10.2. Основные направления работ по организации участия в выставке

Подготовка к участию в современной промышленной выставке — дело коллективное. Ни одна экспозиция на такой выставке сегодня не делается в одиночку. На предприятии, имеющем большой опыт уча­стия в выставках и ярмарках, как правило, уже есть подразделение или служба, которая занимается подобной деятельностью постоянно с привлечением на определенных этапах и по отдельным направле­ниям специалистов других подразделений или подрядчиков со сто­роны. Предприятие, начинающее заниматься выставками, должно выделить хотя бы одного специалиста, который целиком должен по­святить себя этой работе, возглавляя и координируя действия спе­циалистов, привлекаемых временно или периодически. Чаще всего эту работу на предприятии возглавляет менеджер по рекламе и вы­ставкам. На малых предприятиях, как правило, это один из замести­телей генерального директора, курирующий рекламное и выставоч­ное направление работ. Подобную работу может возглавлять и на­чальник отдела маркетинга, и начальник отдела рекламы, если на предприятии нет специальной выставочной службы.

В любом случае, менеджер, ответственный за выставочную дея­тельность предприятия, независимо от того, давно или недавно он этим занимается, при решении участвовать в очередной выставке должен хорошо представить себе основные направления предстоя­щей работы. В процессе подготовки к выставке ему предстоит ско­ординировать усилия разработчиков, готовящих экспонаты; спе­циалистов, которым будут поручены проектирование и застройка выставочного пространства, подготовка печатных материалов, рабо­та с прессой, почтовые и электронные связи, организация перево­зок выставочных грузов, подготовка персонала, направляемого на выставку и т.д. Иногда ему будут помогать целые подразделения — маркетологи, производственники, рекламная служба, сбытовики и финансисты. В этом деле масса нюансов, не придав значения кото­рым, он рискуют поплатиться упущенными возможностями, пере­расходом средств и нервотрепками, за которыми его ждут дальней­шие неприятности.

Лучший способ избежать большинства ошибок — четко сплани­ровать все этапы работ, взвесив особенности предстоящей выставки и оценив специфику предприятия, взаимоотношений с соисполни­телями и подрядчиками, возможность возникновения особых усло­вий и ситуаций. Для разных условий планы организации участия в выставках могут различаться детальностью включаемых этапов, ши­ротой охвата планируемых направлений работ, различным чередо­ванием параллельных и последовательных отрезков плана. Но в любом случае вся работа делится на три периода:

1) подготовительный период (подготовка к выставке);

2) период работы на выставке (включая ее официальное закрытие);

3) послевыставочный период (демонтаж стенда, вывоз экспона­тов и т.п.).

У каждого периода есть начало и окончание, обязательные эта­пы и специфические условия, которые требуют их детализации или дополнения, а значит, и обеспечения соответствующими ресурсами. Ниже приведены обязательные этапы организации участия любого предприятия в отечественной выставке.

Основные этапы организации участия предприятия в выставке