Рабочая книга и её основные элементы
Документы, с которыми производится работа в Excel, носят название рабочих книг. При стандартном запуске Excel автоматически создается одна новая рабочая книга (с названием Книга1). В Excel допускается работа с несколькими рабочими книгами одновременно, при этом каждая открывается в собственном окне. Для перехода к одной из открытых рабочих книг можно выполнить команду Вид| Перейти в другое окно. Рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Рабочий лист − это самый распространенный лист, который обычно имеют ввиду, говоря об электронной таблице. Каждый лист имеет имя, которое выводится на ярлычке данного листа внизу слева. Для переименования текущего листа можно произвести двойной щелчок на ярлычке рабочего листа и ввести новое имя. По умолчанию новая рабочая книга состоит из трех листов. Для изменения количества рабочих листов по умолчанию следует выполнить команду Файл| Параметры| Общие и изменить значение счетчика Число листов. Для того чтобы вставить в книгу новый рабочий лист достаточно нажать кнопку Вставить лист, которая находится внизу рабочего листа рядом с ярлычками рабочих листов.
Рабочий лист состоит из прямоугольных ячеек. Каждая ячейка имеет адрес («ссылку»), который состоит из имени столбца и номера строки, например ячейка D3 − это ячейка, стоящая на пересечении третьей строки и четвертого столбца. Адресация ячейки рабочего листа является лишь частью полного адреса ячейки, который в общем случае включает имя рабочего листа и полное имя файла книги, например [Пример1.xlsx]Лист1!A1.
Для выделения (выбора) ячейки достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Выделение диапазона ячеек позволяет применять команды и вводить данные и формулы сразу же во все ячейки диапозона.
Для того чтобы выделть диапазон:
Выберите ячейку в углу диапазона.
Пробуксируйте указатель (белый крест) к противоположному углу диапазона.
Для того чтобы выделить несколько диапазонов на рабочем листе:
Выберите ячейку в углу первого диапазона.
Пробуксируйте указатель (белый крест) при нажатой клавише <Ctrl> к противоположному углу диапазона.
Выполните шаги 1 и 2, выделяя необходимые диапазоны.
Для выделения большого диапазона (т.е. такого, который целиком не помещается на экране):
Выберите ячейку в углу диапазона.
При помощи полос прокрутки пролисните содержимое окна так, чтобы противоположный угол диапазона отобразился на экране.
Выберите ячейку противоположного угла диапазона при нажатой клавише <Shift>.
Щелчок на номере строки выделяет всю строку. Щелчок на имени столбца выделчет весь столбец. Использование клавиш <Shift> и <Ctrl> позволяет выделять группы смежныхили несмежных строк и столбцов.
Ввод данных в ячейку
Ячейки рабочего листа могут содержать текст, числа, даты, время и формулы. Ввод данных в ячейку осуществляется так:
Выберите ячейку.
Наберите данные с клавиатуры.
Нажмите клавишу <Enter>.
MS Excel предоставляет дополнительное средство для ввода повторяющихся данных в столбец − выбор из списка.
Для отображения списка в ячейке:
Выберите ячейку.
Нажмите правую кнопку мыши, на экране отбразится контекстное меню.
В контекстном меню укажите команду Выбрать из списка.
На экране отобразится список ранее введенных в данном столбце различных значений.
Выберите необходимое значение.
Редактировать содержимое ячейки можно либо в строке формул, либо непосредственно в ячейке. Для этого надо:
Выбрать ячейку.
Нажать клавишу <F2>, либо дважды щелкнуть по ячейке.
С помощью клавиатуры изменить содержимое ячейки.
Нажать клавишу <Enter>.
Как правило, все содержимое ячейки или диапазона ячеек форматируется одним шрифтом. Чтобы изменить шрифт символов отображаемых в ячейке или диапазоне:
Выберите ячейку или диапазон.
Укажите команду Главная| Ячейки| Формат| Формат ячеек (или просто нажмите правую кнопку мыши).
В открывшемся диалоговом окне выберите необходимые параметры шрифта.
Диалоговое окно Формат ячейки содержит также вкладки, позволяющие изменить ориентацию текста, числовой формат, цвет и обрамление одной ячейки или диапазона ячеек.
Ввод текстовых значений
Текстовыми считаются те данные, которые Excel не смог распознать как число, дату или время. Текст может содержать буквы, цифры и специальные символы. Когда необходимо ввести текст как данные другого типа, тогда перед ними ставится апостроф «’», например − ’1.03.2012.
Ввод последовательностей данных
При работе с большим объёмом данных, например со списками, возникает необходимость ввода последовательности однородно возрастающих или убывающих значений. Для ввода последовательности чисел, дат и времени, основанных на изменении какого-либо базового значения с некоторым шагом надо выполнить действия:
Ввести начальное значение в первую ячейку.
Выделить диапазон ячеек, в котором должна содержаться последовательность.
Выполнить команду Главная| Редактирование| Заполнить| Прогрессия. Появится диалоговое окно Прогрессия, в котором задаются параметры последовательности.
В появившемся диалоговом окне Прогрессия заполнить все необходимые поля и нажать ОК. В результате будет построена необходимая последовательностью
В Excel существует более быстрый способ автоматического заполнения последовательности с помощью маркера заполнения. Он представляет собой черный квадратик в правом нижнем углу границы активной ячейки. Выделение заполняемого диапазона можно начать, когда указатель мыши, находящейся на маркере заполнения, имеет вид черного креста. Перетаскивание маркера растягивает границы выделенной ячейки. В результате ячейки, охваченные границей, будут заполены какими-либо значениями. Если выделенный диапазон, состоящий из нескольких ячеек, содержит числа, то при перетаскивании маркера заполнения будет построена арифметическая прогрессия.
Excel также умеет распознавать числа в текстовых значениях ячееки и позволяет построить последовательности текстовых значений.
Средства поиска и замены
Для того чтобы найти все ячейки, содержащие одинаковые данные, надо выполнить команду Главная| Редактирование| Найти и выделить| Найти.
В окне Найти и заменить имеется формат, позволяющий задавать определенные параметры ячеек, которые хотоите найти.
Форматирование строк и столбцов
Для изменения ширины столбца надо выполнить команду Главная| Ячейки| Формат| Ширина столбца и в поле открывшегося диалогово окна Ширина столбца задать новое значение.
Для изменения ширины столбца с помощью мыши нужно подвести указатель мыши к правой границе столбца в области заголовка (указатель должен изменить свою форму) и, захватив границу, перевести её вправо или влево.
Аналогично можно изменить высоту строки.
Для того чтобы скрать (или отобразить) один или несколько столбцов можно выполнить команду Главная| Ячейки| Формат| Скрыть или отобразить| Скрыть столбца (Отобразить столбцы). Аналогичные команды выполняются для скрытия или отображения строк.