Лабораторна робота № 1 Знайомство з Microsoft Access. Створення таблиць

1. Запуск Microsoft Access та початок роботи.

2. Ознайомлення з функціями меню та панелі інструментів. Вікно таблиці.

3. Створення таблиць. Типи даних у Microsoft Access. Конструктор таблиць.

1. Запуск Microsoft Access та початок роботи

Під час першого запуску Access відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access (рис.1.1).

Рисунок 1.1 – Вікно Початок роботи з Microsoft Office Access

На цій сторінці можна розпочати створення нової бази даних, відкрити наявну базу даних або переглянути вміст веб-сайту Microsoft Office Online.

Створення пустої бази даних

На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Нова пуста база даних  потрібно обрати пункт Пуста база даних. Далі, праворуч, в області Пуста база даних ввести ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Якщо не вказати розширення файлу, додаток Access додасть його автоматично. Щоб змінити розташування файлу, вказане за замовчуванням, необхідно вказати елемент Пошук розташування для бази даних   (поруч із полем Ім’я файлу), перейти до нового розташування та натиснути кнопку ОК.

Натиснути кнопку Створити. Додаток Access створює базу даних із пустою таблицею з іменем «Таблиця1», а потім відкриває цю таблицю в поданні таблиці. Курсор розташовано в першій пустій клітинці у стовпці Додати нове поле.

Якщо наразі не потрібно вводити дані в «Таблиці1», то потрібно натиснути кнопку Закрити  . Якщо до таблиці внесено будь-які зміни, буде запропоновано зберегти їх. Необхідно обрати кнопку Так, щоб зберегти зміни або кнопку Ні, щоб скасувати їх або натиснути кнопку Скасувати, щоб залишити таблицю відкритою.

Слід звернути увагу – якщо закрити таблицю без збереження, її буде видалено, навіть якщо вона містить дані.

2. Ознайомлення з функціями меню та панелі інструментів. Вікно таблиці

На рис. 1.2 відображено загальний вигляд головного вікна бази даних Microsoft Access.

Рисунок 1.2 – Вікно Microsoft Access 2007

Під панеллю швидкого доступу розташована стрічка для швидкого пошуку потрібних у роботі команд, яка організована у логічні групи за вкладками. Така організація дозволяє отримати доступ до функцій, які найчастіше використовуються, за допомогою клацка миші.

Вікно таблиці

У верхній частині знаходиться ім’я таблиці (рис. 1.3). Відразу під ним вказані імена полів, а в рядочках розміщено записи таблиці. У нижній частині вікна знаходяться кнопки переходу між записами.

Рисунок 1.3 – Вікно таблиці у Microsoft Access

3. Створення таблиць. Типи даних у Microsoft Access. Конструктор таблиць

Під час створення бази даних дані зберігаються в таблицях – тематичних списках рядків і стовпців. Наприклад, можна створити таблицю «Контакти» для збереження списку імен, адрес і телефонних номерів, або таблицю «Товари» — для збереження відомостей про товари. Розробку бази даних завжди слід починати з проектування та створення таблиць.

Таблиця містить дані про певну область. Кожен запис у таблиці містить дані про один елемент. Запис складається з полів. Запис також зазвичай називається рядком, а поле — стовпцем.

База даних може містити багато таблиць, кожна з яких містить дані про окрему область. Кожна таблиця може містити багато полів різних типів, зокрема текстові поля, числові поля, поля дат і зображення.

Порядок створення нової таблиці в наявній базі даних

У відкритій базі даних, на вкладці Створити у групі Таблиці клацнути на елемент Таблиця (рис. 1.4), внаслідок чого нова таблиця додається до бази даних, і відкривається в режимі таблиці.

Рисунок 1.4 – Елемент Таблиця групи Таблиці на вкладці Створити

При створенні таблиць у Access, необхідно користуватись Конструктором таблиць, а не Майстром таблиць, оскільки він передбачає далеко не всі можливості та функції, які нам необхідні.

При створенні таблиці у режимі конструктора контролюється весь процес створення таблиці.

Вибір типу даних для поля таблиці

В режимі Конструктор для поля таблиці можна вибрати тип даних в списку стовпчика, що розкривається, Тип даних. При виборі типу даних необхідно враховувати наступне:

• які значення повинні відображатися в полі. Не можна, наприклад, зберігати текст у полі, що має числовий тип даних і недоцільно зберігати числові дані в текстовому вигляді;

• скільки місця необхідно для збереження значень у полі;

• які операції повинні проводитися зі значеннями в полі. Наприклад, підсумовувати значення можна в числових полях і в полях, які мають грошовий формат, а в текстових – не можна; чи потрібне сортування або індексування поля;

• яким чином повинні бути відсортовані значення в полі. Числа в текстових полях сортуються як рядкові значення (1, 10, 100, 2, 20, 200 і т.д.), а не як числові значення. Для сортування дат і часу варто використовувати поле типу Дата/Час.

У нижченаведеній таблиці описано доступні типи даних для полів в Office Access 2007.

Таблиця 1.1

Типи даних у Microsoft Access

Тип даних	Зміст поля	Розмір
Текстовий	Текст, або числа, що не вимагають виконання розрахунків, наприклад, номера телефонів	Число символів від заданого розміру до 255 символів
Поле МЕМО	Довгий текст або комбінація тексту та чисел	До 65535 символів
Числовий	Числові дані, що використовуються для виконання розрахунків	1,2,4,8 або 16 байт
Дата/час	Дата і час, які стосуються років з 100 по 9999 включно	8 байт
Грошовий	Грошові значення і числові дані, які використовуються в математичних розрахунках, виконуються з точністю до 15 знаків у цілій та до 4 у дробовій частині	8 байт
Лічильник	Унікальні послідовно збільшувані (на 1) або випадкові числа, автоматично вводяться при створенні нового запису в таблиці	4 байт
Логічний	Логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (True/False, так/ні)	1 біт
Поле об’єкта OLE	Об’єкт (наприклад, таблиця Exel, документ Word, рисунок, звукозапис або інші дані), звязані або упроваджені в таблицю Access	До 1 Гб
Гіпер-посилання	Рядок, який складається з букв та цифр, та являє собою адресу гіперпосилання. Може складатись з трьох частин: текст, адреса, додаткова адреса URL	До 2048 символів