31. Заповнення бланку запиту за зразком

Найбільш оптимальним видається  створення запиту за допомогою ярлика «Створити запит в режимі конструктору» у вікні об”єктів «Запити». При цьму відкривається вікно конструктору, яке розділене на дві частини . В верхній частині знаходяться списки полів таблиць або запитів, на підставі яких створюється новий запит. В нижній розміщений бланк QBE (Query By Example - запит по зразку), в якому виконується вся робота по створенню нового запиту. Кожний стовпчик бланку представляє одне поле, яке використовується в запиті. Поле може просто належати одній з таблиць, бути обчислюваним (його значення розраховується на основі одного або декількох полів таблиці), або підсумковим, яке використовує одну із вбудованих функцій Microsoft Access.

Для початку слід вибрати об`єкти, що стануть джерелом запиту. Це можуть бути таблиці чи інші запити, які ще називають віртуальними таблицями. Якщо таблиць декілька, то слід встановити зв`язки між ними використавши технологію drag-and-drop.

Полям запиту можна надавати імена, які будуть відображатися і заголовках стовпчиків при виведенні набору записів запиту, а для генерації обчислюваних полів можна використовувати вирази любого ступеню складності.

В другому рядку бланка запиту Access виведе ім’я таблиці, з якої вибране поле. В третьому рядку бланка можна задати, чи потрібно виконувати сортування по вибраному або обчислюваному полю.

Прапорці в четвертому рядку відповідають за вивід на екран полів в наборі записів. По замовчуванню Access виводить на екран всі поля, які містить бланк запиту. Але деякі поля включаються в запит тільки для відбору потрібних записів, а виводити їх на екран зовсім не обов`язково. Щоб виключити таке поле з набору записів, треба зняти його прапорець в рядку.

В загальному випадку поля, які виводяться в наборі записів запиту, наслідують властивості для відповідних полів таблиці. Можна задати інші значення наступних властивостей: Опис (інформація, яка виводиться в рядку стану вікна запита в режимі таблиці, коли поле стає поточним), Формат поля(представлення даних на екрані), Число десяткових знаків(для числових даних), Маска вводу і Заголовок(заголовок стовпчика).

Щоб задати властивості деякого поля, потрібно клацнути на любій комірці відповідного стовпчика в бланку запита і натиснути кнопку Властивості панелі інструментів або вибрати команду Вид/Властивості.

Якщо потрібно відібрати записи з конкретним значенням поля, треба ввести його в комірку Умови відбору цього поля. Текстове значення, яке використовується в якості умови відбору, повинне бути вміщене в лапки.

В випадку, якщо нас цікавить декілька значень, то перше з них вводиться в рядокУмови відбору , а наступні в наступні рядки, що мають назви OR(або). Можна ці умови записати і в одній комірці, з”днавши їх логічним оператором OR.

Трапляється необхідність записати складніші умови, які з”єднані як операторами ORтак і AND(i). Загальне правило тут таке : умови, що записані в одному рядку зв”язані операторами AND , а в різних – OR.