Керівні документи

1. Статут внутрішньої служби Збройних Сил України, ст..ст.61-65.

2. Наказ Міністра оборони України від 16.07.1997 року № 300 "Про затвердження Положення про військове та корабельне господарства Збройних Сил України".

3. Наказ Міністра оборони України від 09.04.2002 року № 125 "Про затвердження Керівництва з технічної експлуатації засобів розвідки". 4. Наказ начальника Генерального штабу Збройних сил України від 23.08.2003 року "Про затвердження Керівництва з технічної експлуатації засобів РЕБ".

5. Керівництво по обліку озброєння, техніки, майна та інших матеріальних засобів, введене в дію наказом Міністра оборони СРСР № 260 від 1979 р.

Організація та ведення діловодства у збройних силах україни

Діловодство у Збройних Силах України ведеться згідно Інструкції з діловодства у ЗС України затвердженої наказом Міністра оборони України від 11.11.1998 року № 400.

Інструкція з діловодства у Збройних Силах України (надалі інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності та регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, їх положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та інструкції.

Основним методом керівництва та управління військами (силами) є особисте спілкування між собою посадових осіб військових частин (установ).

Службове листування слід застосовувати лише за необхідності, коли немає умов для особистого спілкування, неможливо використовувати технічні засоби зв’язку або коли чинним законодавством передбачено складання письмового документа.

Діловодство в Збройних Силах України ведеться державною мовою.

Весь особовий склад військових частин (установ), який працює зі службовими документами, зобов’язаний ретельно виконувати вимоги, встановлені інструкцією, бути пильним і не допускати порушень, що можуть призвести до розголошень відомостей службового характеру або втрати службових документів, а також попереджувати дії (бездіяльність) інших осіб, які можуть призвести до таких наслідків.

До службових документів належать тестові та графічні матеріали, виконані будь-яким способом: написані від руки, намальовані, накреслені, надруковані на машинці або принтері електронно-обчислювальної машини, видані друком, електрографічним та іншими способами.

У Збройних Силах України використовуються такі службові документи (далі документи): наказ, директива, розпорядження, доручення, постанова, протокол, положення, порадник, інструкція, правила, план, звіт, доповідь, донесення, акт, кінофотонегативи та позитиви, звуко- та відеозаписи, перфоровані картки та стрічки, програми, алгоритми, заявка, телеграма, телефонограма, службовий лист, довідка, доповідні та пояснювальні записки, рапорт, припис, посвідчення про відрядження, відпускний квиток, графік відпусток та інші розроблені в установленому порядку документи.

Для складання документів повинен використовуватися білий папір або папір світлих тонів форматів А-3 (297х420 мм), А-4(210х297 мм) та А-5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не допускається.

Документи повинні мати такі поля:

- ліве – 35 мм, верхнє – не менше 10 мм, праве і нижнє не менш як 8 мм.

Якщо використовується зворотна сторона аркуша, то розміри повинні бути такі:

- ліве і нижнє – не менш як 8 мм, верхнє – не менш як 10 мм, праве – 35 мм.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен, як правило, містити одне питання.

Текс документа повинен містити певну аргументовану інформацію викладено стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Терміни, застосовані в документах, мають відповідати термінологію, прийняті у законодавстві та в Збройних Силах України, і вживатися в одному і тому ж значенні (тлумачення) по всьому тексту документа.

Термінологія має перевірятися за статутами, порадниками та іншими документами, а також довідниками та словниками.

Документ повинен:

відповідати чинному законодавству, наказам, директивам та іншим керівним документам вищестоящих командирів (начальників);

не дублювати вимоги, які містяться в раніше виданих документах, а за необхідності мати посилання на них;

бути лаконічним, чітким, без використання формулювань, що мають двояке тлумачення;

базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

Якщо вживаються спеціальні чи нові терміни, то необхідно дати відповідні пояснення їх значення у тексті або в примітках.

