6. Завдання секретаря для підготовки нарад

У кожній організації вирішення питань, потребують колегіального обговорення, проводяться різноманітних наради, засідання, конференції тощо.

Нерідко через організації і підготовки нарад вони невиправдано затягуються і є малоефективними.

Більшість великих нарад проводять у організаціях за планом, що є для секретаря обов'язковим і дає можливість заздалегідь продумати комплекс заходів для їхньої передприватизаційної підготовки.

Якщо керівник запрошений на нараду до високого рівня, то секретар повинен заздалегідь підготувати йому потрібні документи, віддрукувати текст доповіді, своєчасно нагадати керівнику дату, місці й годині наради, його тривалості.

Коло обов'язків секретаря з підготовки оперативного наради, які проводяться зазвичай, у певний день тижня чи щодня початку робочого дня, включає оповіщення учасників, контролю над їх своєчасної явкою, вияснення й доповідь керівнику про причини відсутностінеявившихся співробітників. Якщо виникає по будь-яким причин ситуація, потребує негайного підключення керівника, секретарю слід записати що надходить інформацію, ввійти у кабінет, намагаючись не відволікати уваги присутніх, подати записку керівнику та дочекатися його вказівок. Під час наради секретар в жодному разі повинен відлучатися з приймальні, позаяк у будь-якої миті учасникам наради може знадобитися його.

До плановим нарадами і засіданням аж з велику кількість учасників підготовка починається за 1,5-2 тижня до його проведення. Разом з керівником секретар уточнює дату, місце й проведення наради, його повістку, склад учасників, доповідачів, і навіть уточнює потреба в залученні до підготовки наради різних служб установи.

Наступний етап - оповіщення учасників наради. Секретар разом із керівником становить текст телефонограми, запрошення.

За 1 - 1,5 години на початок наради секретар готує членам президії папку з такими матеріалами наради, чисту папір, олівці прості і кольорові (червоні), скріпки,клеящую стрічку, лінійки, графин з чистою водою чи мінеральну води і склянку (для виступаючих) тощо.

Реєстрацію учасників починають за 30 хвилин на початок наради.

Коли нараду прибутку запрошені, гості, вони мають здійснювати зал і посадити у перших рядках. Інші учасники наради розміщуються довільно.

Місце керівника - у середині столу президії, інші члени президії розміщуються відповідно до рангом посад, почесні місця - справа і ліворуч керівника. Вони даються насамперед жінкам - учасницям наради.

Робоча місце стенографістки слід встановити те щоб вона добре чула мова виступаючих.

Якщо секретар так само участі у нараді, він чергує біля телефону на. Перед початком наради, у його перервах і після закриття секретарю слід ввійти у зал, щоб допомогти учасникам, якщо потрібне.

Якщо секретар бере участь у нараді, то його обов'язки входить: роздача матеріалів учасникам наради, добірка матеріалів та інших документів керівникові; повідомлення керівнику про оглядачів, спізнившись, учасників наради, які просять слова; попередження керівника здогадалася про прихід часу перерви. Секретарю то, можливо доручено ведення протоколу наради.

Після закінчення наради секретар повинен провести коригування тексту з керівником і котрі виступали, зібрати тексти доповідей та виступів, уточнити з керівником список осіб та шкільних установ, яким буде вислані матеріали наради.

На оформлення протоколу наради відводять зазвичай 2- 3 дня. Секретар друкує протокол і передає його за призначенням. Під особистим контролем секретаря і рішення таких питань, як розмноження матеріалів для розсилки, обробка стенограми наради.

За вказівкою керівника секретар повідомляє про результати наради тих осіб, які нею були відсутні, за якими треба зазначити про її результати.

На невеликих нарадах до обов'язків секретаря може входити сервірування робочого столу прохолоджувальними напоями і склянками. Встановлювати попільниці та інші курильні приналежності учасники наради годі було.