17.Структура и схема функционирования процессных информационных систем

 

Функционально-позадачная структура информационной системы отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. Соответствующей чертой систем управления, обеспечивающих деятельность учреждений, является разобщенность отделов, любой из которых выполняет свою функцию, отвечает за ее своевременное выполнение и при всем этом прямо не зависит от общих результатов работы организации. Каждое подразделение стремиться к увеличению своей значимости методом роста собственного бюджета.

Информационной системой, состоящей из отдельных многофункциональных подсистем, проблемно обеспечить менеджера целостной картиной о финансово-производственном состоянии компании. К примеру, сотрудникам службы сбыта проблемно получить информацию о подходящем товаре на складе, а производственному отделу – оперативно согласовать свою деятельность с денежным отделом. Отсюда возникают конфликты меж работниками бухгалтерии, планового, сбыта, поставок и остальных отделов.

Выходом из такового положения является отказ от функционально-позадачной структуры информационной системы и переход к процессной, направленной на поддержку бизнес-процессов. Наличие бизнес-процесса, рассматриваемого в качестве отдельной единицы, дозволяет говорить о его стоимости, продолжительности, качестве и степени ублажения клиента, что может послужить начальной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - Enterprise Resources Planning – планирование ресурсов компании).

Процессный подход ориентирует на управление не отдельными структурными подразделениями компании, выполняющих свои многофункциональные обязанности в рамках этих подразделений, а на компанию сквозных бизнес-процессов. Эти процессы связывают воедино деятельность пары структурных подразделений, созданных для производства определенного конечного продукта либо сервисы. Введем ряд принципиальных понятий.

Процесс – это совокупа видов деятельности, которая по технологии преобразует входы в выходы. Выделяют две группы действий:

- сквозные: проходящие через несколько подразделений (межфункциональные);

- процессы подразделений: деятельность ограничена рамками 1-го подразделения.

Примеры: процесс производства, процесс продаж, процесс поставок и т.д.

Мотивацией к выделению действий является сокращение издержек на создание добавленной стоимости. Большая часть действий имеет косвенное отношение к повышению ценности конечного продукта. Потому все операции на предприятии делятся на те, что добавляют стоимость в производимый продукт, и операции, косвенно действующие на его стоимость. Ежели процесс наращивает добавленную стоимость, то он именуется бизнес-процессом. Выделяют их нередко на базе клиенто-ориентированных цепочек. Цепочка сотворения добавленной стоимости представлена на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Цепочка сотворения добавленной стоимости

Под бизнес-процессом понимается совокупа увязанных в единое целое действий, выполнение которых наращивает добавленную стоимость и дозволяет получить конечный итог (продукт либо услугу). Бизнес-процесс постоянно ориентирован на достижение производственной либо непроизводственной цели. На его выходе возникает продукт, имеющий ценность для потребителя.

Бизнес-процессы - это процессы, которые делают то основное, ради которого и существует предприятие – производимый конечный продукт либо услуга. К ним относятся:

- производственные: все деяния, нужные для трансформации ресурсов в конечную продукцию;

- логистические: все деяния, направленные на получение, хранение и распределение ресурсов, также по хранению и распределению конечной продукции;

- рекламные: деяния по информированию покупателей о имеющихся товарах и обеспечению процесса продаж.

Вспомогательные процессы не имеют прямого отношения к производимым товарам и услугам, но без их нереально выполнение операций по созданию добавленной стоимости. Они, обычно, сопровождают управленческую деятельность.

Типовыми действиями такового класса являются:

бухгалтерские и денежные процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и остальные операции;

процессы реализации и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.;

процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Деление действий на главные и вспомогательные является нечетким, потому что в одних ситуациях они могут быть основными, а в остальных – вспомогательными. Не считая того, основной процесс по мере собственной реализации может перетекать в вспомогательный.

Все бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупа действий на одном рабочем месте. К примеру, бизнес-процесс «Производство» может состоять из последующих операций: получение материалов, настройка оборудования, выполнение операции, сдача продукции, упаковка и т.д. Вспомогательный процесс «Планирование предоставления услуг» состоит из операций:

- определение размера услуг;

- создание новейшего предложения;

- исследование имеющегося запаса;

- описание сервисы;

- калькуляция сервисы и т.д.

Для управления бизнес-процессами в текущее время активно развивается методология BPMS (Business Process Management System) - класс программного обеспечения, созданный для административного управления регламентами.

Все бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупа действий на одном рабочем месте. К примеру, бизнес-процесс «Производство» может состоять из последующих операций: получение материалов, настройка оборудования, выполнение производственных действий, сдача продукции, упаковка и т.д., а бизнес-процесс «Продажи» соответственно:

- заключение контракта с клиентом;

- закупка продукта;

- складирование продукта;

- доставка продукта клиентам;

- работа над претензиями.

