Глоссарий

Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документация – оформленная по единым правилам совокупность

документов.

Документирование – запись информации на различных носителях

по установленным правилам.

Задача документа – фиксирование информации в таком виде, чтобы

её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление

делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие

подразделения, основной функцией которых является работа с

документами.

Памяти, грамоты, отписки – входящие и исходящие документы в

Приказах.

Приговоры – документы, издаваемые Боярской Думой.

Приказное делопроизводство – работа с документами,

производившаяся в Приказах («Поместный приказ», «Разрядный приказ»).

Указы, жалованные грамоты, акты – документы, издаваемые

царем в период приказного делопроизводства.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) –

комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих

организацию документальных процессов на предприятиях.

Стандартизация документов – установление единых правил

оформления служебных документов, утвержденных компетентным органом.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая

информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Адресат – лицо или организация, которым направлен документ.

Адресование документа – указание получателя документа путем

проставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора

официального письменного документа.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий

согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Выписка из документа – заверенная копия части документа.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального

документа, свидетельствующий об особом характере информации,

ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа,

выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося

автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа,

придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа – реквизит официального

документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или

подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования .

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом

вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных

обязанностей.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника

документа, имеющий юридическую силу.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко

излагающий его содержание.

Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов:

"эмблема организации", "наименование организации", "справочные данные

об организации", "наименование вида документа", "дата документа",

"регистрационный номер документа", ссылка на регистрационный номер и

дату документа", "заголовок к тексту".

Индексация документов – присвоение документам порядковых

номеров и условных обозначений при регистрации.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий

информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их,

не имеющий юридической силы.

Копия документа: заверенная – копия документ, на которой в

соответствии с установленным порядком проставляют необходимые

реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на

то государственным органом и устанавливающий нормы, правила

постоянного и временного действия, рассчитанные на обязательные

применения.

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на

нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и

даты поступления.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документоведения.

Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию.

Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делового и личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный

экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положения табулятора – количество печатных знаков по горизонтали.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов.

Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решением в данной сфере деятельности задач и зафиксированных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированный документ – документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном

документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц .

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Устав предприятия – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения производственных задач .

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами

государственного управления, организациями по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций).

Акт – информационно-справочный документ, составленный группой лиц и подтверждающий конкретные факты или действия.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Гарантийное письмо – документ, дающий гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п..

Докладная записка (служебная записка) – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями составителя.

Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Запрос – официальное письмо, требующее ответа.

Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируется деятельность организаций, продукция.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной или электронной связи.

Письмо-запрос – документ, содержащий просьбу о предоставлении какой-либо информации.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия.

Письмо-ответ – документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Претензия – служебное письмо о невыполнении обязательств другой стороной.

Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отравляемых материальных ценностей.

Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение

какие-либо фактов, событий.

Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону.

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни, включающие обучение и трудовую деятельность.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

Документы по личному составу – документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой или предложениями.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Резюме – документ, содержащий сведения биографического

характера, представляется лицом при трудоустройстве.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, ведутся на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней.

Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) (исходящий) или полученный от них (входящий).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ – документ, полученный от других организаций (лиц).

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Журнал учета документов – журнал, составленный по

определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

Исходящий документ – документ, отправленный другим организациям (лицам).

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Операции обработки исходящей документации – составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; подписание документа руководителем; регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Первичная обработка входящих документов – заключается в проверке правильности доставки писем.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Срок исполнения документов – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документа, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения оформленный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами документоведения.

Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение и установление сроков хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников организации, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

25