День 13 – 15 Вивчення системи бухгалтерського обліку та організації роботи підприємства на якому здійснюється аудиторська перевірка

У впровадженні економічних відносин ринкового спрямування велика роль належить бухгалтерському обліку. Постійне вдосконалення його організації та методології, впровадження в обліковий процес сучасної комп'ютерної техніки, підвищення кваліфікації бухгалтерських кадрів сприяє посиленню внутрішньогосподарського контролю та запобіганню негативним явищам у фінансово-господарській діяльності. Тому нині в Україні проводиться реформування системи бухгалтерського обліку. Головне завдання трансформації національної системи бухгалтерського обліку полягає в прискоренні процесу приведення її у відповідність до вимог ринкової економіки та міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, у наданні суб'єктам господарювання можливостей визначити межі та форми внутрішньовиробничого (управлінського) обліку. Усе це має враховувати аудитор під час перевірки стану бухгалтерського обліку на підприємстві. 

Предметом аудиту стану обліку є виявлення ефективності діючої системи організації та ведення бухгалтерського обліку. Об'єктами дослідження виступають: Статут та інші установчі документи підприємства, Наказ про облікову політику, інструкції, положення та інші внутрішні і зовнішні нормативні акти, на підставі яких вивчаються: структура бухгалтерської служби; облікова політика та принципи ведення бухгалтерського обліку; відповідність обліку чинним нормативним документам; організація документообігу; порядок відображення господарських операцій в облікових регістрах та методи узагальнення даних; порядок підготовки бухгалтерської звітності; організація використання комп'ютерної техніки в обліковому процесі, ділянки обліку з підвищеним ризиком виникнення помилок або викривлень, а також засоби контролю, передбачені обліковою системою. Джерелами інформації аудиту організації стану обліку є: наказ про облікову політику, регістри обліку, дані складського обліку, особові справи працівників, первинні документи, звітність підприємства тощо.

Велике значення мають проектні матеріали з організації бухгалтерського обліку, серед них - графіки документообігу, план організації бухгалтерського обліку, робочі проекти автоматизованого ведення обліку, посадові інструкції тощо. Мета їх видання - оформити порядок застосування тих чи інших способів ведення обліку, обраних підприємством; визначити, як технічно повинні використовуватися різні елементи облікової політики.

При проведенні перевірки аудитору необхідно пам'ятати, що відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник (власники) або уповноважений ним орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством.

При вивченні стану організації обліку аудитору необхідно дослідити наступні питання.

Вивчення організації облікової політики підприємства:

Документом, в якому фіксуються положення облікової політики, є Наказ керівника, що складається на кожен наступний рік.

До документів, якими оформлюють облікову політику, можна відносити не лише накази і розпорядження керівника підприємства, але й різноманітні внутрішні правила, інструкції, положення, регламенти і процедури, рішення власників (загальних зборів акціонерів) тощо. Вибір конкретного типу документу залежить від внутрішнього розпорядку підприємства і характеру питання облікової політики.

З метою співставлення даних при веденні бухгалтерського обліку підприємство повинно забезпечити незмінність протягом поточного року прийнятої методики відображення окремих господарських операцій та оцінки майна. Зміна положень облікової політики на наступний звітний рік повинна бути відображена у Примітках до річної фінансової звітності.

Недотримання підприємством вимог щодо законодавчої регламентації облікової політики, навіть при несуттєвому впливі на фінансові результати діяльності підприємства і достовірність фінансової звітності, може призвести до негативних наслідків з боку уповноважених державних контролюючих органів.

При дослідженні облікової політики аудитор повинен з'ясувати наступні питання:

· чи дотримується порядок оформлення Наказу про облікову політику, чи наявні на підприємстві необхідні внутрішні документи, положення, інструкції, які затверджуються одночасно з Наказом про облікову політику;

· термін фактичного введення в дію Наказу про облікову політику (з 1 січня року, наступного за роком видання даного документу, а для новоствореного підприємства - не пізніше 90 днів з дня державної реєстрації);

· повне розкриття встановлених способів ведення бухгалтерського обліку, які здійснюють суттєвий вплив на оцінку і прийняття рішень користувачів бухгалтерської звітності (наприклад, оцінка і спосіб нарахування амортизації на основні засоби, нематеріальні активи, критерії віднесення об'єктів до основних засобів і нематеріальних активів, спосіб погашення вартості малоцінних необоротних матеріальних активів, порядок оцінки сировини, матеріалів, МШП, незавершеного виробництва, товарів, готової продукції тощо);

· дотримання методики ведення обліку (методів оцінки запасів, методів нарахування амортизації тощо), обраної та затвердженої в Наказі;

· чи затверджені керівником підприємства: робочий план рахунків, форми первинних документів, порядок проведення інвентаризації, правила документообігу і технологія обробки облікової інформації, порядок контролю за господарськими операціями;

