2.Пояснювальна записка до проекту дсту 0. 00-00 на 8 арк. У2 прим.

Якщо до документа додається інший документ , що має додаток , то реквізит 22 оформляють так :

Додаток :лист Держкомархівів України від 27 .04. 2000 № 01-03-171 та додаток до нього , всього на 7 арк.

Якщо додаток до основного документа лише один , то його не нумерують і слово до пишуть з малої літери , наприклад : Додаток до наказу генерального директора 29. 05 2000 № 72

Реквізит 23 ( підпис ) складається з назави посади особи , яка підписує документ , її особистого підпису та його розшифрування . В розшифруванні підпису другий ініціал ( по батькові ) допускається не зазначати .Наприклад :

Директор Київського

виробничого об’єднання Електрон ( підпис ) Н . Мамалига

Якщо документ підписують кілька посадових осіб , то їхні підписи розташовують один під одним , у послідовності , що відповідає обійманим посадам , наприклад:

Директор училища ( підпис ) В.А. Тараненко

Головний бухгалтер ( підпис ) В.К. Марчишина

Коли документ підписують кілька осіб , які обіймають посади однакового рівня , то реквізит 23 оформляють так :

Заступник міністра Заступник міністра

аграрної політики економіки України

( підпис ) А. Коляденко ( підпис) В. Лавочкін

17. 04 2000 17. 04 20000

• Реквізит 24 ( гриф погодження) складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи ,яка погоджуєдокумент ( включаючи назву організації ) її особистого підпису , його розшифрування й дати , наприклад :

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови

Державного комітету

зв’язку та інформатизації

( підпис ) А. Музика

13. 02 2000

Ревізит 25 ( візи) .Оформляючи візу , крім особистого підпису візувальника , наводять розшифрування підпису й дату ( в разі потреби зазначають посаду візувальника ), наприклад :

Начальник юридичного відділу

( підпис ) Ф. Г. Науменко

24 .05. 2000

Питання для самоконтролю .

1. Поясніть оформлення реквізитів 22 , 23 .

2. Поясніть оформлення реквізитів 24 , 25 .

Тема – Підготовка до складання та офрмлення документів .

План.

1. Вимоги до оформлення реквізитів . Реквізити 27, 28.

2. Вимоги до оформлення змінних реквізитів . Реквізити 31.30.

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Нвч. пос. – 4- те вид. – К..Либідь,2004.

Реквізит 27 ( позначка про завірення копії).Завіряючи копію документа , проставляють надпис Зоргіналом згідно , наводятьназву посади , яка завірила копію , її особистий підпис , його розшифрування й дату завірення , наприклад :

З оригіналом згідно :

Інспектор ВК

24 . 06. 2000

На копіях вихідних документів , що залишаються у справі , допускається не зазначати дати завірення й посаду особи , яка завірила копію . Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на руки , то, крім підпису про завірення , проставляють відбиток печатки .

Реквізит 28 ( прізвище виконавця й номер його телефону ( позначка про виконавця)) розташовують на лицьовому боці або , якщо немає місця , то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті . наприклад :

Мельник 243 47 21

Реквізит 31 ( позначка про надходження документа ) розташовують у правому нижньому куті першого аркуша документа . Він складається зі скороченої назви організації – одержувача документа , його внутрішнього індекса йдати надходження документа , наприклад :

ПТУ№62

Вх.№127

27.05.2000

Реквізит 30 ( позначка про перенесення даних на машинний носій ) оформляють від руки .Він складається із запису Інформацію перенесено на машинний носій, підпису особи . яка відповідає за перенесення даних , розшифрування підпису й дати перенесення , наприклад:

Інформацію перенесено на машинний носій

(підпис ) А.С.Хрущ

11.05. 2000

Питання для самоконтролю .

1. Поясніть оформлення реквізитів 27 , 28 .

2. Поясніть оформлення реквізитів 31 , 30 .

Тема – Оформлення організаційно – розпорядчої документації.

План.

1. Визначення , основні реквізити , структура та призначення розпорядчих документів . Вказівки .

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. пос. – 4-те вид. – К..Либід, 2004.