Під час складання документів рекомендується:

користуватися простими реченнями;

застосовувати стійкі словосполучення й терміни;

якщо обсяг тексту значний, то в документі слід викладати лише головні питання, а інший матеріал приводити в додатках до документа, наприклад, такими додатками повинні бути інструкції, положення, порадники, правила, плани заходів тощо (далі – інструкції);

використовувати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом), а вставні слова й вирази "зважаючи на те, що", "у зв’язку з тим", "як правило" – на початку речення;

не використовувати застарілі слова та вирази (архаїзми), застарілі канцелярські звороти, слова і вирази місцевого діалекту;

не застосовувати зайвих слів, що не вносять нічого нового в зміст речення;

скорочення використовувати лише в тих випадках, якщо вони повторюються двічі і більше, з обов’язковою розшифрованою в тексті після першого згадування.

Відповідно до вимог правопису української мови під час складання документів пишеться з прописної літери:

- усі слова в назвах вищих органів державної влади і державного управління (Верховна Рада України Кабінет Міністрів України), в назвах партій та їх вищих органів, крім слів "партія" та "з’їзд" (Республіканська партія України, з’їзд Спілки офіцерів України);

- перше слово в назвах міністерств, відомств державних комітетів України, їх головних та центральних управлінь, місцевих органів влади (Міністерство оборони України, Служба безпеки України, Державної комітет водного господарства України, Головне управління Генерального штабу Збройних Сил України, Рада народних депутатів);

- географічні назви місцевості у назвах обласних, міських і районних органів влади, профспілкових, господарських і суспільних органів (Київська область, Залізнична районна Рада народних депутатів);

- назви вищих державних посад (Президент України, Прем’єр- міністр України, Міністр оборони України);

- в документах (за винятком наказів, директив і розпоряджень) дозволяється використання загальноприйнятих скорочених форм слова (м., обл., р-н., с.).

У разі використання в тексті документів цифрової інформації кількісні характеристики відтворюються словом (три) або цифрою (3), нумерація військових підрозділів, частин – цифрою (1 мср, 26 мсд), число з укладанням міри пишеться цифрою (3 км; 8 т). Числівники, що вказують на кількість, на початку речення завжди пишеться словом ("П’ять виробів надійшло у військову частину", але "Військова частина отримала 5 виробів"). Порядкові числівники, за винятком нумерації військових частин (підрозділів), пишуться з вказівкою на відмінкове закінчення (радіоприймач 2-го класу, 1-а колона).

В тексті документів дійсне найменування військової частини (установи) пишеться без вказівки почесних звань та державних нагород.

Забороняється вказувати в нетаємних документах дійсне найменування військової частини (установи), якій присвоєно умовне найменування.

Повне дійсне найменування військової частини (установи), включаючи почесні назви і державні нагороди, пишеться в документах, коли це необхідно за змістом документа.

За необхідності посилання в нетаємних документах на таємні та цілком таємні документи можуть вказуватися тільки їх номери і дати; розкривати вміщені в них відомості, в тому числі і заголовок документа забороняється.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 16 січня 2009 року слід писати 16.01.09.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється О. Наприклад: 3 лютог7о 2009 року слід писати 03.02.09. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 лютого 2009 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на кутовому штампі або бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами: текст документів, надрукованих на папері формату А3, А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а на форматі А5 – через один міжрядковий інтервал. Під час друкування документа на принтерах застосовується розмір шрифту 14.

Якщо документ має два і більше аркушів, другий та наступні аркуші повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

В наказі Міністра оборони України від 29.07.99 № 228 «Про внесення змін до наказу Міністра оборони України від 11.11.98 № 400 надана інформація про бланки суворої звітності.

Бланки суворої звітності обліковуються й зберігаються, як і документи з грифом обмеження доступу.

