Документация и документооборот

1. Документ как элемент метода бухгалтерского учета

В бух­галтерском учете каждая хозяйственная операция регистрируется на особых бланках — документах. Такая документация в процессе хозяйственной деятельности предприятия называется первичным учетом. Так как все первичные документы составляются адми­нистративно-хозяйственным и инженерно-техническим персона­лом, то ответственность за первичный учет несут и они.

Реквизиты документов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифици­рованных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны со­держать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;

2. дату составления документа;

3. наименование организации, от имени которой составлен документ;

4. содержание хозяйственной операции;

5. измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;

6. наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформ­ления;

7. подписи правомочных на то лиц.

2. Классификация регистров бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, которая находится в принятых к учету первичных документах, для отражения на синтетических счетах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ве­дутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использо­вании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хроно­логической последовательности и группироваться по соответст­вующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обес­печивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обес­печиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исп­равление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправ­ление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной пред­приятия.

Лица, которые имеют доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны они, как правило, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры бухгалтерского учета по характеру регистра­ции в них учетных данных делятся на:

1. хронологические (предназначены для последовательной записи операций по мере их совершения и выполняют конт­рольную функцию);

2. систематические (предназначены для классификации хо­зяйственных операций по видам средств и характеру хозяйст­венных процессов).

По объему учитываемых сведений делятся на:

1) синтетические регистры (отражают и контролируют хозяйственные операции в обобщенном виде по группам средств);

2) аналитические регистры (отражают специфические особенности и отдельные виды хозяйственных операций).

По внешней форме делятся на:

1. книги;

2. свободные листы;

3. карточки.

По построению в них реквизитов делятся на:

1. односторонние;

2. двухсторонние;

3. табличные.

Связь учетных регистров необходима для автоматизации фор­мирования бухгалтерских проводок в процессе ввода сведений об операции. Эта взаимосвязь обеспечивает многократность измене­ния хозяйственной операции.