Вказівка – це розпорядчий документ , який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно – методчного характеру , а також для організації виконання наказів , інструкцій , інших актів органів управління .Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства , головний інженер та їхні заступники . Вказівки оформляють на загальних чи спеціальних бланках формату А 4 . Текст указівки . як і текст наказу з основної діяльності , поділяється на дві частини – констатувальну(встпну) й розпорядчу .

Констатувальну частину . як правило починають сталими виразами , наприклад прийменниками Для ...,Відповідно до ..., Згідно з ...тощо ,а закінчують словами Зобов’язую . Пропоную( останнє вживають тоді , коли виконавця не можна заставити виконувати дії , що не входять до його обов’язків згідно з посадовою інструкцією ), після яких ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину вказівок оформляють так само , як і в наказах з основної діяльності .

РЕКВІЗИТИ ВКАЗІВКИ :

10 – назва ,

11- дата ,

12 – індекс ,

14- місце складання чи видання ,

19 – заоловок до тексту .

21 – текст ,

23 – підпис ,

24 – гриф погодження ( оформляють в разі потреби ).

28- позначка про виконавця .

Питання для самоконтролю.

1. Дайте визначення та поясніть оформлення вказівки .

Тема – Оформлення організаційно – розпорядчої документації.

План.

1. Визначеня , основні реквізити , структура та призначення організаційних документів .Інструкції .

2. Визначення . основні реквізити , структура та призначення організаційних документів . Правила .

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. посібник . – 4-те вид. _ К..Либідь, 2004.

Інструкції .

Інструкції – це правовий документ , яким визначаються правила , що регулюють організаційні , науково – технічні , технологічні , фінансові та інші спеціалбні аспекти діяльності установ , посадових осіб та громадян .

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи :

• такі , що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями ( підрозділами чи посадовими особами) . наприклад:

Інструкція про роботу з листами й заявами громадян.

• посадові .

Готують інструкцію не менш як удвох примірниках ( на другому оформляють реквізити погодження ) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу ( якщо інструкція не виходить за межі підприємства ) формату А4.

Реквізити інструкції :

10 – назва документа,

11- дата ,

12- індекс ,

14 – місце складання чи видання ,

17 – гриф затвердження,

19 – заголовок до тексту ,

21 – текст ,

23 – підпис ,

24 – гриф погодження ,

25 – візи ,

28 – позначка про наявість додатка .

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами , кожний з яких має становити завершену частину документа . Текст має бути коротким , точним , зрозумілим .

У посадовій інструкції мають бути такі розділи –

1. Загальні положення ( зазначають сферу діяльності працівника , його призначення на посаду та звільнення з неї , порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності , вимоги щодо кваліфікаційної підготовки , підлеглість працівника . коло посадових осіб .які підпорядковуються даному працівникові . Наводиться перелік нормативних документів , якими працівник повинен керуватися в своїй роботі ).

2. Функції .

3. Посадові обов’язки ,

4. Права .

5. Відповідальність .

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими .

Правила

Правила – це службові документи організаційного характеру ,в яких викладаються настанови , норми або вимоги , що регламентують певний порядок якихось дій .

Реквізити –

10 – назва ,

11 –дата ,

12 – індекс ,

14 – місце видання ,

17 – гриф затвердження ,

19 – заголовок до тексту ,

21 – текст ,

23 – підпис ,

24 – гриф погодження ,

25 – візи ,

28 – позначка про виконавця .

Питання для самоконтролю .

1. Дайте визначення та поясніть оформлення інструкції .

2. Дайте визначення та поясніть оформлення правил .

Тема – Оформлення документів , які використовують у роботі з кадрами .

План .

1. Вимоги до оформлення особових карток .

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. посібник . – 4- те вид. – К.. Либіть, 2004.

Вимоги до офрмлення особових карток

На підставі виданого наказу про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів заповнює документ первинного обліку – особову картку ( типова форма № П – 2), робить відповідні записи в трудовій книжці , формує особову справу , бухгалтерія відкриває рахунок .

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підпрємстві . Всі записи , зроблені в картці мають бути документально підтверджені .Заповнюють особові картки від руки або машинописним способом . Графи , в яких дані можуть змінюватись . заповнюються олівцем .

