Выбор программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Выбор асбу

Основными источниками информации о бухгалтерских программных продуктах являются (даны в порядке возрастания степени достоверности):

− рекламные объявления;

− прямые обращения поставщиков к потенциальному покупателю;

− советы знакомых, использующих бухгалтерские программы;

− консультации независимых специалистов;

− статьи в экономической и компьютерной прессе;

− специализированные выставки;

− опросы пользователей;

− конкурсы программ.

Если с первыми тремя источниками все относительно ясно, то остальные требуют пояснений.

Все большую популярность среди потенциальных покупателей бухгалтерских программ приобретают консультации у независимых специалистов.

Известны центр «Бухгалтерия+Компьютер», работающий при еженедельнике «Экономика и жизнь», и магазин-салон «Финансист» – постоянная выставка программ-победителей и лауреатов конкурсов.

Важным источником информации о системах автоматизации бухгалтерского учета являются статьи в экономических и компьютерных изданиях.

Из экономических изданий наибольшее число публикаций приходится на приложение к журналу «Бухгалтерский учет» – «Бухгалтер и компьютер».

Имеются подобные публикации в «Финансовой газете», в еженедельнике «Экономика и жизнь», в журналах «Мир ПК», «КомпьютерПресс», «Открытые системы».

Наиболее полезной является выставка «Бухгалтерский учет и аудит» и в несколько меньшей степени выставка «Управление».

В конце 2000 года состоялась восьмая выставка «Бухгалтерский учет и аудит». Все «ведущие игроки» бухгалтерского рынка считают необходимым участие в ней. По подсчетам организаторов выставки, число представленных на ней программных продуктов составило чуть меньше 400.

В четвертой выставке «Управление-2000» приняли участие 135 фирм, а посетило ее около 14 тысяч специалистов.

Полезную информацию о системах автоматизации бухучета можно было бы почерпнуть из материалов опросов пользователей. Но полномасштабными исследованиями такого рода пока никто не занимался. Правда, иногда на выставках проводят опросы посетителей, проводят такие исследования и экономические и компьютерные издания, а также специализированные консалтинговые организации (самая авторитетная «Бизнес-Программы-Сервис»).

Для примера приведем результаты опроса посетителей выставки «Управление-2000», проведенного редакцией журнала «Мир ПК» с целью выявления степени популярности продуктов в сфере делового программного обеспечения (ПО) на отечественном рынке.

В анкетах содержалась просьба указать одну самую популярную программу в каждой категории. Оценивалась именно популярность, а вопросы функциональной полноты, качества программ и сопровождения не затрагивались.

Среди систем управления предприятием лидерство досталось комплексу «Парус-8». Действительно, корпорация «Парус», особенно в течение последних лет, очень активно занимается рынком крупных корпоративных проектов, разрабатывая для него серьезные, «тяжеловесные» решения. На втором месте фирма «1С» с комплексной конфигурацией «1С: Предприятие 7.7». Эта система ориентирована прежде всего на малые и средние предприятия.

Самой популярной бухгалтерской программой посетители выставки назвали «1С: Бухгалтерию» — ей принадлежит бесспорное лидерство в этой категории. Активная маркетинговая политика компании «1С», сеть из более чем 2300 постоянных партнеров, отлаженная схема информационно-технического сопровождения программы сделали свое дело, так что и результат вполне закономерный.

В классе систем автоматизации торговли участники опроса отдали пальму первенства пакету «1С: Торговля», который входит в комплексную конфигурацию «1С: Предприятие 7.7». На втором месте продукты компании «Парус».

В классе информационно-справочных систем пакет «Гарант» неожиданно опередил продукт фирмы «Консультант-Плюс».

По мнению некоторых участников опроса, интерфейс «Гаранта» удобнее, да и выборку нужных документов из баз программа делает довольно оперативно. Впрочем, многие респонденты используют обе системы: и «Гарант», и «КонсультантПлюс». Интересно, кстати, что в некоторых анкетах лучшей информационно-справочной системой называют Internet. Это отражение последних тенденций, и, вероятно, с течением времени все больше людей будут рассматривать Internet именно с этой точки зрения.

Среди программ для бизнес-планирования, лидерство отдано продукту Ргоjесt Ехрегt фирмы «ПроИнвест»: она более известна на нашем рынке аналитических программ, второе место заняла Мicrosoft Ргoject, третье — у системы «Триумф-Аналитик» компании «Парус».