До бланків суворої звітності належать: бланки посвідчень особи, військового квитка та інших документів військового обліку, військових перевізних документів, доручень, атестатів на матеріальні цінності, чекових, квитанційних і розрахункових книжок, бланки з кутовими та повздовжніми штампами військової частини (установи), що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд і відвідування військової частини (установи), усі види перепусток, трудові книжки з вкладками до них, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), довіреності, а також інші бланки, витрата яких передбачена поекземплярним обліком.

Облік бланків суворої звітності ведеться в спеціальному журналі або формах, що встановлені окремими відповідними інструкціями та правилами. Видача цих бланків відповідальним за їх використання особами здійснюється під підпис у журналі.

Видача бланків суворої звітності без заповнення забороняється.

Знищення бланків суворої звітності здійснюється за актами з відміткою в журналах обліку.

Перевірка наявності бланків суворої звітності здійснюється щорічно комісією, яка призначається наказом командира військової частини (начальника установи).

Про перевірку наявності бланків суворої звітності робиться відмітка в журналі обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання та використання бланків суворої звітності комісія проводить дисциплінарне розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доповідаються командиру військової частини (начальнику установи).

Зразки окремих службових документів:

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

про прибуття з госпіталю

-------------------------------------------

Начальнику військового інституту

Р А П О Р Т

Прошу поставити на котлове постачання рядового Сидорова О.О. курсанта 281 навчальної групи з 28.04.05 р., який прибув з госпіталю.

До рапорту додаю: припис від 27.03.05 р. № 97, продатестат.

Начальник медичної служби

підполковник підпис І.І.ІВАНЕНКО

27.03.05 р.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

про прибуття з канікулярної

відпустки

-------------------------------------------

Начальнику 2-го факультету

Р А П О Р Т

Прошу Вашого клопотання поставити на котлове постачання з 13.03.05р. курсантів 22 курсу, які прибули з канікулярної відпустки 12.03.05 р.

1. Рядового Антонова А.А. курсанта 221 навчальної групи.

---------------------------

---------------------------

92. Рядового Ярошинського Д.А. курсанта 224 навчальної групи.

До рапорту додаю: відпускні квитки, продатестати.

12.03.05 р.

Начальник 22 курсу

майор підпис І.І.ІВАНЕНКО

НАЧАЛЬНИКУ ВІЙСЬКОВОГО ІНСТИТУТУ

Клопочу по суті рапорту.

Начальник 2 факультету

полковник підпис С.О.СИДОРЕНКО

12.03.05 р.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

про убуття в канікулярну

відпустку

-------------------------------------------

Начальнику 1-го факультета

Р А П О Р Т

Прошу Вашого клопотання про виключення з котлового постачання курсантів 12 курсу, які відбувають в канікулярну відпустку з 28.02.05 р.

1. Рядового Антонова А.А. курсанта 124 навчальної групи – м.Житомир

2. ________________

3. ________________

103. Рядового Ярошинського Д.А. курсанта 124 навчальної групи – с.Березівка, Житомирського району, Житомирської області.

25.02.05 р.

Начальник 12 курсу

майор підпис І.І.ІВАНЕНКО

НАЧАЛЬНИКу ВІЙСЬКОВОГО ІНСТИТУТУ

Клопочу по суті рапорту.

Начальник 1 факультету

полковник підпис С.О.СИДОРЕНКО

25.02.05 р.

Примітка: в кінці рапорту на відбуття в чергову відпустку (літом) пишеться: ВПД видати за вищевказаними адресами кожному.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

про прибуття курсантів з військового стажування

-------------------------------------------

Начальнику 1-го факультету

Р А П О Р Т

Прошу Вашого клопотання про постановку на котлове постачання з 28.02.05 р. особового складу курсу, які прибули з в/стажування 27.12.05 р.

в/ч А-0000 м.Дунаівці Хмельницької області

1. Рядового Іванова І.І. курсанта 131 навчальної групи.

2. __________________

3. __________________

14. Рядового Петрова П.П. курсанта 133 навчальної групи.