На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника можна додатково заводити алфавітну картку . ( типова форма № П – 3 ).

Питання для самоконтролю .

1 Охарактеризуйте вимоги до оформлення особових карток .

Тема – Оформлення документів , які використовують у роботі з кадрами .

План .

1. Порядок відряджання за кордон .

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. посібник.- 4-те вид.- К..Либідь,2004.

Порядок відряджання за кордон .

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника організації після затвердження завдання , в якому визначаються мета виїзду . термін , умови перебування за кордоном , і кошторису витрат .

Термін відрядження визначається керівником ,але має не перевищувати 60 календарних днів . Підприємство , що направляє працівника у відрядження за кордон , забезпечує його коштами в національній валюті країни , куди відряджається працівник . або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу . Позначки в посвідченні про вибуття й прибуття працівника завіряються тією печаткою , котрою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису посадовоя . Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження . Працівникові , якого направлено на роботу за кордон терміном , що перевищує 60 календарних днів , і який у період перебування за кордоном отримує заробітну плату в іноземніі валюті . У разі виїзду у вдрядження із зарубіжної країни до України відшкодування витрат здійснюється в порядку , передбачуваному для службових відряджень у межах України. Якщо працівник одежав аванс на відрядження за кордон і не виїхав , то він повинен протягом трьох робочих днів від дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси зазначені кошти в тих грошових одиницях . в яких було видано аванс . Пічля повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти . Залишок коштів понад суму , використану згідно з авнсовим звітом , пілягає поверненню працівником до каси в тих грошових одиницях , в яких було видано аванс , протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження . В разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше ніж за 10 , а з дозволу керівника ( з поважних причин ) – не пізніше ніж за 20 робочих днів .У межах цих термінів керівник підприємства зобов’язаний прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту . Разом з авансовим звітом подаються документи ( оригінали ) , які підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати . До звіту додається ксерокопія позначок у закордонному паспорті , завірена відділом кадрів або керівником підприємства .

Питання для самоконтролю .

1. Розкажіть про порядок відряджання за кордон .

Тема – Оформлення документів , які використовуються у роботі з кадрами .

План .

1. Ознайомлення з порядком оформлення трудових книжок . Загальні положення .

2. Загальні вказівки .

3. Внесення відомостей про працівника .

Література

Діденко А.Н.

Сучасне діловодство . Навч. посібник . – 4- те вид. – К.. Либідь, 2004.

Трудові книжки .

Загальні положення .

Трудова книжка – це документ установленого зразка , в якому записано відомості про стаж роботи , нагороди , заохочення кожного працівника .

Отже , це основний документ , що підтверджує трудову діяльність особи . Тому трудовим книжкам , зокрема точному заповненню їх , приділяють особливу увагу . Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них , обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує Інструкція про порядок ведення трудових книжок в організаціях .

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств усіх форм власності , які пропрацювали на них понад 5 днів , включаючи осіб , котрі є співвласниками , власникам підприємств , фермерських господарств . на сезонних і тимчасових працівників , а токож позаштатних працівників за умов , що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб . що працюють за трудовим договором у підприємців котрі не мають прав юридичної особи , а також в окремих громадян з їх обслуговування ( як хатні працівники , доглядальники , водії , охоронці.) , трудові книжки не ведуться . Їхня робота підтверджується довідкою організації , з участю якої було укладено трудовий договір між особою та наймачем , а також довідкою про сплату внесків у ффонд державного соціального страхування .

На осіб . які працюють за сумісництвом , трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи .

Трудові книжки раніше встановленого зоазка обмінові не підлягають .

Улаштовуючись на роботу , особа повинна подавати трудову книжку , оформлену в установленому порядку .

Особи , які вперше стають до роботи й не мають трудовох книжки , повинні пред’явити паспорт . диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку . Військовослужбовці пред’являють військовий квиток . Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов’язані представити довідку про звільнення .

Загальні вказівки .

Трудові книжки та вкладки до них заповнюють у відповідних розділах українською та російською мовами .

