Раздел 2. Документирование деятельности организаций

2.1. Конспект лекций по разделу

2.1.1. Организационные документы

Организационными документами называется комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, структурой и штатной численностью, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, контрактами, хозяйственными договорами, соглашениями, приказами, распоряжениями и другими установлениями администрации, а также коллективными договорами. Большинство перечисленных документов оформляются в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В Уставе предприятия обязательно отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, организационная структура, форма собственности, характер взаимоотношений с партнерами и государственными органами, порядок осуществления производственно-хозяйственной деятельности и ее контроля, а также порядок реорганизации и ликвидации.

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятие должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланки предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем.

Организация разрабатывает взаимные обязанности работников и администрации, порядок предоставления отпусков, командирование сотрудников, разрабатывает режим работы и другие вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале.

Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.

Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатываются положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается приказом руководителя.