Информационные потребности
Одной из главных задач информационного менеджмента является составление четкого представления о следующем:
какая информация (по содержанию);
кому (какой категории потребителей);
когда (к какому сроку или на каком этапе работы);
в какой форме (на каком уровне свертывания)
следует информацию представить, чтобы потребитель в имеющееся у него время смог ее с пользой усвоить.
Информационная потребность - потребность, возникающая, когда цель, стоящая перед пользователем в процессе его профессиональной деятельности либо в его социально-бытовой практике, не может быть достигнута без привлечения дополнительной информации.
Хорошо известна ситуация, когда в предоставляемой специалистам информации — «все то», а с другой стороны — «не совсем то», а иногда и «совсем не то».
Подобная ситуация сложилась потому, что очень часто считается — чем больше выдается информации, тем лучше, а что с этой информацией делает специалист, неважно.
Причина такого положения — недостаточный уровень исследований в области теории информационных потребностей.
Потребность в текущей и ретроспективной информации. Специалисту требуется постоянный приток новой информации, т.е. оперативное текущее информирование. Такое информирование позволяет в наибольшей степени подготовиться к принятию решений в сфере своей профессиональной деятельности, оперативно и адекватно реагировать на факторы, воздействующие на определенную ситуацию. Потребность в текущей информации обусловливается профессиональной специализацией потребителя информации и выполняемыми им функциями и потому относительно стабильна. Отсюда и название запросов, выражающих эту потребность — постоянно действующие .
Приведем пример. Для расчета с клиентами за приобретенные товары, цена которых приведена в условных единицах, продавцу необходимо знать курс доллара. Для этого он запрашивает необходимую информацию, а так как курс доллара колеблется, то и запрос является постоянно действующим.
Потребность в ретроспективной информации возникает при необходимости непосредственного принятия решений в данной ситуации. В этом случае нередко требуется обращение к источникам, накопленным за целый ряд предыдущих лет. Запросы, выражающие потребность в ретроспективной информации, возникают у специалиста эпизодически, и называют их разовыми .
Примером может служить необходимость прогнозирования роста или падения курса доллара для заключения какого-либо долгосрочного контракта на покупку товаров.
Потребность в узкотематической и широкотематической информации. Процесс специализации деятельности и дифференциация знаний приводит к постоянному сужению тематических рамок профессиональной информационной потребности.
Однако слишком узкая специализация влечет за собой ограниченность контроля за ситуацией, потерю качества принимаемых решений из-за потери контроля над целым рядом факторов, на первый взгляд, не относящихся к заданной теме.
По этой причине специалистам необходима как узкотематическая информация, непосредственно относящаяся к той конкретной поставленной задаче, решением которой они заняты, так и широкотематическая, создающая представление об объекте исследования или разработки в целом. Потребность в узкотематической информации выражается в запросах предметного характера (в соответствии с предметной областью), потребность в широкотематической информации — в запросах ознакомительного характера .
Разберем следующий пример. Программисту поручено написать программу расчета заработной платы сотрудникам медицинского учреждения. Для успешного выполнения работы программисту нужна информация о правилах расчета заработной платы сотрудникам любого предприятия, т.е. формулы, по которым рассчитывается заработная плата вообще. В этом случае ему нужна узкотематическая информация. Но для того чтобы программист смог учесть специфику данного медицинского учреждения, ему нужна информация о данном учреждении, т.е. возникает необходимость в широкотематической информации.
Потребность в отраслевой (специализированной) и межотраслевой (неспециализированной, смежной) информации. Большинство наиболее актуальных проблем решается путем использования не только профильной информации, не выходящей за рамки данной отрасли знания, но и значительного объема смежной, межотраслевой информации из других отраслей знания, казалось бы, очень отдаленных.
Потребность в отраслевой информации выражается в запросах профильного характера , в межотраслевой (смежной) — непрофильного характера .
Вы сдаете экзамен по химии. Безусловно, наиболее насущной информацией для Вас будут знания данного предмета (профильного характера), но вот Вы берете билет и видите там задачу, которую следует решить, применяя логарифм, — и у Вас возникает потребность в знаниях из курса математики (непрофильного характера).
Потребность в фактографической и концептуальной информации. Потребность в фактографической информации это потребность в различных сведениях, которые извлекаются потребителем из первичных и вторичных документов, справочников и других источников информации. Однако часто бывают случаи, когда потребителю нужны не просто сведения, но и оценка, интерпретация этих сведений другим специалистом — с точки зрения их истинности и достоверности, технико-экономической целесообразности и перспективности, т.е. необходима концептуальная информация. Особенно нуждаются в такой концептуальной информации руководители при принятии решений.
Потребность в фактографической информации выражается в запросах фактографического характера , потребность в концептуальной информации — в запросах концептуального характера .
Вы собираетесь ехать на отдых, конечно первым делом вы соберете информацию: какие цены на выбранном Вами курорте, какое питание в Вашей гостинице, какой пляж и т.д. — это фактографическая информация. Затем Вы постараетесь узнать мнения побывавших на данном курорте отдыхающих, убедиться в правдивости обещаний, возможно, узнаете мнения специалистов — это концептуальная информация.
Рассмотренные выше структурные составляющие представлены в виде схемы (рис. 1.2 ).
Методы изучения информационных потребностей
Существуют различные методы изучения информационных потребностей. Как правило, этим занимаются информационно-аналитические агентства, хотя могут быть организованы и специальные подразделения в структуре корпораций.
Существующие методы изучения информационных потребностей могут быть разделены на две группы:
«Косвенные» — базируются либо на изучении мнения людей, являющихся специалистами в той или иной предметной области, либо на изучении мнения о потребностях людей, не являющихся специалистами, на основе запросов, путем применения анкетирования, анализа пользовательских ссылок, интервьюирования и т.п.
«Прямые» — основаны на непосредственном анализе задачи, стоящей перед специалистом. Эти методы преследуют цель путем изучения конкретной ситуации, в которой действует специалист, выявить объективно необходимую для решения проблемы информацию (так называемую объективную информационную потребность) независимо от того, запросил ее специалист или нет.
В соответствии с основными источниками возникновения профессиональных информационных потребностей формируются методы их выявления: методы, основанные на анализе проблемных ситуаций, и методы, основанные на анализе функционально-должностных обязанностей различных категорий специалистов.
Перечень методов выявления информационных потребностей представлен в виде табл. 1.1.
Таблица 1.1.Перечень методов выявления информационных потребностей
Метод |
Сущность метода |
Методы, основанные на анализе проблемных ситуаций |
Объективно необходимая для решения проблемы информация выявляется путем глубокого научно-информационного анализа проблемной ситуации, который осуществляет информационный работник. Установив состояние работ по данному вопросу, информационный работник выявляет тенденции развития разрабатываемого объекта, т.е. прогнозирует его развитие на определенный период времени |
Методы, основанные на анализе функционально-должностных обязанностей |
Информационный работник на основе системного анализа должностных функций специалиста устанавливает необходимый объем узкотематической, профильной, непрофильной, социальной, экономической организационной и прочей информации, которым должен владеть специалист данной категории, чтобы соответствовать занимаемому им положению |
Методы на основе сетевых графиков проведения НИОКР (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы) |
Анализ сетевого графика дает возможность службе информации предварительно определить наиболее емкие участки разработки и заблаговременно распланировать работу по информационному обеспечению групп потребителей исходя из своих возможностей, заблаговременно предвидеть «пики» информационной активности специалистов |
1.4.Классификация «непотребителей» информации
В табл. 1.2 приведена классификация «непотребителей» информации данная О.Е Бурым и Шмарьяном.
Основная причина не потребления — это непонимание специалистами задач использования информации в повседневной работе, незнание возможностей существующих информационных служб, неумение работать с информацией, неумение сформулировать информационный запрос и многое другое.
Отсюда следует, что информационное обеспечение должно быть достаточно гибким и вовремя приспосабливаться к быстро изменяющимся специфическим потребностям данных категорий специалистов.
