Автоматизированное рабочее место бухгалтера

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) – совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами.

Классификация АРМ:

• по выполняемым функциям: проблемные и технологические;

• по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы;

• по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые.

При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др. При количественной оценке учитывают надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.

АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части выполняемых им операций.

Типичный состав устройств АРМ:

• ЭВМ с микропроцессорами, внешней, оперативной и кэш-памятью и шинами, для взаимной увязки устройств;

• устройства ввода и вывода, включающие клавиатуру, мышь;

• дополнительные периферийные устройства.

К инструментальным средствам АРМ относятся все виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.

Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации. АРМ организованы на функциональных участках, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции (ГП), табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету материальных ценностей (МЦ), основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, внутренним аудитом.

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый из них должен отвечать следующим требованиям:

• располагать набором хозяйственных операций и проводок;

• иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;

• иметь присущие только ему первичные документы и отчетные формы.

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом АСБУ представляет собой открытую модульную систему, для которой характерна возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке АСБУ добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации (НСИ).

На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные поступают на второй уровень – управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок.

Эта информация передается на третий, более высокий уровень обработки данных – финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования позволяет формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. Такой информацией являются показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов; анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство; вырабатывать предложения по учетной политике, регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики; осуществлять налоговое планирование.

В целом, данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования такой АСБУ формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности предприятия в рыночных условиях.

Комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) ориентированы на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами четко разделены. В такие комплексы входят отдельные АРМ по участкам учета (основные средства, зарплата, товарно-материальные ценности и т. п.).

Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его компоненты, а по мере необходимости докупать и другие модули. Здесь нет единой модели представления данных: на каждом АРМ реализованы специфические функции обработки первичных документов и выдачи отчетных форм. Системы этого типа наиболее полно отражают специфику документооборота большой бухгалтерии.

Некоторые системы данного типа включают в себя, кроме чисто бухгалтерских АРМ, еще и АРМ делопроизводства, руководства, учета кадров, что делает их весьма похожими на корпоративные системы, но меньшей стоимости.

Данные с отдельных АРМ передаются на АРМ сводного учета по сети.

Здесь можно привести примеры таких систем, как БЭСТ (фирма «Интеллект-Сервис»), «ФинЭко» (фирма «Авер»), «КомТех».

Как правило, каждый из комплексов автоматизированных рабочих мест (АРМ) имеет свою ярко выраженную учетную специализацию: АРМ по учету основных средств, АРМ складского учета материально-производственных запасов, АРМ по учету финансово-расчетных операций, АРМ по учету труда и заработной платы, АРМ по учету затрат на производство и т. д.

Объединение информации в единую систему учета достигается за счет наличия подсистемы сводного учета или АРМ главного бухгалтера. Здесь перечислены только некоторые наиболее популярные и часто встречающиеся

АРМ, хотя на практике их намного больше, причем в случае необходимости создаются АРМ второго уровня для еще более узких участков учета и задач, например, учета пробега автотранспорта, учета спецодежды и т. п.

Системы, построенные на основе комплексов АРМ, достаточно громоздки и сложны, что вполне понятно и оправданно. Кроме того, и это самое главное, они являются жесткими. Жесткость выражается в наличии следующих качеств этих систем:

• АРМ специализированы по конкретным участкам учета и не могут быть перепрофилированы. Это практически исключает взаимозаменяемость АРМ, входящих в состав комплекса;

• настройка каждого отдельного АРМ в системе ограничена и осуществляется главным образом за счет средств параметрической настройки, которая в лучшем случае сводится к выбору из заданного перечня изначально заложенных в систему функций. Это затрудняет их расширение за счет добавления новых алгоритмов, форм первичных документов, различного вида отчетов и т. п.;

• АРМ, как правило, выполнены в различных интерфейсах с использованием различного вида инструментов, имеют формы и отчеты, специфичные для каждого из автоматизируемых участков. Это влечет за собой жесткую привязку персонала к работе на конкретном АРМ и в значительной степени осложняет процесс перестройки субъективного фактора (человека) на новые участки работ;

• связи между АРМ жестко зафиксированы на этапе проектирования, что предопределяет жесткость и неизменяемость структуры. Это не позволяет изменять схему документооборота в процессе эксплуатации системы;

• ограничена возможность перераспределения нагрузки между рабочими местами в случае выхода из строя (по причине субъективного или объективного факторов) одного или нескольких АРМ. Это может вызывать перегрузку отдельных АРМ и несвоевременную обработку информации.

Можно констатировать, что в традиционных (жестких) автоматизированных бухгалтерских комплексах первичным является набор типовых процессов обработки учетной информации, а реализуемые при его помощи методы носят подчиненный характер.