1.1.4. Государственная система документационного обеспечения управления

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях.

Основные цели ГСДОУ:

упорядочение документооборота организаций;

сокращение количества и повышение качества документов;

создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации;

совершенствование работы аппарата управления;

ГСДУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций, предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

1.1.5. Правила составления документов

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6. 30-2003 (унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др..

распорядительной документации. Требования к оформлению документов). ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов.

Государственный стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб РФ; 02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины потановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 – заголовок к тексту документа;

19 – отметка о контроле;

20 –текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнение документа и направление его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом « О Государственном гербе Российской Федерации».

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно представляется код по ОКПО.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами,

Выдаваемыми налоговыми органами.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например: