5. Первинна документація з обліку запасів.

Первинні документи треба складати під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського об­ліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Обов'язкові реквізити первинних облікових документів

Первинні облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і мають містити такі обов'язкові реквізити:

1. назву документа (форми);

2. дату і місце складання;

3. назву підприємства, від імені якого складено документ;

4. зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру гос­подарської операції;

5. посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифіку­вати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується в реєстрах синтетичного та ана­літичного бухгалтерського обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Існують такі типові форми первинного обліку запасів:

М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли"; М-2а "Акт списання бланків довіреностей"; М-3 "Журнал реєстрації довіреностей"; М-4 "Прибутковий ордер"; М-7 "Акт про приймання матеріалів"; М-8 "Лімітно-забірна картка"; М-9 "Лімітно-забірна картка";

М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів"; М-11 "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";

М-12 "Картка № складського обліку матеріалів";

М-13 "Реєстр № приймання-здавання документів";

М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі";

М-15 "Акт про приймання устаткування";

М-15а "Акт приймання-передачі устаткування до монтажу";

М-16 "Матеріальний ярлик";

М-17 "Акт № про виявлені дефекти устаткування";

М-18 "Сигнальна довідка про відхилення фактичного залиш­ку матеріалів від установлених норм запасу"; М-19 "Матеріальний звіт"; М-21 "Інвентаризаційний опис №".

Крім того, затверджено Інструкцію про порядок виготовлен­ня, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної до­кументації для перевезення вантажів автомобільним транспор­том та обліку транспортної роботи. Цією інструкцією визнача­ються такі типові форми єдиної первинної транспортної докумен­тації:

1. подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні — типова форма № 1 (міжнародна);

2. подорожній лист вантажного автомобіля — типова форма № 2 (чинний у межах України);

3. товаротранспортна накладна — типова форма № 1-ТН;

4. талон замовника — типова форма № 1-ТЗ (при роботі авто­мобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг).

Самі бланки типових форм єдиної первинної транспортної до­кументації, затверджені спільним наказом Міністерства транс­порту України і Міністерства статистики України від 29 грудня1995 р. № 488/346, набрали чинності 1 січня 1996 р. і є бланками суворого обліку.

Іншим наказом Міністерства фінансів України визначено порядок використання довіреностей, а також запроваджено дві нові типові форми бланків довірено­стей М-2 і М-26, які є бланками суворої звітності.