7. Роль секретаря у створенні прийому відвідувачів

Прийом відвідувачів можна розділити втричі виду: прийом співробітників своєї установи по поточним справам; прийом представники інших організацій, зокрема делегацій; прийом відвідувачів по особистим питанням.

Секретар зобов'язаний подбати у тому, щоб у дверях приймальні було табличка із зазначенням днів і годин прийому відвідувачів; вести облік відвідувачів, і контролювати виконання прийнятих у ході прийому рішень; ознайомитися з черговістю приймання й часом розмови.

Запис приймання краще проводити попередньо, роблячи відповідні запис у журналі прийому відвідувачів.

Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може укладати кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Про представників вищих організацій секретар доповідає особисто. Попросивши відвідувача почекати, він входить у кабінет керівника і каже про відвідувачі,ожидающем прийому. У цьому бажано назвати прізвище, ім'я, по батькові, посаду відвідувача і питання, яким він прибув. Секретар може доповісти керівнику про відвідувачі з допомогою переговорного пристрої і, отримавши згоду приймання, пропонує відвідувачу пройти кабінет. Неприпустимо запрошувати до кабінет керівника відвідувача у верхній одязі.

Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар вправі самостійно вирішити, доповісти про неї керівнику негайно чи записати приймання.

Інакше секретар називає відвідувачу точної дати та палестинці час, що його приймуть.

Організовуючи прийом співробітників своєї установи по поточним питанням, секретар зобов'язаний:

знати коло осіб, мають доступом до керівнику у час, і пропускати їх безперешкодно;

довести до всіх співробітників установи годинник прийому по поточним питанням;

визначити регламент тривалості відвідин і попередити про неї відвідувача;

повідомити керівнику про відвідувачі з допомогою селектора чи телефону.

Нерідко відвідувачі роблять прийом до з аналогічним запитанням, що може бути вирішене іншим працівником. Секретар повинен знати розподіл обов'язків між керівними працівниками установи у тому, щоб направити відвідувача до компетентному у вирішенні тієї чи іншої питання співробітнику.

Організовуючи прийом командировочних на підприємство працівників, секретар зобов'язаний:

з'ясувати питання, яким прибув відвідувач;

відзначити командировочне посвідчення;

подати допомогу у доборі необхідних матеріалів;

з'ясувати, забезпечений чи відряджений фахівець готелем; якщо ні, то допомогти у вирішенні цього питання, пояснити найзручніший маршрут транспорту від готелю доречно роботи.

Коли прийом прибуває делегація, слід подбати заздалегідь виділення співробітника організації, який супроводжувати делегацію. Якщо прибуває іноземна делегація, слід подбати виділення перекладача, про сувенірах членам делегації.

У разі потреби на прохання керівника секретар мусить уміти приготуватии.подать керівнику та відвідувачу (членам делегації) чай чи кави.

Не можна дозволяти зриву прийому по неповажним причин. Якщо керівник, якого запрошували відвідувач, відсутня, необхідно, щоб відвідувача прийняв інший компетентний співробітник. Секретар повинен перетворитися на цій ситуації вибачитися за відсутність керівника і пояснити причину його.

Особливу увагу секретар маю виявляти до організації прийому керівником відвідувачів по особистим питанням. Для такого виду прийому керівник зазвичай відводить певні дні.

Під час всіх видів прийому секретар сама бере все телефонні виклики, переадресує заступникам керівника питання, які потребують термінового рішення. Не належить перепускати до кабінету керівника під час прийому співробітників, які мають ставлення до прийому по особистим питанням.

Після закінчення бесіди й після ухвалення рішення керівник записує сам чи доручає секретарю зробити запис про результати розмови у дисконтних формах. Контроль над втіленням рішень, прийнятих керівником, здійснює секретар.