Таблица 1.2.Классификация «непотребителей» информации
Название группы |
Характеристика группы |
«Всезнающие» |
Убеждены, что знают все в сфере своей деятельности и никакая информация им не нужна |
«Скептики» |
Уверены, что для выполняемой ими работы информация не нужна |
«Деловые» |
Не используют информацию из-за перегруженности работой |
«Безразличные» |
Информация вроде бы нужна (они это осознают), но могут обойтись и без нее |
«Послушники» |
Для них вся научная информация — это указания непосредственных руководителей |
«Самостоятельные» |
Отказываются от услуг информационной службы, т.к., по их словам, поиск информации никому передоверить не могут и при необходимости отыщут сведения самостоятельно |
«Отрицатели» |
Считают, что «информация себя не окупает» или «затраты времени на информационные процессы не оправдывают себя» (хотя они никогда не пытались сравнивать или оценивать эти затраты) |
А сколько нужно информации потребителям, которые достаточно активно контактирует с информационными службами? Подводя итоги анализа ответов на данный вопрос потребителей информации, можно сделать вывод, что большинство специалистов не нуждаются в непрерывном поиске информации и в определенные периоды времени (иногда весьма длительные) могут продолжать успешно работать, не получая ее.
Таким образом, говоря об оперативности информационного обеспечения, можно выделить три ее вида:
оперативность подготовки документа —срок от создания новой информации автором до ее опубликования;
оперативность поиска информации по запросу ;
оперативность текущего информирования — срок от появления информации в фонде до выдачи ее потребителю.
Основные выводы
Информационный менеджмент — управление информацией с целью повышения эффективности принимаемых управленческим аппаратом решений.
Составляющие информационных потребностей:
потребность в текущей и ретроспективной информации рождает постоянно действующие и разовые запросы;
потребность в узкотематической и широкотематической информации выражается в запросах предметного и ознакомительного характера;
потребность в отраслевой и межотраслевой информации выражается в запросах профильного и непрофильного характера;
потребность в фактографической и концептуальной информации выражается фактографическими и концептуальными запросами.
Методы изучения информационных потребностей бывают «косвенные» и «прямые».
Причины «непотребления» информации в том, что специалисты:
не понимают задачи использования информации в повседневной работе;
не знают возможности существующих информационных служб;
не умеют работать с информацией;
не умеют сформулировать информационный запрос.
Информационное обеспечение должно быть гибким и вовремя приспосабливаться к быстро изменяющимся потребностям специалистов.
Контрольные вопросы
Определите главную цель и задачу информационного менеджмента.
Почему необходимы исследования в области информационных потребностей?
Какую информационную потребность выражают постоянно действующие запросы?
Какие запросы выражают потребность в ретроспективной информации?
Чем отличаются «косвенные» и «прямые» методы изучения информационных потребностей?
Перечислите, на чем основаны методы изучения информационных потребностей.
Перечислите причины возникновения «непотребителей» информации.
Проанализируйте классификацию «непотребителей» информации и попробуйте ответить на следующие вопросы:
как Вы думаете, какой тип «непотребителей» информации может принести больше вреда? Обоснуйте свой ответ;
какая из перечисленных групп самая «безвредная»? Обоснуйте свой ответ;
задумайтесь, к какой группе по отношению к потреблению информации Вы могли бы отнести себя?
Задания для самостоятельной работы
Задания для самостоятельной работы к теме 1
Задание 1
Укажите стрелками соответствие между потребностями в определенной информации и теми запросами, которыми выражается соответствующая потребность.
Задание 2
Продолжите фразу.
Методы, которые базируются на изучении мнений специалистов в определенной предметной области, на изучении их потребностей, называются…
Методы, основанные на анализе задач, стоящих перед специалистами, называются…
Задание 3
Даны характеристики групп «непотребителей» информации. Подберите каждой характеристике название, соответствующее группе. Вставьте номер названия в соответствующий прямоугольник.
1. Скептики. 2. Отрицатели. 3. Послушники. 4. Всезнающие. 5. Деловые. 6. Самостоятельные. 7. Безразличные.
Задание 4
Выберите правильное определение понятия.
Информационный менеджмент — это…
планирование работы
реклама продукции предприятия для увеличения прибыли
управление информации с целью повышения эффективности принимаемых управленческим аппаратом решений
механизм купли-продажи
Основные понятия к теме 1
Информационный менеджмент
Информационная потребность
Разовые и постоянно действующие запросы
Запросы предметного и ознакомительного характера
Запросы профильного и непрофильного характера
Фактографические и концептуальные запросы
Косвенные и прямые методы изучения информационных потребностей
Занятие 2 Информационное обеспечение системы управления экономическим объектом
Успешно изучив материал, Вы будете знать:
два вида информации, составляющие информационную базу;
характерные черты внешней информации;
что включает в себя внутренняя информация;
какой вид информации и в каком объеме используется на различных уровнях руководства предприятием;
из каких частей состоит информационная база;
что относится к внемашинной и что — к внутримашинной информации;
что такое входные и результатные документы;
классификацию входных документов.
