47. Класифікація документів.

- це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7). Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: o письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; o графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; o фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; o фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). За змістом документи поділяють на: o організаційно-розпорядчі; o фінансово-розрахункові; o постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи: o організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); o розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо); o довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

o з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); o особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: o накази; o положення; o протоколи; o розпорядження; o вказівки; o інструкції; o правила; o статути; o звіти; o ордери; o плани; o службові листи; o заяви тощо. За видами документи поділяють на: o типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер; o трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час; o індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають: o прості, що містять інформацію з одного питання; o складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук. За місцем складання розрізняють такі документи: o внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі; o зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають: o термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново"; o нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). За походженням документи поділяють на: o службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми); o офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають: o звичайні, o для службового користування (ДСК); o таємні; o конфіденційні та ін. За юридичною силою документи поділяють на такі: o справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: o чинні, o нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин; o фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: o оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів; o копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: o відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); o витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); o дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). За терміном зберігання розрізняють:

o документи постійного зберігання;

o документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

o документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- з ціноутворення та ін.