1.6. Использование формул в таблицах текстового процессора

Текстовый процессор Word позволяет выполнять несложные вычисления в таблицах. Для этого, в ячейку, в которой должен быть результат вычислений, вставляется поле с формулой. При обычном просмотре такого документа формула в ячейке видна не будет – вместо нее в ячейке будет находиться результат вычисления формулы.

Синтез и ввод формул рассмотрим на примере таблицы, представленной на рис. 16, в которой надо рассчитать площади трех прямоугольников.

A

B

C

D

Н 1 2 3 4 омер прямоугольника	Высота прямоугольника	Ширина прямоугольника	Площадь прямоугольника
1	3	5
2	2	4
3	4	5

Рис. 16. Пример таблицы с расчетом площадей прямоугольника

Таблица состоит из отдельных ячеек, каждая из которых имеет свой адрес. Определить адрес легко – надо мысленно пронумеровать строки и обозначить столбцы буквами латинского алфавита. Адрес складывается из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, текст "Высота прямоугольника" находится в ячейке по адресу В1, а значение высоты 1-го прямоугольника – в ячейке по адресу В2, и т.д.

Для расчета площади 1-го прямоугольника в ячейке D2 должна быть формула. Формула всегда начинается со знака "=" (равно) и представляет собой перечисление адресов ячеек, с содержимым которых необходимо выполнить требуемые действия. Таким образом, в ячейке D2 должна находиться формула = B2*C2. Адреса ячеек следует вводить только латинскими буквами.

Для ввода поля с формулой следует установить курсор на требуемую ячейку и меню команды Таблица выполнить команду Формула…. После этого на экране появится панель Формула (рис. 17), в которой надо ввести требуемую формулу.

Рис. 17. Панель Формула

В ячейки D2, D3, D4 введите формулы для расчета площадей прямоугольников.

В отличие от табличного процессора Excel текстовый процессор Word не производит автоматического пересчета формул после изменения исходных данных. Это приходится делать вручную. Выделить ячейку с формулой (или всю таблицу) и нажать клавишу F9.

Измените исходные данные в таблице, после чего произведите пересчет формул.

В формулах можно использовать встроенные функции. Список доступных функций находится в мастере построения формул, который вызывается кнопкой на панели Формула (см. рис. 2). После имени функции в скобках указывается диапазон:

- LEFT — все числовые ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;

- RIGHT — все числовые ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;

- ABOVE — все числовые ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;

- BELOW — все числовые ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.

В конце таблицы добавьте пустую строку. В ячейку А5 введите слово ИТОГО, а в ячейке D5 рассчитайте сумму площадей прямоугольников.

Поля с формулами могут копироваться в другие ячейки обычным образом, но в отличие от табличного процессора Excel текстовый процессор Word не производит автоматической настройки формул. Их приходится редактировать вручную. Для того, что бы увидеть содержимое поля и отредактировать формулу надо выделить это поле и удерживая клавишу Shift, нажать клавишу F9. Повторное нажатие этих клавиш вновь скроет содержимое поля.

Скопируйте содержимое ячейки с формулой D5 в ячейку С5. После этого просмотрите содержимое поля с формулой, находящегося в ячейке С5.

В функциях вместо ключевого слова в качестве диапазона могут использоваться ссылки на ячейки. Например, формула с ячейке С5 =Sum(ABOVE) идентична формуле =Sum(C2:C4). Знак ":" (двоеточие) между адресами ячеек свидетельствует о том, что в диапазон включаются все ячейки начиная с С2 по С4 включительно. В этом и преимущество второго варианта формулы перед первым вариантом – диапазон не "прерывается" даже тогда, когда в нем встретится "пустая" (не заполненная) ячейка или ячейка с текстовой информацией.

Следует обратить внимание на знак двоеточие. Если его заменить на знак ";" (точка с запятой), т.е. =Sum(C2;C4), то это означает перечисление адресов ячеек, с которыми будет выполнена операция, т.е. в результате будет просуммированы значения ячеек С2 и С4.

Отредактируйте формулу в ячейке С5, заменив в диапазоне ключевое слово на адреса ячеек.

Список доступных функций, их описание, описание команд меню Таблица представлены в электронном учебном пособии Word-таблицы.doc.

Сохраните текстовый документ и представьте работу преподавателю.