После изучения данной темы Вы будете уметь:
разбираться в схемах, характеризующих информационную базу;
отличать один вид документов от других;
разбираться в принципиальной схеме корпоративной информационной автоматизированной системы.
Полученные знания Вам будут полезны:
при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;
для дальнейшей профессиональной деятельности.
Основные понятия к теме 2
Информационная база
Внешняя информация
Внутренняя информация
Внемашинная информация
Внутримашинная информация
Входные данные
Результатные данные
Любая система управления экономическим объектом имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).
Для внешней информации характерны:
приблизительность;
неточность;
обрывистость;
противоречивость.
В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными программными средствами затруднена. Это потребовало создания особых информационных систем, получивших название экспертных.
Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.
В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, используется в основном внешняя информация и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя информация, а на среднем уровне — большей частью внутренняя информация и частично внешняя информация. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу (рис. 2.1 ) , на основе которой функционирует программное обеспечение, позволяющее автоматизировать деятельность экономического объекта.
Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной (рис. 2.2 ) .
К внемашинной относится та часть информационной базы, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).
Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов . Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, счетов-фактур), либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав записей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы
базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных.
Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные .
Входные документы и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные , где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные , где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные (наименования, фамилии и др.).
Входные документы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены: для применения конечным пользователем; для использования информационной системой при решении других задач (транзиты); для решении задач в последующий период.
Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управления.
Информационное обеспечение системы менеджмента — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемых решений и эффективности функционирования системы.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;
канал — средство передачи информации;
получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:
зарождение идеи, кодирование и выбор канала;
передача;
декодирование.
Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это достаточно трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.
На рис. 2.3 представлена принципиальная схема обмена информационными сообщениями на промышленном предприятии.
Основные выводы
Любая система управления экономическим объектом имеет дело с двумя видами информации: внешней и внутренней.
Для внешней информации характерны: приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость.
Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние.
Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.
К внемашинной относится та часть информационной базы, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).
Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов.
Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.
Входные документы и получаемые на их основе файлы делятся на оперативные и условно-постоянные.
Входные документы имеют свою классификацию. Они предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач и решении задач в последующий период.
Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.
Контрольные вопросы
Попробуйте объяснить схемы, характеризующие информационную базу данных.
Из каких частей состоит информационная база данных?
Охарактеризуйте внешнюю и внутреннюю информацию.
Сравните внемашинную и внутримашинную информацию.
Дайте классификацию входных документов.
Попробуйте описать принципиальную схему обмена информационными сообщениями на промышленном предприятии.
Перечислите основные требования к качеству информации, попробуйте привести соответствующие примеры.
Задания для самостоятельной работы
В тетради-практикуме выполните задания к теме 2.
Задания для самостоятельной работы к теме 2
Задание 1
Заполните пропуски в схеме структуры информационной базы.
Информационные технологии, их свойства и классификация
Успешно изучив материал, Вы будете знать:
свойства и классификацию информационных технологий;
основные характеристики и функции различных информационных технологий;
что такое интерфейс и его виды;
что такое диалоговый и пакетный режимы работы.
После изучения данной темы Вы будете уметь:
разбираться в различных информационных технологиях;
отличать один вид технологий от других;
отличать один вид интерфейса от других;
ориентировать информационные технологии в зависимости от вида обрабатываемой информации.
Полученные знания Вам будут полезны:
при изучении других дисциплин, связанных с информационными технологиями;
для дальнейшей профессиональной деятельности.
Основные понятия к теме 3
Информационные технологии
Базовая информационная технология
Предметная технология
Обеспечивающая информационная технология
Функциональная информационная технология
Интегрированные системы
Пакетный режим
Диалоговый режим
Системный интерфейс
Командный интерфейс
WIMP-интерфейс
SILK-интерфейс
Прикладной интерфейс