в/ч А-0000 м.Балта Одеської області

1. Рядового Сидорова С.С. курсанта 135 навчальної групи.

2. __________________

3. __________________

24. Рядового Смирнова О.О. командира 3 відділення 134 навчальної групи.

До рапорту додаю маршрутні листи команд, продатестати (якщо продатестата немає, то в рапорту пишеться – поставити на котлове постачання без продатестата).

Начальник 13 курсу

майор підпис П.П.ПЕТРЕНКО

27.02.05 р.

НАЧАЛЬНИКУ ВІЙСЬКОВОГО ІНСТИТУТУ

Клопочу по суті рапорту.

Начальник 1 факультету

полковник підпис І.І.ІВАНЕНКО

27.02.05 р.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

про прибуття курсантів

з відпустки, відрядження

-------------------------------------------

Начальнику кафедри № 11

Р А П О Р Т

Доповідаю, що 14.03.05 р. прибув з (відрядження, відпустки, ) і приступив до виконання службових обов’язків.

До рапорту додаю (відп. квиток від 01.02.05 р. № 15, посвідчення про відрядження від _________ № _______, припис від _________ № _______, прод.атестат).

Викладач кафедри № 11

підполковник підпис П.П.ПЕТРЕНКО

14.03.05 р.

НАЧАЛЬНИКУ 1-го ФАКУЛЬТЕТУ

Доповідаю по суті рапорту.

Начальник кафедри № 11

полковник підпис І.І.ІВАНЕНКО

14.03.05 р.

НАЧАЛЬНИКУ ВІЙСЬКОВОГО ІНСТИТУТУ

Доповідаю по суті рапорту.

Начальник 1-го факультету

полковник підпис С.С.СИДОРЕНКО

14.03.05 р.

Примітка: Рапорт подається в день прибуття на службу по команді до 10 години в відділ оперативного забезпечення, відповідні документи здаються в відділ оперативного забезпечення до 08 години 30 хвилин в день прибуття .

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

на відбуття курсантів

на військове стажування

---------------------------------------

Начальнику 1-го факультета

Р А П О Р Т

Прошу Вашого клопотання про зняття з продовольчого забезпечення курсантів 13 курсу, які відбувають на в/стажування з 28.12.05 р., і видати (сухий пайок чи грошову компенсацію) на 1 добу кожному:

в/ч А-0000 м.Дунаівці Хмельницької області

1. Рядового Іванова І.І. курсанта 131 навчальної групи.

2. ________________

3. ________________

14. Рядового Петрова П.П. курсанта 133 навчальної групи

в/ч А-0000 м.Балта Одеської області

1. Рядового Смирнова С.С. курсанта 135 навчальної групи.

2. __________________

3. __________________

24. Рядового Смирнова О.О. командира 3 відділення 134 навчальної групи ВПД видати за вищевказаними адресами.

Начальник 13 курсу

майор підпис П.П.ПЕТРЕНКО

25.01.05 р.

НАЧАЛЬНИКУ ВІЙСЬКОВОГО ІНСТИТУТУ

Клопочу по суті рапорту.

Начальник 1 факультету

полковник підпис І.І.ІВАНЕНКО

26.01.05 р.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

на відбуття в госпіталь

---------------------------------------

Начальнику військового інституту

Р А П О Р Т

Прошу зняти з продовольчого забезпечення рядового Сидорова О.О. курсанта 281 навчальної групи з 15.04.05 р. у зв’язку з відбуттям в госпіталь.

Начальник медичної служби

підполковник підпис І.І.ІВАНЕНКО

13.03.05 р.

Примітка: Для постійного о/с в рапорті вказується, що особа (з якого підрозділу) направляється на стаціонарне (амбулаторне чи денний стаціонар) з якого числа і якою метою (проходження ВЛК на предмет звільнення чи стаціонарне лікування по необхідності).

