Лекція 2. Економічна інформація, її класифікація і структурні одиниці

Інформаційна система обліку, контролю, аналізу і аудиту може функціонувати тільки при наявності економічної інформації. Економічна інформація являє собою сукупність різних відомостей економічного характеру, що виникають при підготовці виробництва, в процесі виробничо-господарської діяльності і при управлінні цією діяльністю.

Система економічної інформації це сукупність методів генерації, передачі і переробоки інформації у всіх ланках економіки підприємства.

По рівню виникнення і передачі економічна інформація характеризується своїм об'єктом і джерелом. Під об'єктом інформації розуміється об'єкт або явище, що має реальне втілення і відмінні риси і існує фактично або в уяві людей. Наприклад, структурні підрозділи, працівники і т.д.

Під джерелом інформації розуміється такий елемент, який може формувати або виробляти вхідні повідомлення для системи, наприклад, посадова особа, відділ і т.д.

На основі об'єкта інформації формується економічна інформаційна система. Вона розчленовується на складові елементи, кожний з яких володіє властивостями системи. Таким чином, внаслідок послідовного розчленування виходить система взаємопов'язаних одиниць інформації, які на різних рівнях впливають один на одну.

Інформаційну сукупність масиву документів деякої форми, що утворилася при їх угрупуванні по рівнях, називають складовою одиницею інформації. Кожна складова одиниця інформації поділяється на інформаційні сукупності більш низького рівня. Найменшою одиницею є реквізит - неподільна одиниця даних, що має певне значення.

Кожний реквізит являє собою сукупність символів (буквених і цифрових) і має свою назву. Найменування типу реквізиту необхідне для відображення його смислового змісту і для звернення до нього.

З реквізитів будуються всі інші структурні одиниці, в яких елементи логічно пов'язані або об'єднані один з одним.

У процесі автоматизованої обробки інформації реквізити поділяються на основи і ознаки. Основи характеризують кількісні властивості сутностей, отриманих внаслідок обчислень або вимірювань, наприклад, кількість виробів, розцінка і т.д. Ознаки характеризують якісні властивості сутностей, наприклад, найменування товару, прізвище, ім'я, по батькові працівника і т.д.

При обробці інформації в машині над основами виконуються арифметичні операції, а за допомогою ознак здійснюється пошук інформації, її вибірка, сортування і т.д.

Основи і ознаки, що відносяться до них утворюють показники. На показниках будуються документи. Під документом потрібно розуміти таку інформаційну сукупність, яка має цілком самостійне смислове значення, характеризується повним набором реквізитів і показників і зафіксована на матеріальному носії.

При рішенні економічних задач на ЕОМ прийнята наступна ієрархія даних в порядку зростання їх логічної складності:

• Реквізит;

• Агрегат даних;

• Запис;

• Файл;

• База даних.

Агрегат даних це поіменована сукупність двох або більше реквізитів, наприклад, дата народження працівника, і т.д.

Запис це поіменована сукупність логічно пов'язаних реквізитів, що використовуються для опису сутностей, наприклад, дані про підприємство. Сукупність взаємопов'язаних типів реквізитів, розташованих в певній послідовності, утворить шаблон відповідної структури запису.

Файл це поіменована сукупність записів для об'єктів одного типу, наприклад, «Зведення про всі структурні підрозділи підприємства».

База даних це поіменована сукупність взаємопов'язаних файлів, представлених для одночасного використання багатьма користувачами або додатками, наприклад, файли Матеріали, Продукція і т.д.

З точки зору класу задач економічного управління, економічна інформація класифікується за різними ознаками.

1. По функціях управління інформацію поділяють на директивну, нормативну, планову, облікову, статистичну, аналітичну, звітну, довідкову і спеціальну.

Під директивною інформацією розуміються дані, що містяться в директивних документах; під нормативною інформацією - дані про діючі і нормативні показники, що проектуються; під плановою інформацією дані планів, проектів і прогнозів; під обліковою інформацією дані бухгалтерського обліку; під аналітичною інформацією дані оперативного обліку; під статистичною інформацією дані статистичного обліку; під звітною інформацією дані про фактичний стан різних сторін виробничо-господарської діяльності підприємства; під довідковою інформацією повідомлення, що формуються по запитам користувачів системи; до спеціальної інформації відносяться сегменти по задачах, масиви, константи і т.д.

2. За місцем виникнення інформація ділиться на внутрішню і зовнішню.

Внутрішньої називається інформація, яка виникає всередині об'єкта (підприємство, цех, склад і т.д.).

Внутрішня інформація поділяється на інформацію про продукцію, про виробничі процеси і про внутрішні обурення. Інформація про продукцію характеризує якісні і кількісні боки продукції. Інформація про процеси виробництва представляє дані про хід технологічного виробництва, про енергоносії і т.д. Інформація про внутрішні обурення включає відомості про простої, відсутність матеріальних цінностей і т.д.

Зовнішня інформація поділяється на планову, нормативно-довідкову і інформацію про зовнішні обурення. До планової зовнішньої інформації відноситься інформація про параметри об'єкта управління на майбутній період. Нормативно-довідкова інформація містить різні нормативні і довідкові дані. Інформація про зовнішні обурення вказує повідомлення, що характеризують невчасну зміну нормативів, нестачу матеріальних цінностей на виробництво продукції і т.д.

3. По стадіях утворення інформація поділяється на вхідну, вихідну і проміжну. Вхідна інформація це інформація, що виникає на первинній стадії процесу управління. Вона являє собою сукупність вихідних даних, необхідних для рішення задач. До вихідних даних можуть бути віднесені всі первинні дані і нормативно-довідкова інформація. До вихідної відноситься інформація, отримана як результат рішення задач і призначена для безпосереднього використання в управлінні. Проміжна інформація є результатом рішення задачі і використовується при рішенні інших задач як вхідна інформація.

4. За часом виникнення інформація поділяється на оперативну і поточну. Оперативна інформація це інформація з не регламентним періодом надходження в систему. Поточна інформація це інформація, що поступає згідно з встановленим регламентом.

5. По об'єктивності відображення інформація ділиться на достовірну, недостовірну, точну і неточну.

6. По повноті інформація поділяється на достатню, надмірну і недостатню.

7. По відношенню до процесу обробки інформація класифікується на ту, що обробляється і що необробляється.

8. За інтервалом часу між надходженнями інформація ділиться на періодичну і неперіодичну.