8 Практическое занятие 8. Работа с Мастером отчетов

Задание 1. Откройте учебную Базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access. Нажмите на кнопку Открыть Базу данных. Выделите из Списка Баз данных имя вашей Базы данных и нажмите на кнопку ОК.

Задание 2. Создайте с помощью Конструктора Отчет Списки учеников.

Ставится задача - вывести Списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по Алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список. Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Нажмите на кнопку Создать. В появившемся окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список. Если отсутствует Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид – Заголовок/Примечание. Нажмите на кнопку - Сортировка и группировка. В появившемся Поле выберите Поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в Заголовке группы включите Да.

Выберите второе Поле для сортировки - Фамилия. У этого Поля в Заголовке группы значение Нет. Закройте это окно. Напечатайте в разделе Заголовка отчета: Список учеников. Надпись, приведенная в разделе Заголовка отчета, будет единственной для всего Отчета.

Сделайте надпись форматом 16. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью. Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись Список учеников размером 14. Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите Поле Учебная группа (удалите надпись Поля), а потом – слово «группы». Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи Полей.

Сделайте размер 12. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. В разделе Нижний колонтитул поместите Номера страниц. Для этого добавьте в Область данных пустое Поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в нужное место. Удалите подпись Поля. Выделите пустое Поле. Нажмите кнопку - Свойства. Наберите значение =[Page] в строке Данные. Закройте текущее окно. Номера со страниц будут появляться в конце каждой страницы. Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой - Линия на панели инструментов. Отделите линиями все заголовки.

Задание 3. Пронумеруйте Записи в Области данных Отчета.

Установите для Отчета режим Конструктор. Добавьте в Область данных пустое Поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в положение перед полем Фамилия. Удалите надпись пустого Поля. Нажмите кнопку - Свойства. Введите в ячейку Данные выражение =1. В ячейке Сумма с накоплением выберите значение Для всего.

Закройте окно со свойствами Полей. Перейдите в режим Предварительного просмотра. Просмотрите результат. Закройте Отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников.

Задание 4. Подсчитайте количество записей в Отчете.

Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора. Добавьте область Примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Примечание отчета. Добавьте в область Примечания пустое Поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия. Убедитесь, что нужное (пустое) Поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов. Введите в ячейку Свойства - Данные вычисляемого поля - выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей Отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях. Введите название: Общее количество записей. В режиме Предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей. Сохраните Отчет под тем же именем. Закройте Отчет.

Задание 5. Создайте Отчет с помощью Мастера отчетов.

Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать. В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК. В окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке . Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое окно, где следует выбрать Поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса, добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке .

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

Щелкните по кнопке Далее. На этом шаге можно отсортировать Данные. Щелкните по кнопке Далее. Выберите вид Макета для Отчета: Ступенчатый и щелкните по кнопке Далее. Выберите стиль Отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее. Задайте имя Отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра Отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец. Закройте Отчет, согласившись с сохранением.