Среди систем автоматизации складского учета лидирует пакет «1С: Склад», входящий в комплексную конфигурацию «1С: Предприятие».

Распространенность последней на рынке малых и средних предприятий, а именно этот рынок является массовым в нашей стране, и дает такую картину. На втором месте продукты «Фолио», на третьем — пакет серии «БЭСТ» компании «Интеллект-Сервис».

Издательский дом «КомпьютерПресс» провел исследования российского компьютерного рынка 2000 года на основе опроса экспертов. Результаты исследования приведены ниже. (Нас, естественно, в основном интересуют номинации и фирмы, связанные с бухгалтерским учетом).

Номинация «Лучший разработчик делового ПО»: – «1С», 2 место – «Лаборатория Касперского», 3 место – «ABBYY», 4 – «КонсультантПлюс», 5 – «Гарант», 6 – «ПРОМТ», 7 – «ДиалогНаука», 8 – «Парус», 9 – «Галактика», 10 – «Медиа Лингва», 11 – «БЭСТ», 12 – «Cognitive Technologies», 13 – «R-Style Software Lab».

Номинация «Лучшая российская компьютерная компания»: 1 место – «Formoza», 2 место – «1C», 5 – «R-Style», 8 – «Ай Ти», 14 – «Парус».

Важным ориентиром для выбора систем автоматизации бухгалтерского учета могут быть результаты конкурсов программных средств. Самым авторитетным из них является конкурс «Бизнес-Софт», проводимый Центром исследований экономических систем «Бизнес–Программы–Сервис», издательством «Бухгалтерский учет» и еженедельником «Финансовая газета».

За период с 1991 года конкурс получил признание в качестве наиболее авторитетного и престижного в области информационных технологий (ИТ) мероприятия как у разработчиков, специалистов в области автоматизации, ведущих экспертов рынка ИТ, так и у представителей известных аудиторских компаний, компьютерной и экономической прессы, пользователей и потенциальных потребителей продукции этого сектора высоких технологий.

Очередной, восьмой конкурсный отбор длился пять месяцев — с сентября 2000 по февраль 2001 года. В конкурсе были широко представлены регионы, а также различные типы фирм и классы разработчиков — от индивидуалов до гигантов индустрии ПО и ИТ. Из 60 компаний, выставивших свои продукты на суд экспертов, в финальный тур вышли 47. Каждая из фирм выступила в среднем в двух-трех номинациях. В итоге был проведен сравнительный анализ порядка 130–140 систем. В состав экспертной комиссии (15 человек) входили известные ученые, разработчики и специалисты в области ИТ.

В этом конкурсе представители регионов составили треть от общего числа конкурсантов. Участие в нем приняли, например, Владивосток, Новосибирск, Пермь, Екатеринбург, Санкт-Петербург, Петрозаводск, Рязань, Тольятти, Калининград, и, как отметили эксперты, разработки из этих городов достойно представляют отечественную индустрию ИТ.

Список литературы:

Основная литература

1. Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления — М.: Информационно-издательский дом «ФилинЪ», 1998. — 424 с.

2. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: Финансы и статистиска, 1998. — 176 с: ил.

3. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2007. — СПб: Питер, 2000. - 1040 с: ил.

4. Документация по программным средствам: 1С: Предприятие, БЭСТ, Галактика, SAP R/3 и др.

5. Евдокимов В. В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов/Под ред. д. э. н. проф. В. В. Евдокимова. — СПб.: Питер, 1997. — 592 с: ил.

6. Информатика/Практикум по технологии работы на компьютере/Под ред. проф. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1997. — 384 с: ил.

7. Информатика/Учебник/Под ред. проф. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1999. — 768 с: ил.

8. Карлберг Конрад. Бизнес-анализ с помощью Excel/Пер. с англ. — К.: Диалектика, 1997. — 448 с: ил.

Дополнительная литература

9. Петров В.Н. Информационные системы. —СПб, Изд-во "Питер", 2002

10. Шуремов Е.Л., Умнова Э.А., Воропаева Т.В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита. Учебное пособие для ВУЗов. 2004

Глоссарий

Автоматизированные информационные системы - (АИС) - системы для сбора, накопления, хранения, поиска, передачи, обработки информации с использованием вычислительной техники, компьютерных информационных сетей, средств и каналов связи

Автоматизированные системы управления - (АСУ) - кибернетические системы, в которых умственная деятельность людей сочетается с переработкой информации, расчетами, логическими операциями, проводимыми с использованием вычислительной техники и современных средств хранения, передачи и обработки информации. АСУ применяются в управлении производством, транспортом, строительством и многими другими экономическими объектами и процессами.