· визначити, за допомогою якої форми ведеться облік, чи передбачена вона в Наказі про облікову політику, акцентувати увагу на особливостях, пов'язаних з цим (меморіально-ордерна, журнально-ордерна, журнальна, автоматизована; для малих підприємств - спрощена форма обліку);

· чи оформлені всі господарські операції первинними документами і чи містяться в них обов'язкові реквізити; назва документу, дата його складання, назва організації, від імені якої складений документ, зміст господарської організації, вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні, назва посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильності її оформлення, особисті підписи вказаних осіб;

· чи проводиться на підприємстві інвентаризація майна і зобов'язань і як часто, чи затверджуються керівником підприємства порядок і терміни її проведення (за виключенням випадків обов'язкової інвентаризації);

При вивченні облікової політики підприємства аудитору необхідно звернути увагу на те, щоб у Наказі про облікову політику підприємства було передбачено один із наступних варіантів організації та ведення бухгалтерського обліку.

До облікової політики підприємства висуваються певні вимоги, дотримання яких також повинен перевірити аудитор:

1) повнота обліку, тобто в обліку повинні бути відображені всі факти господарського життя, що мали місце;

2) обережність при обліку доходів, тобто більша готовність до обліку витрат і пасивів, ніж можливих доходів і активів;

3) пріоритет змісту відображених фактів господарського життя перед формою, тобто відображення їх, виходячи не лише з правової форми, але й з економічного змісту і умов господарювання;

4) узгодженість даних аналітичного і синтетичного обліку;

5)раціональність у веденні бухгалтерського обліку відповідно до умов господарської діяльності і розміру підприємства.

Облікова політика, крім питань щодо способів ведення обліку, регламентує й організаційно-технічні аспекти (вибір форми обліку, організація роботи бухгалтерської служби тощо).

Аудитору необхідно встановити:

1. чи відокремлюються бухгалтерські документи від інших;

2. чи дотримується порядок обробки документів.

Перевірка організації документування господарських операцій. Документування є першою стадією бухгалтерського обліку, яка включає в себе: реєстрацію та фіксацію інформації про факти, операції, процеси, її обробку та узагальнення.

Аудитору при вивченні організації документування господарських операцій необхідно встановити:

1. чи своєчасно та якісно складаються документи;

2. чи є в документі обов'язкові реквізити, чи відповідає відображена господарська операція чинному законодавству та чи є логічне узгодження окремих показників операції;

3. чи записуються в хронологічній послідовності операції в регістри бухгалтерського обліку із первинних документів і чи забезпечений захист регістрів від несанкціонованих виправлень (в умовах комп'ютеризації обліку);

4. чи в повному обсязі складена бухгалтерська звітність;

5. чи дотримується на підприємстві класичний порядок обробки документів: первинні документи картки аналітичного обліку (необов'язковий етап) оборотні відомості з аналітичного обліку (необов'язковий етап) регістри синтетичного обліку Головна книга фінансові звіти.

Вивчення організації документообігу. Під документообігом розуміють організовану систему створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.

Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку та повинна забезпечувати:

· стабільність роботи бухгалтерської служби;

· чіткість руху та оперативність обробки документів;

· своєчасність прийняття управлінських рішень.

Своєчасне оформлення первинних документів, передача їх у встановленому порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється відповідно до затвердженого на даному підприємстві графіка документообігу.

Розглядаючи порядок документообігу на підприємстві, аудитор визначає, який шлях проходять первинні документи від їх створення до розміщення в архіві, з одного боку, і до відображення даних, що в них містяться, в облікових регістрах - з іншого.

При вивченні організації документообігу аудитору необхідно встановити:

· чи затверджений керівником перелік форм первинних документів, що застосовуються для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові форми первинних облікових документів, а також форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності;

· чи затверджений і введений в дію наказом керівника графік документообігу;

· чи дотримуються не тільки облікові, а й інші працівники, пов'язані з веденням обліку, правил документообігу і технології обробки облікової інформації;

· чи здійснюється контроль за господарськими операціями;

· чи розроблено номенклатуру справ в порядку поточного зберігання документів;

· чи правильно організовано зберігання бухгалтерських документів у поточному і постійному архівах.

Вивчення ефективності організації роботи облікового апарату. При проведенні такої перевірки вивчаються обов'язкові умови належної організації обліку в бухгалтерії. При цьому встановлюється наявність наступних умов:

· розподіл службових обов'язків між працівниками апарату бухгалтерії;

· забезпечення бухгалтерії необхідними нормативними документами, бланками первинних бухгалтерських документів, регістрів і звітів;

· наявність графіку здачі матеріально відповідальними особами підрозділів всіх необхідних бухгалтерських документів, звітів і реєстрів;

· забезпечення відповідно до встановлених правил збереження архіву бухгалтерських документів, регістрів обліку і звітів поточного та попередніх років.

