32. Обчислення в запитах

Поле, вміст якого є результатом розрахунку по вмісту інших полів, називається полем, що обчислюється .

Поле,що обчислюється, існує тільки в результуючій таблиці. У вихідних таблицях таке поле не створюється, і при роботі звичайного запиту таблиці не змінюються. Кожний, хто звертається до бази, може за допомогою запитів як завгодно маніпулювати даними й одержувати будь-які результати, але при цьому вихідні таблиці залишаються незмінно однаковими для всіх користувачів.

Для створення запиту, що робить обчислення, служить той же самий бланк запиту за зразком. Різниця тільки в тому, що в одному із стовпців замість імені поля записують формулу. У формулу входять поміщені в квадратні дужки назви полів, що беруть участь у розрахунку, а також знаки математичних операцій.

Ніщо не перешкоджає зробити поле,що обчислюється, полем сортування, щоб не тільки одержувати нові результати, але й аналізувати їх.

33. Запити з параметром

Іноді виникає потреба у зміні умов відбору, а весь час відкривати конструктор запиту і щось в ньому корегувати не завжди видається оптимальним.

Більш зручним було б щоб запит кожного разу під час запуску запитував у користувача значення одного чи декількох параметрів. Для цього випадку можна створити параметризований запит. Запит із параметрами- це запит, в якому користувач вводить в інтерактивному режимі одне або декілька значень, які визначають умови відобору. Запит із параметрами не є окремим різновидом запитів; скоріше, це розширення функціональних можливостей звичайних запитів.

Для створення такого запиту слід вказати в умовах відбору посилання на поле якого нема в таблицях, що є джерелом запиту. Наприклад для вибірки списку студентів певної групи з таблиці STUD слід ввести наступну SQL-інструкцію : SELECT * FROM studWHERE grp = id_grp

Поля id_grp в таблиці STD нема, тому воно буде сприйняте як параметр.

34. Форми в ms Access

Форми іноді називаються «екранами вводу даних». Це інтерфейси, які використовуються під час роботи з даними, тому вони часто містять кнопки для виконання різних команд. Можна створити базу даних без використання форм, просто редагуючи дані в таблицях даних. Проте більшість користувачів баз даних використовують форми для перегляду, введення та редагування даних у таблицях.

Форми пропонують простий у використанні формат роботи з даними, крім того, до них можна також додавати функціональні елементи, наприклад кнопки. Ці кнопки можна настроїти для визначення даних, що відображатимуться у формі, відкриття інших форм або звітів та для виконання низки інших завдань. Наприклад, є форма «Форма клієнта», у якій виконується робота з даними клієнта. Форма клієнта може містити кнопку, яка відкриває форму замовлення, де можна ввести нове замовлення цього клієнта.

Форми також дають змогу керувати способом взаємодії інших користувачів із даними бази даних. Наприклад, можна створити форму, яка відображає лише певні поля та дозволяє виконувати лише певні операції. Це допомагає захистити дані та забезпечує належне введення даних.

Як і інші об`єкти MS Access форми можна створювати як вручну так і автоматично, до того ж декількома способами.

Застосування автоформ – найбільш простий спосіб створення форм. Для використання цього способу слід у вікні Форми натиснути кнопку Створити. Далі в діалоговому вікніНова форма слід вибрати тип автоформи (таблична, стрічкова чи в стовбець) та джерело даних (таблицю чи запит).

Подібні форми можна створювати за допомогою Майстра форм. Він дозволяє вибрати:

·        поля, дані яких будуть вводитися в формі;

·        зовнішній вид форми ( один з чотирьох можливих);

·        фоновий малюнок форми;

·        задати назву форми.  

При створенні форми за допомогою Конструктору слід вказати джерело даних (таблицю чи запит), а далі за допомогою вікна ToolBox( ящика інструментів) поетапно створювати елементи управління в формі для відображення/вводу даних в поля таблиці. Найбільш часто поля відображаються у полі типу Поле редалування. Проте можна використовувати і інші елементи – розгорнутий список, комбінований список, перемикач, радіокнопка, статичний текст (для підписів елементів управління) тощо. Командні кнопки використовуються для виконання певних дій.

На практиці ж форми створюють завжди за допомогою майстра, а пізніше редагують в режимі Конструктору.

Подібно до запитів форму можна відкрити в трьох режимах:

·форми (робочий режим);

·конструктору;

·таблиці.

 

35. Звіти в MS Access

Кінцевим продуктом більшості СКБД є звіт. Звіти використовуються для зведення та представлення даних у таблицях. Звіт зазвичай відповідає на певне питання, наприклад «Яку суму було отримано від кожного клієнта цього року?» або «У яких містах розташовані наші клієнти?». кожний звіт можна відформатувати таким чином, щоб він представляв дані найбільш зрозумілим способом.

Звіт можна запустити будь-коли, і він завжди відображатиме поточні дані в базі даних. Звіти зазвичай мають формат для друку, але їх також можна переглядати на екрані, експортувати до іншої програми або надсилати електронною поштою.

 Головними відмінностями між звітами і формами є:

·        звіти призначені тільки для друку і на відміну від форм не призначені для виведення у вікні;

·        неможливо змінити значення вихідних даних у звіті за допомогою елементу керування на панелі інструментів. При роботі зі звітами користувач не може вводити дані за допомогою кнопок, перемикачів, тощо;

·        звіти не забезпечують перегляду в режимі таблиць. Можливий лише попередній перегляд перед друком і перегляд макету звіту в режимі конструктора;

·        можна створити “незв’язаний” звіт, який не посилається на яке-небудь джерело даних.

Велика частина того, що було сказано про форми, відноситься і до звітів. Обравши в діалоговому вікні «База данних» вкладку «Звіти» і натиснувши на кнопці «Створити», одержуємо діалогове вікно «Новий звіт», що дозволяє створити звіт автоматично (діловий звіт), за допомогою «Майстера» або вручну.