10.4. Первоочередные шаги

после принятия решения

об участии в выставке

Подача заявки на участие в выставке. Первым следствием при­нятого решения об участии в выставке является оформление и своевременная подача заявки на участие. Это важно потому, что популярные выставочные мероприятия испытывают дефицит экс­позиционных и вспомогательных площадей и, как правило, полу­чают больше заявок, чем могут удовлетворить. Если заявка на уча­стие поступает в предельный срок или значительно позже установ­ленной даты, заявитель имеет высокую вероятность получить отказ в регистрации его как участника и в выделении ему площади под экспозицию. Правда, ему может быть предложено минимально обо­рудованное рабочее место или заочное участие. В случае, когда оформление и подача официальной заявки по каким-то причинам наталкивается на трудности, рекомендуется для подстраховки быст­ро оформить и отправить опцион — предварительную (неофици­альную) заявку, образец которой приведен ниже. Большинство уст­роителей обычно идут навстречу таким заявителям и резервируют для них некоторое количество площадей и других ресурсов. В таком случае подавшая пред

Образец 10.1

МЕЖДУНАРОДНАЯ ВЫСТАВКА ОБОРУДОВАНИЯ ОТЕЛЕЙ И РЕСТОРАНОВ «ТЕХНИК-ОТЕЛЬ» с 28 марта по 3 апреля 2002 г.

Директору выставки

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ

Предприятие: _______________________Страна____________________

Адрес___________________________________________________________

Тел.____________Телекс___________Телефакс___________Е-mail_____

Заявляем (предварительно) о намерении участвовать в выставке. Ноши экс­понаты: системы очистки воды, фильтры, арматура и запчасти. Нам требуется:

• площадь в павильоне: 4 м х 12 м = 48 кв. м. (центральный или угловой стенд),

• площадь на открытой площадке с навесом: 4 м х 8 м = 32 кв. м,

• электроэнергия 220 В, 50 Гц, сжатый воздух 4 атм., водопровод, кана­лизация..

Просим выслать в наш адрес официальные бланки: «Заявка на участие в выставке», «Условия участия в выставке», «Особые требования», «Договор».

Одновременно просим сообщить условия включения в каталог участников выставки и расценки на рекламное объявление в нем размером — 1/8, 1/16.

Генеральный директор фирмы____________Подпись

При значительном числе экспонатов их наименование и техни­ческие характеристики, включая вес и габариты, должны быть со­общены в приложении к заявке.

План и технология работ по организации участия в выставке. По получении необходимых материалов от устроителя и принятии окончательного решения об участии в мероприятии руководством издается приказ о подготовке к выставке, определяющий цели и задачи участия, основные мероприятия по подготовке к выставке и ответственных за их выполнение. Планово-финансовому отделу или бухгалтерии дается поручение готовить смету расходов и предложе­ния по бюджету выставки. Разработка плана мероприятий по под­готовке к выставке и организации эффективного участия в ней, как правило, приказом возлагается на менеджера предприятия по вы­ставкам и рекламе. План подготовки к выставке в зависимости от формы участия и степени детализации работ может содержать раз­личное количество позиций. А детализация плана во многом зави­сит от опыта и практики руководителя работ.

План работ и сметы расходов разрабатываются практически параллельно и уточняются методом итерации, когда по мере появ­ления некоторой определенности в плане мероприятий формиру­ются исходные данные для сметы затрат, и наоборот, уточнение отдельных статей сметы и затрат по ним дает основание к исклю­чению отдельных позиций плана или включению новых. И так — несколько раз.

Проектирование и оформление стенда. Сооружение стенда на вы­ставке, пожалуй, самая материально и финансово трудоемкая рабо­та. И прежде чем приняться за стенд, нужно определиться с воз­можным вариантом решения вопроса:

— собственными силами;

— собственными силами с частичным привлечением сил со стороны;

— силами фирмы устроителя выставки;

— заказать специализированной фирме.

Для оценки и сравнения разных вариантов запросите предвари­тельные сметы на выполнение этих работ. Существенную помощь вам окажет устроитель выставки, сообщив свои расценки либо пре­доставив список специализированных фирм, занимающихся оформлением стендов. На ваше решение о разработке стенда влияет не только стоимость работ, но и вероятность его использования в будущем. Поэтому решите, как вы его используете:

— один раз, изредка или многократно;

— в своей стране;

— в своей стране и за рубежом;

— преимущественно за рубежом.

