4. Создание презентации компании

Презентация – это последовательно демонстрируемый набор изображений, содержащих текст, таблицы, графики, рисунки и пр. На сегодняшний день различные виды презентаций – один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления целевой аудитории с продвигаемым объектом, будь то товар, продукт или услуги. Презентация - это также удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития фирмы, а возможно и привлечения инвестиций.

Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в формате РowerРoint (презентация Power Point), получившая широкое распространение в бизнес среде.

PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение .ррт и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму (рис. 7).

Рис. 7 Элементы содержимого типичного слайда презентации

Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание.

Для создания презентации необходимо выбрать в меню «Файл» команду «Создать» и перейти на правую панель «Создание презентации». Презентацию в Microsoft Power Point можно создать несколькими способами. Например, воспользоваться мастером автосодержания, который на основе полученных ответов создает презентацию требуемого содержания и дизайна. Кроме того, можно создать презентацию на основе шаблона, определяющего дизайн (но не содержание) презентации. И наконец, можно начать с импорта структуры презентации из другого приложения или с пустой презентации, не имеющей ни содержания, ни дизайна. Выбор делается по усмотрению разработчика презентации.

В любой презентации, естественно, первым слайдом должен идти титульный. На нем целесообразно отразить название компании, для которой создается презентация, её основные реквизиты, или тему доклада. Для того чтобы вставить текст на слайд можно просто ввести его прямо в пустую рамку на слайде. Окруженные пунктирным или штриховым контуром местозаполнители форматируются определенным шрифтом с заданным размером символов, а содержащиеся в них рекомендации по содержимому должны заменяться текстом докладчика.

Чтобы добавить текст вне пустой рамки, можно воспользоваться кнопкой «Надпись» на панели инструментов «Рисование» (рис. 8). Текст также можно ввести в автофигуру или оформить текст, добавив графический объект WordArt. Эти объекты являются компонентами презентаций PowerPoint. Для их редактирования и применения к ним цветов, узоров, границ и других эффектов в PowerPoint 2003 используется «панель рисования».

Рис. 8. Панель рисования.

В некоторых случаях для использования команд «панели рисования» необходимо разгруппировать рисунок и преобразовать его в графический объект. Используя инструменты на панели «Настройка изображения», можно обрезать рисунок, изменить его яркость, контраст или цвет и внести другие изменения.

Для добавление импортированного рисунка используется меню «Вставка»,команда «Рисунок» пункт «Из файла».

Текст можно помещать в различные фигуры, а также применять к нему оформление, такое как «тень», «наклон», «поворот» и «растяжение».

Рис. 9. Титульный слайд презентации

Для представления информации в графическом виде обычно используются графики и диаграммы. PowerPoint позволяет поместить такие объекты на слайды презентации, причем они могут как импортироваться из других приложений (например, Microsoft Excel или Visio), так создаваться непосредственно на слайде при подготовке презентации, - для создания графиков используется встроенный модуль Microsoft Graph. Помимо того, на слайдах может использоваться еще один тип диаграмм - схематические диаграммы, для работы с которыми программа предоставляет специальные инструменты.

Для создания графика на уже существующем слайде сделайте его текущим и выберите команду меню «Вставка»- «Диаграмма» либо щелкните на специальной кнопке «Диаграмма».

Таблицы - один из самых удобных способов представления текстовой и числовой информации. Для помещения таблицы на слайд выберите команду меню «Вставка»-«Таблица» или щелкните на кнопке «Добавить таблицу» панели инструментов «Стандартная». В первом случае на экране раскроется диалоговое окно «Вставка таблицы», содержащее два поля для определения количества строк и столбцов таблицы, а во втором раскроется сетка-меню, позволяющая определить размеры создаваемой таблицы графическим способом. При необходимости количество строк или столбцов уже созданной таблицы можно изменить с помощью команд контекстного меню.

Рис. 10. Добавление диаграммы на слайд презентации

Рис. 11. Добавление таблицы на слайд презентации

PowerPoint позволяет помещать на слайды различное мультимедиа содержимое - музыкальное сопровождение, видеоролики или звукозапись вашего голоса. Воспроизведение этих материалов может быть автоматическим или после щелчка мышью.

Для помещения на слайд звукозаписи или видеоклипа откройте презентацию и сделайте текущим требуемый слайд, а затем выберите команду меню «Вставка» - «Фильмы и звук». Раскроется подменю, в котором есть несколько команд, предназначенных для помещения на слайд аудио- или видеоданных, выбираемых из разных источников. Если фильм или аудиофайл предполагается взять из коллекции картинок, то при выборе соответствующей команды раскрывается панель задач с открытой вкладкой Коллекция клипов, где можно подобрать подходящий клип, а затем поместить его на слайд. Чтобы изменить условие запуска клипа или добавить гиперссылку на клип, требуется выбрать в меню «Показ слайдов» команду «Настройка действия».

С помощью команды «Настройка анимации» (меню «Показ слайдов») можно добавить эффекты анимации и изменить параметры воспроизведения. Например, можно установить автоматическое воспроизведение звука или видеоклипа в анимационном эпизоде.

Для создания качественной презентации необходимо соблюдать ряд требований, предъявляемых к оформлению данных блоков.

Представление информации:

Содержание информации	используйте короткие слова и предложения. минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных. заголовки должны привлекать внимание аудитории.
Расположение информации на странице	предпочтительно горизонтальное расположение информации. наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана. если на слайде располагается картинка, надпись должна располагаться под ней.
Шрифты	для заголовков – не менее 24. для информации – не менее 18. шрифты без засечек легче читать с большого расстояния. нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации. для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание. нельзя злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных).
Способы выделения информации	Следует использовать: рамки; границы, заливку; штриховку, стрелки; рисунки, диаграммы, схемы для иллюстрации наиболее важных фактов.
Объем информации	не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: люди могут единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений. наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде.
Виды слайдов	Для обеспечения разнообразия следует использовать разные виды слайдов: с текстом; с таблицами; с диаграммами.

Оформление слайдов:

Стиль	соблюдайте единый стиль оформления избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации. вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должны преобладать над основной информацией (текстом, иллюстрациями).
Фон	для фона предпочтительны холодные тона
Использование цвета	на одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовка, один для текста. для фона и текста используйте контрастные цвета. обратите внимание на цвет гиперссылок (до и после использования). таблица сочетаемости цветов в приложении.
Анимационные эффекты	используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде. не стоит злоупотреблять различными анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.