Системний підхід в діяльності організації, види систем
Менеджери, особливо вищого рівня, повинні бачити перспективу для організації в цілому і для зв'язків організації з зовнішнім середовищем. Менеджери мають знати не просто свою власну роботу, але і те, як їх власна робота і робота інших членів організації впливає на цілі, які організація прагне досягти. Вони повинні приймати до уваги вплив зовнішнього середовища на організацію, і навпаки. Використання теорії систем до управління полегшило керівникам завдання побачити організацію в єдності складових її частин, які тісно переплітаються із зовнішнім світом. Вона також допомагає інтегрувати внески всіх інших шкіл управління.
Система – це деяка цілісність, що складається із взаємозалежних частин, кожна з яких вносить свій внесок в характеристики цілого. Системи бувають закритими і відкритими. Закрита система має жорсткі фіксовані межі, її дії відносно не залежні від оточуючого середовища (наприклад, годинник).
Внутрішнє середовище організації, як системи, складається з п'яти елементів: структури, задач, технології, людей та цілей. Зовнішнє середовище, якщо і його розглядати як систему, складається із підсистем прямого (постачальник, споживачі, конкуренти, незалежні профсоюзи, закони та державні органи) та непрямого (міжнародні події, науково-технічний прогрес, політичні та соціально-культурні фактори) впливу.
Зовнішнє середовище само по собі є дуже складною системою, яка характеризується чотирма основними показниками:
1) взаємодією факторів, або рівнем сили, з якою один фактор діє на інші фактори;
2) складність, під якою розуміють кількість факторів, на які організація повинна реагувати, а також рівень варіативності кожного фактора;
3) рухомістю - швидкістю, з якою відбуваються зміни в оточенні організації;
4) невизначеністю, що є функцією кількості інформації, якою володіє організація (або фізична особа) з приводу конкретного фактора, а також функцією впевненості в цій інформації [4,c.120-125]
Рис. 1 – Модель впливу непередбачених обставин на організацію
Компоненти системи
У складі кожної системи можна розрізняти дві тісно взаємодіючі підсистеми - керуючу і керовану. Керуюча підсистема - це "хто" керує, а керована - "чим" чи "ким" керують. Аналогічними їм за змістом є поняття "суб´єкт управління" і "об´єкт управління".
У цьому розумінні будь-яку організовану соціально-економічну систему можна уявити у вигляді сукупності керуючої підсистеми (суб´єкт управління) і керованої підсистеми (об´єкт управління)
Рис.2 – Взаємодія керуючої та керованої системи в організації
До складу керованої підсистеми входять елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності.
Рис.3 – Процес функціонування організації як відкритої системи
Суб´єкт і об´єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв´язку, якими проходять потоки інформації. Ці потоки являють собою керуючі впливи і повідомлення щодо стану керованого об´єкта. Управління можна представити як процес обміну видами діяльності, в результаті якого система нормалізується і приводиться в стан динамічної рівноваги.
Динамічна рівновага організації настає під впливом факторів зовнішнього середовища. Впливи надходять у вигляді відхилень до норм у забезпеченні ресурсами (несвоєчасне постачання матеріалів, сировини, що комплектують, кредитів і т.д.), а також відхилень у процесі перетворення ресурсів у готову продукцію.
Інформація про відповідні дії надходить каналами зворотного зв´язку.
Зв´язок, що обслуговує апарат управління (суб´єкта), який розробляє управлінські рішення (вплив), і забезпечує передачу останніх на об´єкт управління, називають прямим зв´язком. Зворотні зв´язки, що несуть інформацію про стан об´єкта і його реакцію на управлінські рішення, служать базою формування коригувального впливу на вхід динамічної системи. Таким чином, здійснюється зв´язок між "входом" (цілями, нормами, ресурсами) і "виходом" системи, що характеризує ступінь досягнення заданої мети (результату).
Вхід системи – це потік ресурсів, що надходять до об´єкта управління, і потоки інформації про ресурси, фактори зовнішнього середовища й операції, які здійснюються в об´єкті. Ці потоки інформації надходять до суб´єкта управління (апарат управління). Вхід (як самі ресурси, так і інформація для управління) обробляється відповідно до встановленого порядку здійснення операцій з метою одержання вихідних результатів.
Процес перетворення в керованій і керуючій підсистемах відрізняється не тільки входами, але й елементами процесу перетворення і корисних продуктів (виходом).
В об´єкті протікає цілеспрямований процес, завдяки якому відбувається перетворення окремих елементів у корисну продукцію. Іншими словами, цей процес є визначеною технологією, відповідно до якої завершується трансформація витрат у продукцію.
Істотним компонентом у керуючій підсистемі, крім суб´єкта, є ті чи інші засоби управління системою. Основне призначення керуючої підсистеми полягає в стабілізації вихідних даних, системи у встановлених межах, обумовлених цілями, нормами і цінностями. Така стабілізація може бути досягнута тільки тоді, коли:
1) вихідні дані можуть бути порівняні з установленими цілями і нормами;
2) передбачений механізм зворотного зв´язку для видачі коригувальної інформації у вигляді вхідних даних у систему, що відбиває відхилення в процесі перетворення ресурсів.
Вихід системи представлений двома результатами:
1) управлінськими рішеннями, що є результатом обробки інформації;
2) корисними продуктами (товарами, знаннями, послугами), одержуваними в результаті переробки ресурсів.
Для організації характерний циклічний характер функціонування. Вихідна продукція системи забезпечує засоби для нового інвестування, що дозволяє повторювати цикл. Доходи, які отримані замовниками промислових організацій, повинні бути досить адекватними для оплати кредитів, праці робітників і погашення позик, якщо циклічність стійка і забезпечує життєздатність організації.
Варто підкреслити і те, що організаційні системи схильні до скорочення чи розпад на частини. Якщо закрита система не одержує енергію і нові вкладення зі свого зовнішнього оточення, вона може згодом скорочуватися. На відміну від неї відкрита система характеризується негативною ентропією, тобто вона може реконструювати сама себе, підтримати свою структуру, уникнути ліквідації і навіть вирости, тому що має можливість одержувати енергію ззовні в більшій мірі, ніж віддає назовні.
Приплив енергії для запобігання ентропії підтримує деяка сталість обміну енергією, у результаті чого досягається відносно стабільне положення. Навіть незважаючи на те, що існує постійний приплив нових вкладень у систему і постійний відтік, забезпечується визначена збалансованість системи. Коли відкрита система активно переробляє вкладення у вихідну продукцію, вона виявляється здатною підтримувати себе протягом визначеного часу.
Дослідження показують, що великі та складні організаційні системи мають тенденцію до подальшого росту й розширення. Вони одержують визначений запас міцності, що виходить за межі забезпечення тільки виживання. Багато підсистем у рамках системи мають можливість одержувати енергії більше, ніж потрібно для виробництва своєї продукції. Вважається, що стабільне положення застосовується до простих систем, але на більш складному рівні воно стає одним з факторів збереження системи через ріст і розширення [1,c.216-218].