1.6. Электронная форма в текстовом процессоре

Текстовый процессор может использоваться для создания формализованных документов, бланков для проведения анкетирования, электронных анкет и т.д.

Например, в подразделение прибыл новый руководитель. Ему надо собрать данные о подчиненных. Работу можно выполнить различными путями: провести личный опрос и ввести данные в ПК. Или распечатать бланки анкет, раздать подчиненным, после чего ввести данные анкет в ПК и т.д. Эти методы имеют недостатки: большие затраты времени и усилий, низкая достоверность данных в результате допущения технических ошибок и т.д.

Наилучшим вариантом является использования электронной формы в виде электронной анкеты, которая позволяет сократить время и усилия на сбор и обработку данных, значительно повышает уровень достоверности информации

Порядок разработки электронной формы.

Сначала создается постоянная (неизменяемая) часть формы. После чего в нужные места вставляются поля (места в документе, которые пользователь сможет изменять). Для вставки полей следует вызвать панель с инструментами Формы. Выполняется это с помощью команд меню Вид – Панели инструментов – Формы. Или, при нахождении указателя мыши на панелях инструментов вызвать контекстное меню и выполнить команду Формы (рис. 18).

Рис. 18. Панель Формы

Поля могут быть 3-х видов:

- текстовое ,

- типа список ,

- типа флажок .

После создания поля следует, воспользовавшись соответствующей пиктограммой, определить его параметры. Можно вызвать правой кнопкой контекстное меню (рис. 19) и использовать команду Свойства (это одно и тоже).

Рис. 19. Контекстное меню текстового поля

Текстовое поле может быть 6-ти видов (рис. 20): текст, число, дата, текущая дата, текущее время, вычисление.

Рис. 20. Окно "Параметры текстового поля"

Поле типа список (рис. 21) устанавливается соответствующей пиктограммой. При работе с параметрами этого поля можно ввести список вариантов возможных ответов.

Рис. 21. Окно "Параметры поля со списком"

Поле типа флажок (рис. 22) используется для ответов типа "да/нет". Вставляется соответствующей пиктограммой на панели Форма. При определении параметров можно задать размеры флажка, начальное его состояние и т.д.

Рис. 22. Окно "Параметры флажка"

С помощью текстового поля вида Вычисление можно обеспечить автоматизацию проведения расчетов в таблицах, предусмотренных электронными формами.

Защита формы производится соответствующей пиктограммой на панели инструментов Форма.

Для очистки введенных данных надо снять защиту и воспользоваться соответствующей пиктограммой .

Подготовленную форму следует проверить, после чего очистить от введенных данных, защитить, сохранить и потом размножить и распространить для заполнения между анкетируемыми.

Возможна запись только введенных в форму данных. В последующем эти данные можно обрабатывать либо в Word, либо в Excel, либо в Access.

Для этого надо в меню команды Сервис выполнить команду Параметры. В появившейся панели на вкладке Сохранение установить флажок на команде Сохранять данные для форм.

Сохраняется текстовый файл в виде записи базы данных. Эти файлы можно агрегировать с помощью Блокнот. В дальнейшем его можно открыть с помощью, например, Word и преобразовать в таблицу с помощью команд Таблица, Преобразовать, Текст в таблицу. Далее можно проводить обработку собранных данных.