2. Автоматизація обліку готової продукції та її реалізації засобами

універсального програмного продукту .

Що стосується вимог до апаратних ресурсів, то тут усе залежить від розмірів автоматизованого обліку. Необхідно проаналізувати предметну область, звичайно системи складського обліку розробляються під конкретного замовника. Для кожної гарної системи завжди повинний існувати адміністратор, що буде супроводжувати систему, усувати помилки, а при розширенні предметної області допрацьовувати програмні модулі. Що стосується кінцевих користувачів, то отут можуть бути майже всі співробітники фірми, причому для кожного співробітника може бути запрограмований тип доступу (читання, зміна, додавання, видалення й ін.) до документів, довідникам, регістрам і іншій інформації в системі.

Реалізацію автоматизованого складського обліку можна розроблювати в програмному продукті X-DOOR фірми SoftTAXI. Модуль «Складський облік» рекомендується для застосування на підприємствах з номенклатурою виробів, що реалізуються, і які вимагають кількісного обліку та формування звітних документів, що характеризують рух товарів для відображення його в бухгалтерському обліку.

«Складський облік» призначений для:

1. організованого зберігання інформації про товари та послуги.

2. ведення роздільного обліку руху товарів по точках реалізації або підрозділах, використовуючи принцип багато складського обліку.

3. ведення розрізненого обліку реалізації товарів за готівковий та безготівковий розрахунок, використовуючи як балансові рахунки бухгалтерського обліку, так і позабалансові рахунки.

«Складський облік» дозволяє:

1. вести багато складський облік товарів і матеріалів;

2. формувати багаторівневу структуру складу (група / вид / тип / товар);

3. створювати внутрішній класифікатор товарів;

4. зберігати і оперативно відслідковувати інформацію про усі партії товарів, що надійшли, з урахуванням строку реалізації;

5. зберігати по кожному товару норму запасу і формувати на її основі дані про фактичний залишок звіт про умовний дефіцит;

6. прискорити і спростити процедуру відображення приходу і витрат товарів в карточці, використовуючи шаблон введення;

7. формування комплекту звітних документів, всебічно характеризуючих рух товарно-матеріальних цінностей;

8. автоматизувати міжскладські переміщення;

9. в автоматичному режимі виконувати відвантаження товарів зі складу по виписаних за період накладних;

10. відмітити операцію приходу та відвантаження товару зі складу;

11. здійснювати вибракування товару з можливістю наступної реалізації за спеціальною ціною браку;

12. автоматично формувати відпускні ціни на товари з веденням журналу призначення цін;

13. автоматично виконувати резервування та розрезервування товарів, виписаних по рахунках[4].

Модуль «Складський облік» формує і друкує такі звітні документи:

1. зведену відомість;

2. товарний звіт;

3. інвентаризований опис товарно-матеріальних цінностей;

4. умовний дефіцит;

5. відомість витрат товарів;

6. картку витрат за покупцями;

7. картку витрат за постачальниками;

8. акти затвердження цін і переоцінки;

9. відомість товару з закінчуючим терміном реалізації;

10. оборотну відомість по постачальниках за обліковими та відпускними цінами;

11. відомість залишків;

12. відомість надходження товарів;

13. прибутково-витратну відомість;

14. карточку приходу по постачальниках;

15. акт браку;

16. прейскурант.

Фірма SoftTAXI пропонує також модуль «Відпуск товару», який доцільно поєднувати з модулем «Складський облік».

Модуль «Відпуск товару» призначений для автоматизації робочого місця менеджера і виконання робіт, пов’язаних з формуванням рахунків і витратних накладних з використанням різних видів відпускних цін, з створенням прайс-листів на товари та послуги.

Від дозволяє:

1. вести та використовувати в роботі роздільний облік оплачених і

2. неоплачених рахунків;

3. вести і використовувати в роботі роздільний облік відвантажених і

4. невідвантажених накладних;

5. формувати відпускні ціни як довільно, так і у вигляді націнки або скидки

6. від будь-якої відпускної ціни;

7. зберігати і використовувати при виписці дані про партнерів;

8. використовувати при формуванні рахунків і витратних накладних реквізити

9. декількох банків (розрахункових рахунків);

10. використовувати пульти швидкого пошуку за фрагментом найменування

11. партнера чи товару;

12. зберігати створені документи в архівах, формувати чисті бланки рахунків і

13. витратних накладних із заповненими реквізитами підприємства;

14. визначити приналежність товару до податкової групи тощо.

15. «Відпуск товару» дозволяє формувати і друкувати наступні документи:

16. працс-лист на товари та послуги, а також інформацію про найменування

17. товару, його ціні з ПДВ або без нього;

18. рахунки на сплату, підготовлені на основі прайс-листів, раніше виписаних

19. рахунків або довільної інформації;

20. перелік рахунків і витратних накладних за будь-який період по одному або

21. усіх партнерах;

22. перелік документів, за якими зарезервовано товар[10].

Microsoft Access в даний час є однією з найпопулярніших серед настільних (персональних) програмних систем управління базами даних. Процес розробки конкретного програмного застосування в середовищі Access в першу чергу визначається специфікою наочної області, що автоматизується. Проте для більшості з них можна виділити ряд типових етапів:

1. розробка і опис структур таблиць даних;

2. розробка схеми даних і завдання системи взаємозв'язків між

3. таблицями:

4. розробка системи запитів до таблиць бази даних і (при необхідності) їх інтеграція в схему даних;

5. розробка екранних форм введення/висновку даних;

6. розробка системи звітів по даним;

7. розробка програмних розширень для бази даних, вирішальних специфічні завдання по обробці інформації, що міститься в ній, за допомогою інструментарію макросів і модулів;

8. розробка системи захисту даних, прав і обмежень по доступу.

Очевидно, що між перерахованими етапами існує велика кількість зворотних зв'язків, повернення до перших кроків, виходячи з обставин, що знов відкрилися, які неможливо було наперед врахувати або передбачати.

Ще раз підкреслимо, що описана послідовність етапів розробки бази даних в MS Access не є безумовним еталоном. Проте дуже часто відхилення від неї свідчать не стільки про оригінальність ходу думки розробника, скільки про погрішності, допущені ним при плануванні процесу розробки, або взагалі про відсутність у нього якого-небудь плану.

База даних містить таблиці: «Одержувачі», «Реалізація», «Розповсюдження по видам». Таблиця «Одержувачі» містить дані про всіх одержувачів товару та кількість товару яка йому була доставлена. Вона включає поля, які містять інформацію про ім’я розповсюджувача, його адресу, телефон та кількість товару яка була йому доставлена. Для зручності зв'язку з іншими таблицями для кожного одержувача був введений унікальний ідентифікаційний код. За допомогою цього коду ми можемо отримати вичерпну інформацію про одержувачів товару з будь-якої іншої таблиці. Таблиця «Реалізація» містить дані про те куди було доставлено товар, також вказано кількість цього товару в літрах та вказана скільки було сплачено за цей товар в гривнях.