5. Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками

Багато підприємств купують товари та послуги в кредит без складання формальної кредитної угоди.

Купівля в кредит – це придбання товарів з відстроченням платежу.

Такі операції призводять до виникнення кредиторської заборгованості, яка в бухгалтерському балансі відображається як рахунки до сплати.

Основними контрагентами підприємств при закупівлі предметів та засобів праці є постачальники і підрядники.

Постачальники – це юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, палива, будівельних матеріалів, запасних частин, МШП), або надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пари тощо), виконують роботи (поточний і капітальний ремонт основних засобів тощо).

Підрядники – спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об’єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Розрахунки з постачальниками та підрядниками повинні прово­диться на основі укладених договорів. Проте, як свідчить практика, українські підприємства часто недооцінюють значення договорів і здійснюють придбання товару на основі виставлених постачальником рахунків.

Загальна схема закупівлі товарно-матеріальних цінностей має такий вигляд:

1. На підприємство постачальника скеровується довірена особа підприємства-покупця, яка оглядає товар і приймає рішення про його купівлю.

2. На основі переговорів між постачальником та покупцем укладається до­говір. Це є дуже істотним моментом, позаяк на підставі договору підприємство може відстоювати свої права.

3. На основі повідомлення покупця уповноважена особа підприємства-постачальника виписує рахунок на оплату.

4. Виписаний рахунок керівником підприємства-покупця передається в бух­галтерію з розпорядним надписом.

5. Підприємство-покупець передає в обслуговуючий банк розпорядження на перерахування коштів зі свого рахунку на рахунок постачальника відповідно до виписаного рахунку-фактури.

6. Отримання підприємством-продавцем виписки банку, яка підтверджує над­ходження коштів на його банківський рахунок.

Після вищенаведених операцій, залежно від умов договору, можливі такі варіанти розвитку подій:

• отримання товару після повної оплати його вартості;

• одержання всієї партії товару після його часткової оплати;

• оплата товару чеком з розрахункової чекової книжки й отримання всієї партії товару одночасно з виписуванням чека;

• отримання частини партії товарів в міру їх оплати. У такому разі час від часу між підприємствами має проводитися звіряння (терміни встановлю­ються в договорі).

Слід зауважити, що поставка матеріальних цінностей на підприємство може здійснюватися:

а) працівником підприємства — довіреною особою;

б) підприємством-постачальником (яке згідно з укладеним договором, доста­ вляє товар на склад покупця);

в) зобов'язання щодо поставки товару на склад покупця бере на себе транс­ портна організація (перевізник).

Коли отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) здійснюється дові­реною особою, на складі постачальника представник підприємства-покупця зобо­в'язаний пред'явити довіреність та документ, що засвідчує його особу. Довіре­ність видається працівникові за розпорядженням директора. Складає і видає цей документ спеціально призначена особа.

У довіреності вказуються:

• найменування підприємства-одержувача і його адреса;

• ідентифікаційний код;

• найменування підприємства-платника і його адреса;

• номер розрахункового рахунку, найменування і код (МФО) банку;

• дата видачі і дата, до якої довіреність дійсна;

• кому видана довіреність: посада і прізвище, ім'я та по батькові. Якщо дові­реність видається не працівнику підприємства, то, крім посади, можна вка­зати назву підприємства, на якому працює ця особа;

• документ, що засвідчує особу працівника, на якого виписується довіреність, його серія, номер, дата видачі, ким виданий;

• назва організації-постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;

• номер і дата документа, на підставі якого одержують цінності, наприклад, наряду, рахунку, договору, заявки, угоди або будь-якого іншого документа, що їх заміняє. Причому одна довіреність може бути виписана на кілька ра­хунків, нарядів тощо (всі вони повинні бути вказані в довіреності), якщо цінності, вказані в цих рахунках, нарядах, необхідно отримувати від одного і того самого постачальника і з одного й того самого складу;

• перелік цінностей, які належить одержати, їх найменування, одиниці вимі­рювання (кілограми, метри, штуки тощо) і кількість.

Важливо знати, що довіреності належать до бланків суворої звітності. Випи­сані, але не використані довіреності не знищуються, а підлягають поверненню відповідальній особі. Ця особа зберігає невикористані бланки в окремих папках протягом встановленого терміну. У разі пошкодження, знищення, крадіжки блан­ка довіреності складається акт відповідною комісією.

Після належного оформлення довіреність завіряється підписом керівника та бухгалтера і ставиться печатка підприємства. Довірена особа ставить свій підпис як зразок. Слід пам'ятати, що виписана довіреність дійсна протягом 10 днів.