На оформление вашего стенда может повлиять:

— площадь для демонстрации экспонатов;

— гарнитуры мебели для сидения;

— площадь стен;

— кабины для переговоров;

— информационный стенд;

— покрытие пола;

— освещение;

— монтаж промежуточных перекрытий;

— запирающиеся подсобные помещения;

— закрытые места для хранения;

— кухня;

— телефон;

— электроснабжение;

— водопровод и канализация;

— затененное помещение для демонстрации кино и видеофильмов. Проектируя оформление стенда, сверьте отдельные детали с ин­струкциями выставочной компании:

— по крыше стенда;

— по высоте надстроек;

— по акустическим средствам рекламы;

— по особым ограничениям.

Перед выдачей заказа на проектирование стенда окончательно решите:

1. Какие виды продукции или услуг должны экспонироваться на стенде?

2. Под какие задачи делается стенд: демонстрация экспонатов всем посетителям; демонстрация в действии узкому кругу пригла­шенных; чтение докладов с демонстрацией кино, видео или слай­дов, приемы с фуршетом и т.д.?

3. Какого рода стенд вы хотите иметь?

— в павильоне (рядовой компоновки, угловой, островной, го­ловной, блочный, двухэтажный);

— на открытой выставочной площади;

— в отдельном оформлении или в групповой экспозиции;

— в виде складывающейся конструкции;

— в надувном варианте и т.д.

Все пожелания экспонента относительно места стенда или вит­рины в выделяемом павильоне нужно заблаговременно довести до сведения устроителей. В идеале данные пожелания целесообразно лично обсудить с представителем выставочной компании. Но это не всегда возможно сделать лично, поэтому приходится ограничивать­ся телефонными переговорами, пересылкой согласованных доку­ментов, почтовой перепиской, через посредников, и т.п. Но по ме­ре возможности лучше все-таки выехать к месту проведения буду­щего мероприятия, чтобы согласовать лично местоположение экс­позиции и внести коррективы в проект по ее привязке к интерьеру.

Отказ от заявленного участия и его последствия. Как только будут решены основные организационные вопросы по участию, вся энергия экспонента направляется на непосредственную подго­товку своей экспозиции на выставке. Здесь могут возникнуть са­мые разнообразные неожиданности, но теперь нужно помнить, что отказ от участия уже не прост и, как правило, сопряжен со значительными затратами. Если уже издан каталог участников вы­ставки, отказ экспонента от участия приведет к тому, что публи­кацию придется оплатить. Кроме того, отсутствие на выставке указанного в каталоге участника снижает уровень достоверности изложенной в нем информации, и устроитель может предъявить дополнительные претензии по возмещению морального ущерба. Отказавшемуся экспоненту могут быть предъявлены и другие фи­нансовые претензии, так как устроитель на основании списка официальных участников проводит дорогостоящую рекламно-информационную работу. Он несет определенные затраты на пла­нировочные, проектные и другие работы, делает все возможное, чтобы довести до сведения будущих посетителей объемную ин­формацию об участниках, в том числе с использованием совре­менных средств полиграфии и телекоммуникации.

План-график работ по подготовке к выставке. Если вы не наме­рены отказываться от участия, рекомендуется быстрее составить план-график работ по подготовке к выставке, который позволяет сразу же приступить к работам, направленным на реализацию по­ставленных задач и достижение намеченных целей. А предстоит сделать много. Не считая проекта стенда, здесь и выбор способа транспортировки, определение маршрута доставки выставочных грузов. Здесь и таможенные формальности по отправке грузов, во­просы тары, упаковки и маркировки, вопросы приемки доставлен­ных к месту грузов, монтажа экспонатов, организация работы на стенде, в коммерческом центре выставки и вопросы демонтажа стенда и возврата грузов на предприятие. Поэтому помимо основ­ного плана мероприятий по подготовке выставки, желательно, что­бы ответственные за участки работ составили и согласовали между собой личные графики.