Одночасно аудитор перевіряє укомплектованість штату облікових працівників, їх кваліфікацію, а також умови праці. При цьому аудитору необхідно зробити висновок, як бухгалтерський облік забезпечує потреби управління виробництвом в частині підвищення його економічної ефективності та відповісти на наступні питання:

· наскільки ефективний, дієвий та оперативний облік на підприємстві, що перевіряється: як вирішені питання на складних ділянках облікової роботи, наскільки звільнений обліковий персонал від виконання невластивих йому функцій, які раціональні прийоми застосовуються для виключення дублювання даних;

· чи є облік дієвим, оперативним, чи використовуються облікові дані для безпосередньої та швидкої допомоги керівництву, адміністративно-управлінському та інженерно-технічному персоналу у вирішенні завдань, поставлених перед ним, чи своєчасно надаються необхідні довідки, пояснення, матеріали для аналізу, обґрунтовані рекомендації, розрахунки тощо;

· як організована облікова робота на підприємстві: чи встановлений твердий графік, що передбачає терміни виконання всього комплексу облікових робіт; чи правильно розподілені обов'язки між всіма обліковими працівниками відповідно до з посад та кваліфікацій; чи розроблені для них посадові інструкції, що визначають їх обов'язки та відповідальність за доручену ділянку роботи; чи проводиться систематичний інструктаж щодо порядку заповнення, проходження документації і ведення обліку; чи перевіряється в процесі інструктажу виконання окремих робіт з одночасним виправленням виявлених недоліків та помилок. Такий інструктаж, за замовленням клієнта, також доцільно проводити при проведенні аудиту.

Наявність необумовлених чи неправильно виправлених помилок в облікових регістрах і банківських документах є неприпустимою і свідчить про незадовільний стан бухгалтерського обліку на підприємстві.

Перевірка обґрунтованості планів роботи бухгалтерії підприємства, що вивчається, стану їх виконання. У річному плані роботи бухгалтерії передбачаються роботи з удосконалення облікового процесу в структурних виробничих підрозділах підприємства (цехах, відділеннях, бригадах, складах) та в бухгалтерії, плани контрольної роботи, технічного навчання та підвищення кваліфікації працівників бухгалтерії.

Обґрунтованість обсягів роботи щодо вдосконалення обліку та контролю визначається шляхом аналізу даних про виявлені порушення при здійсненні попередніх перевірок органами державного контролю та плану роботи бухгалтерії з удосконалення обліку, обстеження обсягів застосування комп'ютерної техніки в обліковому процесі тощо.

Перевірка планування та організації праці працівників бухгалтерії. При проведенні такої перевірки аудитор встановлює наявність і вивчає зміст посадових інструкцій на кожного працівника бухгалтерії, наявність графіків документообігу, графіків здачі звітності до бухгалтерії структурними підрозділами підприємства та здачі виконаної роботи працівниками бухгалтерії головному бухгалтеру для контролю й узагальнення облікової інформації, платіжні графіки, особливо по розрахунках з бюджетом у розрізі видів податків і строків платежів.

Окремо увагу необхідно звернути на використання головним бухгалтером своїх прав і виконання ним службових обов'язків як керівником облікової та контрольної роботи на підприємстві. При цьому аудитор повинен оцінити дотримання головним бухгалтером вимог Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Перевіряючи ведення оперативного обліку необхідно встановити наступне:

· чи відповідає він поставленим вимогам;

· чи проводиться обробка, накопичення та представлення даних для потреб оперативного управління господарсько-фінансовими процесами на всіх рівнях управління;

· чи забезпечується управлінський персонал своєчасними і достовірними даними бухгалтерського та статистичного обліку.

При перевірці стану оперативного обліку особлива увага звертається на якість оформлення первинної документації, своєчасність її подання до бухгалтерії, правильність заповнення реквізитів, обсяг відображених операцій, правильність проставлених шифрів тощо. Одночасно вивчається, хто саме з облікових працівників приймає первинні документи від посадових та матеріально відповідальних осіб, освіта такого працівника, стаж роботи і чи може він надавати практичну допомогу особам, які складають первинні документи.

Перевірка організації архіву облікової інформації. В кінці звітного періоду, обов'язково наприкінці року, всі документи повинні бути зброшуровані в папки, пронумеровані, підписані і здані до архіву для зберігання (при цьому на підприємстві повинно бути спеціальне, належним чином обладнане для зберігання документів, службове приміщення).

Без підпису головного бухгалтера грошові та розрахункові документи вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання, тобто головний бухгалтер мас контролювати їх зміст.