің барлық байланыстарын талдағанда өзіндік ақпараттық обьектіге бөліп қарауға мүмкіндік береді.

Толық функциональды тәуелділік – ол кілттік емес атрибуттар тәуелділігі. Бұл жағдайда әр кілттік емес атрибут кілттен функционалбды түрде тәуелді болады, бірақ құрамды кілттің ешқандай бөлігінен функционалбды түрде тәуелді емес. Қатынас екінші қалыпты формада мына жағдайда болады: егер ол бірінші қалыпты формада болса және әрбір кілттік емес атрибут құрамы кілттен функциональды тәуелді түрдеболса.

Үшінші қалыпты форма

Үшінші қалыпты форма ұғымы транзитивті емес тәуелділік ұғымына негізделеді. Транзитивті тәуелділік мына жағдайларда байқалады: егер сипатталатын реквизиттің екеуінің бірі кілттен тәуелді болса, ал екіншісі бірінші сипатталған реквизиттен тәуелді болса.Егер қатынас екінші қалыпты формада болса және әр кілттік емес атрибут бірінші кілттен транзитивті емес тәуелділікте болса. Сипатталатын реквизиттердің транзитивті тәуелділігін алып таста уүшін бастапқа ақпараттық обьектілердің “бөлу”-ін орындау қажет. Соның нәтижесінде реквизиттердің бір бөлігі бастапқы ақпараттық обьектілерге бөлінеді және басқа ақпараттық обьектілердің құрамына (мүмкін жаңадан құрылған) енеді.

Мәліметтер қорын құру. Кестелер арасында байланыс орнату. Форма және Сұрау құру.

ДҚ-да негізгі кестелер құрылғаннан кейін, олар бір-бірімен қалай байланысқанын көрсету керек. Бұл байланыстарды Access сұратуда, пішінді және есепте, бірнеше кестеден ақпаратты жинағанда қолданылады. Кестелер арасында байланыстың болуы ДҚ-да деректің тұтастығын қорғауды қамтамасыз етеді.

Біреуі басты /главная/, ал екіншісі бағынышты /подчиненная/ болатын екі кесте арасында байланыс орнату үшін, бұл кестелердің жазбалары арасында сәйкестік орнатылады.

Байланыс орнату үшін басты кестеде, мәндер жиыны жазбаны анықтайтын /бірегейлі болу/ өріс немесе өрістер жинағы таңдалады, бірақ оның бірегейлі /уникальный/ индексі болса жеткілікті. Оған сәйкес Сыртқы түиін деп аталатын бағынышты кестенің өрісі қойылады. Жазбалар арасындағы байланыс, байланыс өрісінде мәндердің сәйкес келуі бойынша орнатылады. Access басты кестенің кез-келген жазбасының байланыс өріс мәнін тексеріп, сыртқы түйіннің осындай мәні бар бағынышты кестенің барлық жазбаларымен байланыстырады.

Байланыс өрістің әртүрлі аты болу мүмкін, бірақ онда бірдей деректер типі және біртипті құрама болуы керек. Бұл қағидаға жатпайтын: Счетчик түрдегі өрісті Өріс көлемі қасиетінде «Үзын бүтін» /Длинное целое/ мәні бар сандық өріспен байланыстыруға болады.

Мысалы, студенттер және олардың алған бағалары туралы ақпарат алу үшін Студенттер және Сессия кестелерінде Студент коды өрісі бойынша байланысты анықтау керек. Бұл байланыста басты кесте-Студенттер, ал бағынышты кесте-сессия болады.

Басты кестеде студент туралы берілген әрбір жазбаға-бағынышты кестеден бірнеше жазбалар-оның бағалары туралы ақпарат сәйкес келеді. Сессия кестесінде Студент коды өрісі сыртқы түйін болып табылады.