Відпускаючи цінності із складу, постачальник виписує накладну-вимогу на відпуск матеріалів (ф. М-11), у якій зазначається номер довіреності та дата її видачі, а також найменування товару, його кількість. Якщо товар доставляється автотранспортом, то замість форми М-11 оформляється товаро-транспортна на­кладна. Якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й подат­кову накладну. Після відпуску матеріалів довіреність та другий примірник на­кладної здається в бухгалтерію постачальника. Доставлені довіреною особою на склад матеріали оприбутковуються комірником прибутковим ордером (ф. М-4), а також реєструються в „Журналі обліку вантажів" ф. М-1.

Довірена особа зобов'язана не пізніше від наступного дня після оприбутку­вання цінностей надати працівникові, який виписує довіреності, документи про придбання та оприбуткування матеріалів на складі.

У системі рахунків бухгалтерського обліку вартість доставки відображаєть­ся як транспортно-заготівельні витрати, сума яких або відразу включається до ціни придбаних цінностей, або відображається на окремому рахунку і розподіля­ється пропорційно до вартості цінностей, що вибувають Коли товарно-матеріальні цінності, згідно з договором, доставляються під-приємством-постачальником, вартість доставки є включеною у вартість ціннос­тей одразу, у рахунку-фактурі окремо не виділяється.

Якщо цінності доставляються сторонньою транспортною організацію (пере­візником), з нею укладається договір на перевезення. При цьому також оформля­ється товаро-транспортна накладна. Відображаючи в оформлених документах факт перевезення цього виду цінностей, у вартість придбаного товару включають вартість транспортних послуг перевізника.

Для розрахунків з постачальником за отримані товарно-матеріальні цінності покупець переважно використовує платіжне доручення, за якими обслуговуючий банк перераховує кошти на рахунок постачальника. Проте при розрахунках між суб'єктами підприємницької діяльності можуть використовуватися й інші форми безготівкових розрахунків, а також готівкова форма оплати.

Коли оплата здійснюється за допомогою чеків, загальна схема розрахунків набирає дещо іншу форму. Працівник підприємства-покупця розраховується з постачальникам за придбану продукцію на місці, виписуючи чек на потрібну суму. Підприємству-продавцю виписувати рахунок немає потреби.

При наданні послуг, виконанні робіт підставою для здійснення роз­рахунків є підписаний замовником Акт виконаних робіт, наданих по­слуг.

У бухгалтерському обліку розрахунки з постачальниками та підря­дниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги ведуться на рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками та підря­дниками".

За кредитом рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за отримані від постачальників та підрядників то­варно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом — її погашен­ня, списання тощо.

Рахунок 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками" має такі суб­рахунки:

• 631 „Розрахунки з вітчизняними постачальниками";

• 632 „Розрахунки з іноземними постачальниками";

• 633 „Розрахунки з учасниками ПФГ";

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядни­ком в розрізі кожного документа (рахунка) на сплату.

Бувають випадки, коли з різних причин розрахунки з постачальниками і під­рядниками не здійснюються у термін, який зазначений в угоді. Тоді виникає забо­ргованість перед постачальниками і підрядниками, яка є найпоширенішим видом кредиторської заборгованості.

У підприємства кредиторська заборгованість може виникати у двох випадках:

• при отриманні передоплати за невідвантажену продукцію (роботи, по­ слуги);

• при одержанні товарів, і якщо не здійснені розрахунки з постачальниками. Після закінчення терміну позовної давності кредиторська заборгованість під­ приємства списується на доходи підприємства.

Облік з постачальниками і підрядниками ведеться на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” :

-по дебету відображається : погашення, списання заборгованості тощо ;

-по кредиту відображається : заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги.

Надходження виробничих запасів відображаються наступними проводками :

Д -т 20 акцептовано рахунок за отримані запаси

К-т 631 (рахунок-фактура)

Д -т 644

К-т 631 відображено суму ПДВ

При розрахунках з постачальниками складаються наступні проводки :

Д-т 631 з поточного рахунку розрахувались з постачальником за

К-т 311 одержану сировину (платіжне доручення, виписка банку)

Д-т 374 виставлено претензію постачальнику по помилково

К-т 631 перерахованих сумах (претензія)

У разі закінчення строків позовної довності кредиторська заборгованість буде віднесена на доходи шляхом зменшення забов’язань : Д-т рах. 631 К-т рах. 717.