Автоматический бюджет - Автоматическое перенесение бюджета прошлого года на новый бюджетный год в случае несвоевременного принятия нового бюджета

Автоматизированная система - комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов.

Автоматизированные рабочие места (АРМ) – совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

БИС – бухгалтерские информационные системы.

Безопасность информационная - комплекс организационно-технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех авторизованных пользователей

Безопасность финансовая - создание условий устойчивого, надежного функционирования финансовой системы страны, государства, региона, предотвращающих возникновение финансового кризиса, дефолта

Безопасность экономическая - создаваемые государством условия, гарантирующие недопущение нанесения хозяйству страны непоправимого ущерба от внутренних и внешних экономических угроз

Бухгалтерский учет - система сбора и обработки финансовой информации о предприятии, дающая ее пользователям возможность выносить обоснованные суждения о финансовом положении организации и принимать экономические решения. В зависимости от круга пользователей различают финансовый учет и управленческий учет.

Банк данных - автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В состав банка данных входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, СУБД, а также библиотеки запросов и прикладных программ.

База данных (БД) — хранилище данных, относящихся к определенной предметной области, которое обеспечивает реализацию приложений (задач и запросов)

Базовый массив данных - информация на электронных носителях, организованная в соответствии с требованиями единого языка описания данных и представляющая собой информационную основу банка данных.

Гиперссылка — поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа и т. д.).

Дескриптивные модели — предназначены для описания и объяснения наблюдаемых фактов или прогноза поведения объекта моделирования

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества хозяйства в натуре данным учета: как элемент метода бухгалтерского учета - средство наблюдения и последующей регистрации явлений и операций, не отраженных первичной документацией в момент их совершения.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации.

Малый офис - виртуальный офис, позволяющий работать не выходя из дома.

Макросы — наборы макрокоманд, которым соответствуют рутинные действия по обработке данных, выполняемые, как правило, с минимальным участием пользователя

Модель — это логическое или математическое описание компонентов и функций, отображающих существенные свойства моделируемого объекта

Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета.

Нормативные модели — предназначены для нахождения желательного (оптимального) состояния объекта моделирования

Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных.

Оценка - способ, с помощью которого активы хозяйствующего субъекта получают денежное выражение

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования.

Параметр модели — это относительно постоянная величина, включаемая в модель и рассматриваемая как свойство объекта моделирования.

Промежуточные итоги - для формирования промежуточных итогов требуется предварительная сортировка списка по полям группировки записей, например, по полям Поле1, Поле2, Поле3

Перекрестные ссылки предназначены для связи объекта ссылки с абзацем, заголовком структурной части документа, закладкой, сноской, рисунком, таблицей, формулой.

Предмет бухгалтерского учета - отражение состояния и движения активов, источников их образования и результатов деятельности хозяйствующего субъекта (организации).

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств.

Распределенный банк данных - система территориально разобщенных банков данных, объединенных средствами вычислительной техники и функционирующих под единым управлением.

Рациональность - экономное ведение учета исходя из размеров хозяйствующего субъекта и масштабов его деятельности

Сводная таблица обеспечивает формирование сводной (агрегированной) информации и представление табличных данных в структурированном виде, а также построение связанной со сводной таблицей сводной диаграммы.

Структурирование таблиц, содержащих значительное число строк и столбцов, состоит в выделении уровней иерархии для представления информации.

Список — таблица прямоугольной конфигурации, столбцы таблицы считаются полями, строки — записями базы данных реляционного типа.

Стиль — именованный формат шрифтов (символов) или абзацев.

Система классификации — совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов {М) на подмножества {Мч) в соответствии с признаками сходства или различия

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных

Управленческий учет - учет внутри организации необходимый для управления ее экономическими ресурсами.

Элемент автотекста — произвольный фрагмент текстового документа, запомненный под определенным именем.

Элемент автозамены — фрагмент текстового документа, запомненный под определенным именем (аббревиатурой), который вставляется в текст автоматически при наборе имени.

Электронными формами называются документы, содержащие элементы управления, которые обеспечивают интерактивный режим работы с документом.

Электронный офис - система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники.

Эргономическое обеспечение это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

«1С: Бухгалтерия» – это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета.

«1С: Предприятие» – инструментальная система, состоящая из трех компонент («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждая из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс.

Система «Галактика» – это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.