6. Организация и управление системой учета и отчетности.

В процессе формирования и налаживания системы управления фирмой одной из главных задач руководства является создание устойчивой системы информационного обеспечения. Установлено, что основной поток информации, примерно 70%, используемый менеджментом для принятия управленческих решений формируется из внутренних источников. Ее сбором, обработкой и предоставлением в интерпретируемом виде занимается штат специально подготовленных для этой деятельности работников в лице бухгалтерской службы.

Исходя из этого, для получения достоверных сведений о деятельности фирмы используется система хозяйственного учета.

Хозяйственный учет - это система наблюдения, измерения, регистрации, обработки и передачи информации о процессах материального производства в целях контроля, анализа и управления ими.

Традиционно в системе хозяйственного учета различают три вида учета, которые дополняя друг друга, составляют единую систему хозяйственного учета в России:

1. оперативный (или оперативно-технический);

2. статистический;

3. бухгалтерский.

Оперативный (или оперативно-технический) учетслужит для текущего повседневного управления предприятием.Оперативный учет ведется в цехах, на рабочих участках и в прочих структурных подразделениях фирмы. Ведение оперативного учета осуществляется как уполномоченными сотрудниками на местах, так и работниками экономического, финансового от­делов предприятия, служб сбыта, кадров и пр. В нем отражается информация отдельных фактов хозяйственной жизни сразу вслед за их совершением. Он напрямую связан с контролем выполнения бюджетов и оперативных планов.

Большая часть данных оперативного учета берется из первичных документов, но в случае необходимости информация может быть получена устно по те­лефону либо с использованием иных средств связи (например электронной почты).

Ряд данных оперативного учета используется не только на предприятии, но и может быть затребован органами статистики для обобщения соответствующей информации и составления по ней отчетности в масштабе отраслей на­родного хозяйства.

Данные оперативного учета должны быть доступ­ны для понимания каждого оперативного работника цеха, участ­ка, службы. Эффективность этого вида учета значительно по­вышается в связи с использованием его данных в качестве источника управленческого анализа.

Статистический учет - система сбора и обработки данных о массовых социально-экономических явлениях с целью выявления и измерения их закономерностей. Статистический учет при­меняется в масштабах мирового хозяйства, на уров­не отдельных государств, на уровне отдельных секторов экономики и на уровне хозяйствующих субъектов. Сводные статистические дан­ные широко используются при составлении прогнозов и планов развития народного хозяйства.

Информацию статистика получает непосредственно из дан­ных оперативного и бухгалтерского учета предприятия, в связи с чем организация ведения учета на предприятиях должна отве­чать требованиям статистической обработки и свод­ки этих данных.

На фирме при помощи статистики получают обобщенные данные об объеме и динамике выпуска продукции, производи­тельности труда, закономерностях развития заработной платы, товарооборота и др. что позволяет сопоставлять результаты своей деятельности с соответствующими статистическими показателями.

Бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информацииоб объектах, предусмотренных Федеральным законом о бухгалтерском учете, в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.¹Бухгалтерский учет базируется на принципах (допущениях) имущественной обособленности организации, непрерывности деятельности, последовательности применения учетной политики, временной определенности отражения в учете фактов хозяйственной жизни (принцип начисления). К бухгалтерскому учету предъявляют требования полноты учета, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости, использования денежного измерителя; рациональности и своевременности.

Объектами бухгалтерского учета на фирме являются: факты хозяйственной жизни, активы, обязательства, источники финансирования его деятельности, доходы, расходы, иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Только использование информации всех трех видов учета позво­ляет организации наиболее эффективно управлять своей деятельностью, удовлетворять запросы потребителей продукции, выполнять работы и оказывать услуги, оценивать положение орга­низации на рынке.

Все экономические субъекты обязаны вести бухгалтерский учет непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.

Бухгалтерский учет на фирме, как правило, включает в себя три самостоятельные системы учета: финансовую, управленческую, налоговую. По сути, все они отражают одну и ту же первичную информацию, но по-разному.

Выделение данных видов учета вызвано тем, что различным пользователям хозяйственного учета нужна различная информация об аспектах хозяйственной деятельности. Обычно пользователей учетной информации разделяют на внутренних и внешних, выделяя у внешних пользователей прямой и косвенный финансовый интерес. К внутренним пользователям относятся собственники предприятия, Совет директоров, администрация предприятия, работники и пр. К внешним пользователям с прямымфинансовым интересом относятся: кредиторы, инвесторы, поставщики и т.д., с косвенным финансовым интересом - налоговые органы, пенсионный фонд, фонд социального страхования, контрольно-ревизионное управление, Росстат, аудиторские фирмы и т.д.

Представители администрации организации являются одними из основных пользователей учетной информации. Основными критериями при определении состава информации для каждого работника администрации являются:

• соответствие состава информации функциям работника;

• необходимость соблюдения коммерческой тайны.

Внешние пользователи довольствуются в основном информацией, содержащейся в публичной бухгалтерской отчетности. По данным отчетности они делают выводы о финансовом состоянии организации.