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має т.к. , то власник або вповноважений ним орган має оформити її не пізніше , ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу .

В трудову книжку вносять такі відомості –

- про працівника – його прізвище , ім’я й по батькові , дата народження ,

- про роботу , переведення на іншу постійну роботу , звільнення ,

- про нагородження державними нагородами й відзнаками України , про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України .

- про відкриття , на які видано дипломи , використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв’язку з цим .

Стягнення в трудовій книжці не зазначають .

Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю та пункт закону .

Всі записи про прийняття на роботу , переведення на іншу постійну роботу або звільнення . а також про нагороди й заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу ( розпорядження) , але не пізніше , ніж у тижневий термін ( у разі звільнення – в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу .

Дати пишуть арабськими цифрами .

Записи завіряють печаткою .

З кожним записом , котрий вноситься в трудову книжку зобов’язані ознайомити працівника під розписку в особовій картці , в якій має бути такий самий запис , що й в трудовій книжці ( вкладці) .

Якщо підприєство , на якому зроблено неправильний або неточний запис , ліквідовано , то виправлення вноситься його правонаступником і засвідчується печаткою , якщо правонаступника немає – то вищою організацією , а вразі її відсутності – облархівом , держархівом .

Виправлені відомості про роботу , переведення на іншу роботу мають точно відповідати оригіналові наказу .

У разі втрати наказу або невідповідності його фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів , що підтверджують виконання робіт , не зазначених у трудовій книжці .

Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення зроблених раніше записів .

У розділах Відомості про роботу , Відомості про нагородження , Відомості про заохочення трудової книжки закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється .

Якщо потрібно змінити запис відомостей про роботу , то після зазначення відповідного порядкового номера запису й дати його внесення в графі пишуть Запис за № ... недійсний .

Внесення відомостй про працівника

Відомості про працівника записують на першій сторінці т.к. Прізвище, ім’ята по батькові ( повністю ) й дату народження зазначають на підставі чи свідоцтва про народження .

Після проставлення дати заповнення її власник своїм підписом засвідчує правильність унесених відомостей .Першу сторінку т.к. підписує особа , яка відповідає за видання т.к. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої , що прирівнюється до гербової печатки підприємтва , на якому вперше заповнюється т.к.

Зміни записи прізвища , імені , по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів з посиланням на їхні номери й дати .

Зазначені зміни вносять на першій сторінці т.к. Закреслюють однією рискою й записують нові дані з посиланням на відповідні документи .

Питання для самоконтролю .

1. Поясніть як вносять у трудову книжку відомості про працівника .

Тема – Оформлення документів , які використовують у роботі з кадрами .

План.

1. Ознайомлення з порядком оформлення трудових книжок . Внесення відомостей про роботу .

2. Оформлення вкладки до трудової книжки .

Література

Діденко А.Н.

Сучасне діловодство . Навч . посібник . – 4-е вид . – К..Либідь , 2004.

В графі Відомості про роботу як заголовок пишуть повну назву підприємства .

Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису , що вноситься ,в графі 2 зазначають дату прийняття на роботу .

В графі 3 пишуть Прийнятий до ... відділу...й зазначають його конкретну назву , а також роботу , або посаду й прсвоєний розряд .

Якщо робітникові прсвоється черговий розряд ( категорія ), то в трудовій книжці роблять запис про це .

Запис відомостей про роботу за сумісництвом , яка оформлена в установленому порядку , вноситься окремим рядком за бажанням пряцівника .

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляють в тому самому порядку , як і прийняття на роботу .

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства , то про це в графі 3 т.к. окремим рядком роблять запис Підприємство ...з( дата)перейменовано на..., а вграфі 4 зазначають підставу для перейменування – наказ , його дату й номер .

У трудові книжки за місцем роботи вносять окремим рядком з посиланням на дати , номери й назви відповідних документів такі записи про :

- тривалясть служби у складі Збройних сил України та інших військах,

- твалість навчання в професійних навчально – виховних та інших закладах,

- тривалість навчання у вищих закладах освіти та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі ,

- роботу як членів колгоспу ,

- час догляду за інвалідом 1-ї групи або за дитиною – інвалідом віком до 16 років , а також за пенсіонером . котрий за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду . в тому числі за пристарілим , який досяг 80- річного віку ( згідно з медичним висновком ).