Планирование штата работников стенда. Заранее подберите ра­ботников стенда и определите, сколько их нужно:

— штатных сотрудников (из постоянных работников),____чел.;

— подсобный персонал, привлекаемый со стороны._____чел.

Критерии для подбора штатных сотрудников: физическая вынос­ливость, знание продукции, знание круга заказчиков фирмы и по­требителей продукции, знание иностранных языков, технические знания и навыки, необходимые для демонстрации экспонатов в действии, терпимость и доброжелательность в обращении с людь­ми, умение вести переговоры.

Критерии для подбора вспомогательного персонала. Требования зависят от обязанностей, которые будут ему поручены. Например, для гидов и переводчиков:

— знание иностранных языков;

— общетехнические знания;

— знания в данной отрасли и специальной терминологии;

— умение устанавливать контакты с людьми.

Подготовка и издание информационно-рекламных материалов. Они готовятся одновременно с подготовкой экспонатов. Основные виды таких материалов:

а) простые проспекты для широкого распространения (листов­ки). Такие проспекты стоят не очень дорого и поэтому их можно раздавать всем подряд, включая простых «зевак». Однако не исклю­чено, что именно эти проспекты могут привлечь внимание к вам и вашей продукции не предусмотренных вами посетителей;

б) листы технических характеристик, которые должны содер­жать подробную информацию об изделиях;

в) буклеты (складывающиеся проспекты без фальцовки), кото­рые широко освещают вашу производственную программу (если есть возможность, их следует печатать в цвете);

г) каталоги, представляющие исчерпывающую информацию по всей программе экспонента. Каталоги, конечно, следует раздавать только специалистам, которые непосредственно интересуются ва­шей производственной программой;

д) комплект информационных материалов для журналистов:

— краткий очерк о деятельности фирмы экспонента,

— полное описание особенно интересных видов продукции и технологических процессов (все тексты должны быть написаны в третьем лице),

— фотографии (24 х 36 см с глянцевой поверхностью) продук­ции, примеры ее использования, диаграммы и таблицы,

е) сувениры должны, по возможности, перекликаться с продук­цией, которую производит экспонент, и тем самым помочь посети­телю, запечатлеть в своей памяти посещение стенда. Участие в вы­ставке стоит немалых денег и их, право не стоит экономить на том, что вы подарите вашему гостю. Сувениры должны быть интересны по оформлению и одновременно иметь утилитарное назначение, чтобы их стоило сохранить;

ж) бланки для записи бесед. Для бесед, которые вы будете вести с посетителями, для краткой записи содержания разговора заранее

подготовьте специальные бланки или закажите специальные блок­ноты (по возможности с копиркой и нужным числом копий формата А4 или А5), которые могут быть направлены сотрудникам орга­низации экспонента для ознакомления.

Планирование транспортировки грузов на выставку и обратно. Здесь решаются следующие вопросы:

1. Что должно быть доставлено на выставку:

— оснащение стенда;

— экспонаты;

— информационные материалы;

— мебельные гарнитуры;

— персонал.

2. Каким образом перевезти грузы?

— по железной дороге (заранее убедитесь в том, что к выста-иочному комплексу подходят подъездные пути и проверьте возмож­ность погрузки и разгрузки);

— на грузовых машинах (проверьте, можно ли на машине въе­хать на территорию и в павильон, наличие автокранов, подъемных кранов в павильоне, вилочных погрузчиков для разгрузки, как зака­зать пропуска на территорию для транспорта).

3. Как спланировать перевозку и монтаж стенда:

— выяснить продолжительность доставки с завода на выставку;

— уточнить, где будут установлены экспонаты в павильоне и на открытой площадке;

— уточнить установку информационных щитов;

— узнать рабочее время кранов, вилочных погрузчиков, условия и начало погрузочных работ;

— определить место складирования тары для обратной доставки;

— получить указания устроителя по сооружению стенда;

— откорректировать предварительное планирование транспорт­ных средств и механизмов для демонтажных работ.

При этом необходимо решить, будете ли вы использовать соб­ственные транспортные средства или поручите погрузку, транс­портировку и разгрузку специализированным фирмам. В целях экономии средств приходится взвесить все преимущества и недос­татки вариантов.