2. Разработка фирменного бланка предприятия
Самый простой способ создания нового документа, это использование шаблонов. Шаблоны представляют собой стандартные заготовки документов определенного типа и используются для облегчения подготовки документов.
Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. Начиная составлять определенный документ, вы сначала вызываете шаблон этого типа документов, а уже затем заполняете его.
Составление документа при этом сводится к заполнению его определенных полей текстом. Удобство шаблона заключается в том, что сделанный однажды, он может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определенного вида. Фирменный бланк предприятия – распространенный документ, часто создаваемый в текстовых редакторах. В связи с постоянным использованием данного документа можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении документа как файла docx или docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.
Шаблоны – это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.
Самый популярный текстовый процессор Microsoft Word имеет мощные и полезные возможности, благодаря которым можно создать любой документ. Запуск программы выполняется через кнопку Пуск – Программы – Microsoft Word.
Создание шаблона осуществляется в несколько этапов:
Откройте меню «Файл», а затем выберите команду «Создать».
Выберите «Новый документ» и нажмите кнопку «Создать».
Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. Можно также добавить пояснительный текст, элементы управления содержимым, такие как выбор даты, и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.
Откройте меню «Файл», а затем выберите команду «Сохранить как».
Выберите имя файла для нового шаблона, в списке «Тип файла» выберите «Шаблон Word» (файл dotx) и нажмите кнопку «Сохранить». Можно также сохранить шаблон как «Шаблон Word с поддержкой макросов (файл dotm)» или «Шаблон Word 97-2003» (файл dot).
Закройте шаблон.
Дополнительную гибкость шаблону можно придать, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как поля форматированного текста, рисунки, раскрывающиеся списки или выбор даты.
Предположим, например, что пользователь передал коллеге шаблон, содержащий раскрывающийся список. В этом списке набор элементов, который должен быть в документе, распространяемом на основе шаблона, коллегу не страивает. Поскольку при добавлении элемента управления содержимым к шаблону пользователь разрешил редактировать раскрывающийся список, коллега может быстро и легко изменить шаблон под свои потребности.
Word располагает широким выбором вариантов форматирования текста. В Microsoft Office Word 2007 для быстрого форматирования текста можно использовать мини-панель инструментов форматирования. Эта мини-панель выводится на экран автоматически при выделении текста. Она также отображается в контекстном меню, если щелкнуть выделенный текст правой кнопкой мыши.
Результат создания шаблона показан на рис. 2.
Рис.2 Фрагмент фирменного бланка.