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

на представлення відпустки солдатам, сержантам

------------------------------------------

Заступнику начальника

військового інституту

Р А П О Р Т

Прошу Вас надати чергову відпустку згідно з графіком (поза графіком) рядовому Іванову Івану Івановичу водію автомобільної роти батальйону забезпечення навчального процесу з 20.03.05 р. і зняти з продовольчого забезпечення на період відпустки.

ВПД видати до ст. ______________________.

Відпустку буде проводити за адресою: м.Нововолинськ,

Волинської обл.

вул. __________________

буд. _________ кв. ______

Командир БЗНП

підполковник підпис С.С.СИДОРЕНКО

15.03.05 р.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

на відбуття особового складу у відрядження

---------------------------------------

Заступнику начальника

військового інституту

Р А П О Р Т

Для участі в спортивних змаганнях на першість ЗС України по волейболу прошу відрядити нижчепоіменований особовий склад в м.Харків з 17.02.05 р. по 26.02.05 р.

1. Рядового Іванова С.С. курсанта 151 навчальної групи.

2. Рядового Петрова П.П. командира 1 відділення 281 навчальної групи

Зняти з продовольчого забезпечення курсантів, солдат на термін відрядження і видати (грошову компенсацію чи сухий пайок на ______ діб) кожному.

Видати ВПД до ст. Харків і на зворотній шлях.

Зарахувати на котлове постачання 27.02.05 р. (якщо на період відрядження о/с не видавались ні грошова компенсація, ні пайки, а виписувався продатестат і вони стояли на постачанні під час відрядження, то в такому випадку пишеться окремо рапорт на їх постановку на котлове постачання з доданням продатестату по прибуттю).

Начальник кафедри № 10

підполковник підпис І.І.ІВАНЕНКО

15.02.05 р.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

про надання додаткової відпустки з сімейних обставин

---------------------------------------

Курсовому офіцеру

Р А П О Р Т

Прошу Вашого клопотання про надання додаткової відпустки з сімейних обставин у зв’язку з тяжкою хворобою матері на 5 діб з 20.03.05 р.

Відпустку буду проводити за адресою:

Донецька обл., м.Макіївка, вул.Будівельна, буд. 26, кв. 9.

До рапорту додаю завірену телеграму військового комісаріату з місця проживання батьків.

Командир 124 навчальної групи

сержант підпис Г.Д.ПЕТРЕНКО

18.03.05 р.

Начальнику курсу

-----------------------------

Клопочу про надання додаткової відпустки з сімейних обставин сержанту Петренку Григорію Даниловичу, а також про виключення з котлового постачання на період відпустки.

Курсовий офіцер

капітан підпис О.І.СИДОРЕНКО

18.03.05 р.

Начальнику факультету

Клопочу по суті рапорту.

Начальник 12 курсу

майор підпис Ю.М.ПАВЛЕНКО

19.03.05 р.

Примітки: 1. В рапорті безпосередні начальники повинні вказувати ім’я та по батькові військовослужбовця для оформлення відпускного квитка, адресу і необхідність про виключення з продовольчого забезпечення.

Рапорт починати писати З Р А З О К

з відступом 5 см зверху написання рапорту

про позбавлення сержантського звання з переведенням на нижчу посаду

----------------------------------------------------

Начальнику 1 факультету

Р А П О Р Т

Прошу Вашого клопотання про позбавлення командира 2-го відділення 123 навчальної групи молодшого сержанта Лушенкова С.С. сержантського звання з переведенням на посаду курсанта за низьку вимогливість до підлеглих та ухилення від виконання службових обов’язків.

Начальник 11 курсу

майор підпис Г.В.МАСЛЮК

19.03.05 р.

Начальнику військового інституту

Клопочу по суті рапорту майора Маслюка Г.В. про позбавлення молодшого сержанта Лушенкова С.С. сержантського звання з переведенням на посаду курсанта.

Начальник 1 факультету

полковник підпис В.В.ВАТУТІН

19.03.05 р.