- період одержання допомоги у зв’язку з безробіттям- вноситься в трудову книжку центром державної служьи зайнятості .

У разі відновлення в установленому порядку безперервногог стжу для визначення допомоги за державним соцстрахуванням у графу 3 розділу Відомості про роботу за останнім місцем роботи вносять запис безперервний трудовий стаж відновлено з..., а в графі 4 роблять посилання на постанову президії ЦК відповідної галузевої спілки .

Записи , зроблені в трудовій книжці іноземними представництвами , іноземними кореспондентами , співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України , вважаютьмся недійсними .

У трудові книжки осіб , які перебували на виправних роботах без позбавлення волі , власник за місцем роботи вносить у графу 3 розділу Відомомсті про роботу запис про те , що тривалість роботи в цей період не зараховується в загальний та безперервний стаж.

Унесення відомостей про нагородження й заохочення

У трудові книжки в розділі Відомості про нагородження вносять відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України , а в розділі Відомості про заохочення – відомості про заохочення за успіхи у праці .

У трудових книжках не роблять записи про премії , що передбачені системою заробітної плати .

Внесення відомостей у разі звільнення

Записи про причини звальнення в трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на статтю та пункт закону.Звільнений у зв’язку з прогулом п. 4 ст. 40 КЗпП України .

Днем звільнення вважається останній день роботи .

Вкладка до трудової книжки

Якщо в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів . то вона доповнюється вкладкою . Остання вшивається в т.к. заповнюється й ведеться в тому самому порядку , що й трудова книжка .

Вкладка без трудової книжки не дійсна .

Питання для самоконтролю .

1. Поясніть як вносять в трудову книжку відомості про роботу .

Тема – Оформлення документів , які використовують у роботі з кадрами .

План.

1. Видача трудової книжки в разі звільнення . Дублікат трдової книжки .

2. Розрахунки за трудові книжки . Облік трудових книжок . Витяг з трудової книжки .

Література

Діденко А.Н.

Сучасне діловодство . Навч. посібник .- 4- те вид.- К.. Либідь , 2004.

Видача трудової книжки в разі звільнення .

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві засвідчуються підписом керівника підприємства та печаткою .

Т. к. заповнюють водночас українською та російською мовами й окремо завіряють обидва тексти .

Власник повинен видати працівникові його трудову книжку в день звільнення з унесеними у неї записом про звільнення .

У разі затримк видачі т.к. з вини власника працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу .

День звільнення в такому разі – день видачі трудової книжки .

Дублікат трудової книжки .

Особа , яка загубила т.к. повинна негайно заявити про це власникові за місцем останньої роботи . Не пізніше ніж за 15 днів після заяви . а вразі ускладнення – в інший термін , власник видає нову т.к. чи вкладку до неї із написом Дублікат у правому верхньому куті першої сторінки .

Дублікат т.к. заповнюють за загальними правилами .

Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання .

Виписуючи т.к. власник стягує з працівника суму її вартості .

Уразі неправильного первісного заповнення т.к. , а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачує підприємство .

Трудові книжки й дудлікати їх , що не були одержані працівниками під час звільнення , зберігаються протягом двох років . Після цього терміну не затребувані т.к. зберігаються в архіві підпиємстві протягом 50 років , а по закінченні цього терміну – знищують .

Облік трудових книжок .

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків т.к. і заповнення т.к.-

- книга обліку бланків т.к. і вкладок до них .

- книга обліку руху т.к. і владок до них.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані , прошнуровані та стверджені підписом керівника й відбитком печатки .

Бланки т.к. і вкладок до них зберігаються в бухгалтеріх як документи суворої звітності й видаються під звіт особі , котра відповідає за ведення т.к.

Питання для самоконтролю .

1. Поясніть як відбувається видича трудової книжки в разі звільнення.

Тема – Організація роботи з документами .

План.

1. Систематизація документів .

2. Контроль за виконанням документів та його термінами .