Финансовый учет представляет собой систему подготовки и сбора учетной информации, обеспечивающей регистрацию и отражение фактов хозяйственной жизни. Целью финансового учета является составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая открыта для публикации и предназначена как для внутренних, так и внешних пользователей. Финансовый учет обязаны вести все без исключения организации. Правила ведения финансового учета, а также порядок составления бухгалтерской (финансовой) отчетности определены законодательством и основаны на общепринятых принципах. Информацию финансового учета можно подвергнуть проверке и она объективна.

Система управленческого учета направлена прежде всего на получение информации, необходимой для принятия управленческих решений. Она расширяет и детализирует данные финансового учета, охватывая производственные операции. Так, если внешнюю финансовую отчетность составляют по хозяйствующему субъекту, и в ней находят отражение факты хозяйственной жизни, которые уже имели место в реальной действительности в денежной оценке на момент их совершения, то управленческий учет включает в себя информацию о деятельности отдельных подразделений предприятия, себестоимости различных видов выпускаемой продукции, прямых и косвенных издержках по их видам, местам возникновения, носителям затрат и т.д., и необязательно в стоимостной оценке.

Внутренняя информация представляется в виде сводок и отчетов, в бюджетах предприятия, в калькуляциях себестоимости производимой продукции. Она используется при определении продажной цены продукции, планировании ее производства и продажи, капитальных вложений и составляет коммерческую тайну предприятия.

Управленческий учет вести необязательно, требование о его при­менении исходит от администрации организации, при этом внешним пользователям информация управленческого учета не предоставляется.

Налоговый учет – это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации и составления налоговой отчетности. Информацией для налогового учета служат данные бухгалтерского учета

Все подсистемы учета учет дополняют друг друга и совместно используют одну и ту же информацию.

Важным условием правильной организации бухгалтерского (финансового) учета фирмы является его государственное нормативное регулирование. Оно осуществляется Правительством РФ в лице уполномоченного органа – Министерства финансов, который осуществляет общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в России для субъектов, не подпадающих под юрисдикцию ЦБ РФ.

Основным документом, в котором закреплены правила ведения учета на фирме является учетная политика фирмы.

Учетная политика организации разрабатывается:

• для целей бухгалтерского (финансового) учета;

• для целей управленческого учета;

• для целей налогового учета.

Главное назначение учетной политики - документально подтвердить выбранные организацией способы ведения учета. Учетная политика должна отвечать ряду требований, сформулированных в федеральном стандарте ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»: полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания над формой, непротиворечивости и рациональности.²

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации на финансовый год путем издания соответствующего приказа не позднее последнего дня предшествующего года.

Во вновь созданной организации учетная политика должна быть разработана и утверждена до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня ее регистрации.

Учетная политика включает методические, технические и организационные вопросы бухгалтерского учета.

Методическая часть - выбор альтернативных из предусмотренных в национальных стандартах вариантов учета имущества, обязательств, фактов хозяйственной жизни (например способы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов; выбор способа учета заготовления и приобретения материально-производственных запасов; выбор варианта учета затрат на производство; распределение и использование чистой прибыли; дивидендную политику и т.д.).

Техническая часть отражаетформирование рабочего плана счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов и порядок документооборота, выбор формы бухгалтерского учета, порядок проведения инвентаризации имущества, порядок составления, представления и публикации отчетности и т.д.

Организационная часть рассматриваетвопросы: полномочий и ответственности главного бухгалтера; организации работы бухгалтерии; использование программных продуктов для автоматизации учетного процесса и пр.

Учетная политика должна применяться последовательно из года в год, и ее изменение возможно лишь при следующих условиях:

• изменения требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

• разработка или выбор нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

• существенное изменение условий деятельности фирмы.

Учетная политика для целей налогового учета - выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых НК РФ способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика.

Учетная политика для целей налогообложения включает в себя три основных раздела:

• организационные моменты (принципы) налогового учета на фирме;

• методы и способы налогообложения;

• регистры налогового учета.

Учетная политика для целей управленческого учета зависит от целей управленческого учета, отражает критерии ведения управленческого учета конкретной фирмы и чаще всего содержит два раздела:

• методический (выбираются методы оценки активов в целях составления управленческого баланса; определяется методика учета затрат и калькулирования себестоимости продукции; определяется методика подготовки информации для набора управленческих решений; разрабатывается перечень регистров управленческого учета; разрабатываются виды и формы управленческой отчетности; разрабатывается перечень типовых хозяйственных операций, возможных в фирме и пр.).

• организационно-технический (определяются организационные структуры служб, занимающихся управленческим учетом; формируется финансовая структура фирмы для осуществления бюджетного управления (на основе центров финансовой ответственности); разрабатываются стандарты документооборота; разрабатываются техника учета и новые требования к оперативности обработки первичной информации для получения необходимой управленческой информации с заданной оперативностью, периодичностью и в нужных аналитических разрезах).