Типовые операции бизнес-процесса «Продажи» представлены на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Операции бизнес-процесса «Продажи»

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

- эффективностью (доходностью, стоимостью, временем выполнения, качеством);

- входом (информацией, материалами);

- выходом (итог выполнения процесса);

- последовательностью операций, действий, операций, процедур;

- схемой (графическим представлением последовательности операций);

- обладателем (ответственным за бизнес-процесс).

Управление действиями просит другого подхода к организации их информационного обслуживания. Специфичность данного подхода состоит в обеспечении тесноватой связи меж всеми операциями всех бизнес-процессов. Таковая информационная система состоит не из многофункциональных подсистем, а модулей, обеспечивающих информационные потребности большинства бизнес-процессов.

На рис. 2.10 иллюстрируются интегративные характеристики процессной ИС класса ERP MS Dynamics NAV: сольются процессы и планирования и производства и анализа и документооборота. Представлен состав встроенной информационной системы класса ERP, где перечислены последующие встроенные в единое целое модули: управление документооборотом, управление деньгами, дистрибуция, создание, сервис клиентов, управление отношениями с клиентами, управление персоналом.

Показано, что в свою очередь любой из модулей состоит из частей, нацеленных на наиболее неширокую сферу деятельности. К примеру, денежный модуль содержит блок денежного учета, блок клиентов и поставщиков, учета главных средств и т.д. В свою очередь денежный блок состоит из блоков учета, денежного планирования и бюджетирования, анализа и т д.

 

Основная изюминка таковых систем состоит в последующем: обработка заказов обязана быть связана с планированием производства, а плановые потребности автоматом должны стыковаться с планами закупок (снабжения). Стоимость продукции автоматом меняется в соответственных бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедля становится известной подходящим должностным лицам.

 

 Рис. 2.10. Структура системы MS Dynamics NAV

 

На рис. 2.11 представлена структура и схема функционирования процессной информационной системы, направленной на сервис бизнес-процессов. На данном рисунке справа приведены два бизнес-процесса, 1-ый из которых содержит 5, а 2-ой 6 бизнес-операций. Их расшифровка выполнена при помощи стрелок, указывающих на структурные подразделения, осуществляющих подобающую операцию.

 

К примеру, разглядим структуру некоторого бизнес-процесса, состоящего из последующих бизнес-операций:

БО-11 - Разработка технологического процесса и оснастки для производства заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп1 в производственном отделе;

БО-12 - Составление плана производства и плана-графика производства заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 2 в плановом отделе;

БО-13 - Оперативный учет хода выполнения плана по выполнению заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 3 в цехе 1;

БО-14 - Управленческий учет заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 4 в плановом отделе;

БО-15 - Организация доставки заказа клиенту, чем будет заниматься исполнитель Исп 5 в отделе сбыта.

Информационная интеграция состоит в последующем: обработка заказов алгоритмически связывается с планированием производства, а плановые потребности автоматом стыкуются с планами закупок (снабжения). Стоимость продукции автоматом меняется в соответственных бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедля становится известной подходящим должностным лицам.

Как лицезреем, в отличие от функционально-позадачных систем в процессных отсутствуют многофункциональные подсистемы в явном виде - их заменили модули, поддерживающие и сопровождающие разные стороны деятельности компании. Набранные обладателем бизнес-процесса исполнители Исп1, Исп2 и т д. фиксируют результаты собственной работы РР Исп1, РР Исп2 и т.д. в общедоступном информационном хранилище, что обеспечивает сквозной просмотр, обработку и доступ ко всей нужной информацией всеми заинтересованными сотрудниками.

 

Но организация бизнес-процессов противоречит обычной иерархической структуре управления, потому что требуется объединение служащих из разных отделов. К примеру, процесс выполнения заказа просит кооперации меж отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Потому процессный подход нацелен на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления.

Рис. 2.11. Схема функционирования процессной информационной системы

 

Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – конкретному руководителю многофункциональной службы, которая предоставляет персонал для воплощения бизнес-процесса, а с иной – руководителю бизнес-процесса. Обычно, управляющий бизнес-процесса взаимодействует с 2-мя группами подчиненных: неизменными и временными.

Рис. 2.12. Иллюстрация принадлежности исполнителей разным бизнес-процессам и структурным подразделениям

 

На рис. 2.12 представлено двойное подчинение работников из разных структурных подразделений. В силу сложившихся традиций в управленческой деятельности в нашей стране наилучшим вариантом является изменение структуры компании под выделенные сквозные бизнес-процессы. Изменение границ структурных подразделений под бизнес-процессы обеспечивает целостное управление ими.