Література

Блощинська В.А. Сучасне діловодство . Навчальний посібник . – К..Центр навчальної літератури , 2005.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. посібник . – 4-те вид. – К ..Либідь , 2004.

Систематизація – це комплектування документів у групи – документальні масиви за пеними ознаками .

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів .

Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки . Картка групують за ознаками :

• алфавітна ( в порядку зростання від А до Я ).

• географічна ( за географічними пунктами – держава , область , місто . район ...),

• предметно – питальна ( принцип запит – відповідь ),

• кореспондентська ( за кількістю адресатів , куди направлялася документація – фірма , керівник , посадова особа ),

• структурна ( підрозділи , з якими найбільше відбуваєтьмя обмін документацією ),

• хронологічна ( за роками ,місяцями – в порядку зростання ),

• номінальна ( за власною назвою документа),

Щоб не було палутанини , вибирається тільки одна ознака , яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її діяльності .

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак – хронологічну чи номінальну .

Деякі організації можуть фіксувати факт облікування документів у двох журналах , якщо це необхідно . Найчастіше це практикується в комерційних організаціях .

Контроль за виконанням документів .

Основна мета контролю – забезпечення своєчасного і якісного виконання документів , отримання оперативної інформації .

Розрізняють дві групи операцій :

• першу групу операцій виконують самі керівники всіх рангів ,

• другу – діловодні служби закладу .

Основні завдання контрольної служби – контроль за термінами виконання вхідних , вихідних та внутрішніх документів та вказівок керівництва .

Дії з контролю включають :

• поставлення документа на контроль ,

• своєчасне направлення документа виконавцю ,

• перевірка та регулювання ходу виконання ,

• облік , узагальнення та аналіз результатів контролю ,

• інформування вищих інстанцій ,

• пілготовку матеріалів для зняття документа з контролю .

Кожен документ повинен викнуватися в терміни , зазначені безпосередньо в ньому , або терміни , визначені нормативними документами .Терміни виконання вимірюються календарними днями з часу надходження документа , його підписання чи затвердження .

Терміни діють згідно зі встановленими нормами і бувають –

• типові ,

• ідивідуальні ( встановлюються керівництвом закладу ).

Окрім того , за класифікацією сучасних докуметів терміни за характером виконання бувають:

• дуже термінові ,

• термінові ,

• безстрокові.

Як правило , максимальний строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів ( один місяць ). В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів .Терміни виконанням документів можуть бути продовжені , якщо виконавець з вагомих причин не може виконати докумет у визначений термін . У такому випадку він повинен в день одержання документа або не пізніше як за 3-5 днів до закінчення терміну звернутися усно ( письмово ) з обгрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника . який написав контрольну резолюцію . Інакше документ вважатиметься не виконаним .

Питання для самоконтролю.

1. Поясніть , що таке систематизація та як відбувається контроль за виконанням документів .

Тема – Організація роботи з документами .

План .

1. Вимоги та рекомендації зі складання номенклатур справ .

Література

Блощинська В.А. Навчальний посібник .- К.. Центр навчальної літератури, 2005.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. посібник . – 4-те вид. – К .. Либідь , 2004.

Складанню номенклатури справ передує підготовча робота , мета якої – забезпечити облік справ , які заводяться у діловодстві , їх відповідність видам і змісту документів , правильну їх класифікацію відповідно до ділянки роботи і питань діяльності організації .

Основні вимоги до складання номенклатури справ :

До основних принципів побудови номенклатури справ належать –

• єдиний підхід до обліку . систематизації , опису та пошуку документів ,

• застосування індексації справ .

• стабільність індексів справ .

До номенклатури справ вносять :

• усі справи й документи . що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу ,

• справи тимчасово діючих органів , документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності ,

• незакінчені справи . що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними ,

• всі довідкові картотеки документів .

Нменклатуру справ затверджують у встановленому порядку . Затверджена номенклатура справ є чинною проягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функції і структури установи . Якщотаких змін не сталося . то н.с. наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року .Номенклатуру справ складає секретар – референт або спеціаліст , який відповідає за роботу з документами .

Якщо структурних підрозділів немає . то як назви розділів можуть використовуватись напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів .