1.5. Вимоги до бланків документів

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст. Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (акти, довідки, накази, протоколи, листи). Бланки заповнюють конкретними відомостями.

Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов’язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

• реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформлюються не на бланках.

1.6. Оформлення сторінки

Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліворуч – 35 мм; праворуч – не менше 8 мм; зверху – 20 мм; знизу – 19 мм (для А4) та 16 мм (для А5).

За нині чинними вимогами перша сторінка документа друкується на бланку, друга, третя й наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа більший, ніж одна сторінка, то на другій сторінці повинен бути не тільки підпис, а й фрагмент тексту (не менше двох рядків). Варто враховувати, що в документах не можна: 1) відривати одне слово від попереднього абзацу; 2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується (краще розпочати новий абзац на наступній сторінці); 3) ставити перенос у слові на межі сторінок (слово необхідно перенести на нову сторінку).

У документах, що оформлюються на двох, трьох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої і продовжується далі. У випадках друкування тексту документа з одного боку аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю сторінки. Слово “сторінка” або його скорочення не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі позначки. При друкуванні тексту з обох боків аркуша непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

1.7. Вимоги до набору документа

Під час набору текстів потрібно врахувати численні типографічні традиції, що утвердилися задовго до появи комп’ютерів.

Проміжок обов’язково потрібно ставити: 1) після коми, крапки, двокрапки, крапки з комою, знака оклику, знака питання, трикрапки, закриваючої дужки та лапок; 2) до відкриваючої дужки, лапок і три крапки на початку речення; 3) до і після тире. Не ставиться проміжок між дужкою чи лапками та будь-якими розділовими знаками, окрім тире.

Нерозривний проміжок ставиться:

• між ініціалами та прізвищем (І. К. Білодід);

• після географічних скорочень (м. Київ);

• між знаками номера і параграфа, а також числами, що до них відносяться (справа № 89, § 34);

• усередині таких скорочень: т. т., та ін.;

• між внутрішньотекстовими пунктами і інформацією, що розташовується після них, наприклад: 1) підручник з морфології;

• між числами і одиницями виміру, датами тощо (54 м, 27. 12. 2016);

• між класами багатозначних чисел, починаючи з п’ятизначних (345 678 грн).

Виділенням називають зміну графічного оформлення невеликого уривка тексту (слова, словосполучення, речення чи кількох речень) стосовно основного тексту. Вони допомагають зробити логічний наголос на окремих словах чи групах слів, у тому числі термінах, привернути увагу до основного компонента повідомлення. Виділення поділяються на шрифтові та нешрифтові. До шрифтових належать такі способи:

1. ВЕЛИКІ ЛІТЕРИ (або ПРОПИСНІ) – виділяють окремі слова.

2. Розрядка, ущільнення – оформлюються окремі слова і короткі фрази.

3. Підкреслення – виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою і закінчують під останньою літерою слова, включаючи лапки і дужки; розділовий знак, що стоїть після підкреслюваного фрагмента, не підкреслюють. Ціле речення підкреслюється суцільною рискою, починаючи від першого слова й закінчуючи останньою літерою речення.

4. Курсивне, товсте, товсте курсивне накреслення – виділяють слова, речення, частини тексту.

5. Більший або менший від основного кегль.

6. Колір.

Нешрифтові виконуються відступами (зверху, знизу, лівосторонні, правосторонні, комбіновані), лінійками, рамками, кольоровим фоном.