Запити на зміну даних

Для пошуку окремого запису в базі даних і зміни в ній значення поля досить режиму таблиці. Але що робити, якщо потрібно провести однакові зміни в більшій кількості записів. Виконання заміни в кожному окремому запису недоцільно.

Перед тим, як приступити до створення запиту на поновлення записів в базі даних, потрібно створити запит на вибірку з умовою відбору, який дозволяє знайти всі записи, які підлягають поновленню. Після того, як Access вибере потрібні записи, користувачу не складно буде перетворити запит на вибірку в запит на поновлення або в інший тип запита на зміну.

Запит на поновлення

Припустимо, що запит на вибірку створений. Тепер можна змінити запит так, щоб він поновлював рядки таблиці. В режимі конструктора в меню Запрос існують команди для чотирьох типів запитів на зміну: Создание таблицы, Обновление, Добавление, Удаление. Окрім цього, для перетворення типу запита можна скористатися списком кнопки Тип запроса на панелі інструментів.

Т реба вибрати пункт Обновление, щоб перетворити запит на вибірку в запит на поновлення.

При подібному перетворенні запита Access змінює заголовок його вікна і додає рядок Обновление в бланк QBE. Він використовується для введення нових значень (або виразів), які повинні замінити в відібраних записах існуючі дані.

Якщо потрібно повністю убезпечити себе від любих випадковостей, то перед виконанням запиту на поновлення робиться резервна копія таблиці. Для цього перейти в вікно бази даних, вибрати таблицю, яка буде поновлюватися, і скористатися командою Правка/Копировать. Потім вибрати команду Правка/Вставить і, коли Access виведе на екран відповідне вікно діалогу, надасть копії таблиці інше ім’я.

Щоб виконати запит на поновлення, треба вибрати команду Запрос/Запуск або натиснути кнопку Запуск на панелі інструментів. Access продивиться таблицю і визначить кількість рядків, які поновлюються, а потім виводить на екран вікно діалогу. Щоб провести поновлення даних, потрібно натиснути кнопку Да в вікні діалогу. Якщо користувач бачить, що число поновлюваних рядків в вікні діалогу не відповідає очікуваній кількості або не впевнений, що Access поновить потрібні записи або поля, натиснути кнопку Нет, щоб відмовитися від виконання запиту і поновлення даних. Після виконання запиту можна перевірити зміст таблиці, щоб впевнитися, що зміна даних проведена правильно.

Щоб повторити запит на зміну, потрібно вибрати його в вікні бази даних і натиснути кнопку Открыть. Після запуску запита на зміну з вікна бази даних Access виводить на екран вікно діалогу, яке запитує підтвердження для його виконання. В вікні підтвердження натиснути кнопку Да, щоб завершити поновлення даних. Якщо треба відмінити вивід на екран вікна підтвердження, вибирається команда Вид/Настройка і на вкладці Правка/поиск вікна діалогу Параметры в секції Подтверджение знімається прапорець Запросов на изменение.

За допомогою запита на поновлення можна за один раз змінити значення декількох полів, включивши їх у бланк запиту і визначивши вирази, які будуть використовуватися для поновлення цих полів. При цьому для обчислення нового значення деякого поля можна використати значіння інших полів.

Перед поновленням запису в базовій таблиці або запиті Access робить копію вихідного запису. Він використовує задані вирази до вихідного запису і вносить результат в копію. Потім він змінює зміст бази даних, переписуючи поновлену копію в таблицю.

Створення нової таблиці

Іноді потрібно зберігати в новій таблиці дані, які отримані за допомогою запита на вибірку. Створення нової таблиці прискорить роботу додатка, особливо якщо при виконанні запита об’єднуються декілька таблиць.

Збереження набору записів запита як таблиці корисно і в тому випадку, коли нашаровується підсумкова інформація і її треба довго зберігати після видалення з бази вихідних даних, на яких базувався запит.

Припустимо, існує запит на вибірку. Щоб перетворити запит на вибірку в запит на створення таблиці, треба вибрати команду Запрос/Создание таблицы. Access виведе на екран вікно діалогу Создание таблицы. Користувач вводить ім’я для підсумкової таблиці і тисне кнопку ОК, щоб закрити вікно діалогу.

Закінчивши з установками в запиті на створення таблиці, можна виконати його за допомогою команди Запрос/Запуск або кнопки Запуск на панелі інструментів. Access створює записи, розміщає їх в нову таблицю і інформує користувача про кількість рядків, які вставляються в таблицю, на екран виводиться вікно діалогу для підтвердження створення таблиці. Натиснути кнопку Да, щоб створити нову таблицю і помістити до неї записи. Після цього потрібно переключитися в вікно бази даних і клацнути по вкладці Таблицы, щоб відкрити список таблиць. Вибирається в ньому тільки що створену таблицю і відкривається вона в режимі таблиці. Можна оглянути отримані дані. В режимі конструктора можна змінити імена полів або формати.

Запит на додавання

За допомогою запиту на додавання можна скопіювати вибрані записи і вставити їх в іншу таблицю. Окрім того, запит на додавання можна використати для перенесення даних з іншого джерела в свою базу даних, щоб потім відредагувати отримані дані і вставити їх в існуючу таблицю.

Запит на додавання, подібно запиту на створення таблиці, дозволяє зібрати обчислені підсумкові дані і зберегти їх в визначеній таблиці. Одна з переваг запиту на додавання в тому, що є можливість повністю визначити поля і задати їх властивості перед вставленням даних в кінцеву таблицю. Недоліком цього типу запитів є велика ймовірність помилок, оскільки дані, які додаються, можуть не відповідати типам полів кінцевої таблиці.

Перед виконанням запиту на додавання можна запустити його як запит на вибірку (як і в випадку інших запитів на зміну), щоб впевнитися в тому, що копіюються потрібні записи. Можна взагалі почати з побудови запита на вибірку, виконати його і тільки після цього перетворити його в запит на додавання. Також можна відразу створити запит на додавання і перевірити дані, що додаються, переключившись з режиму конструктора в режим таблиці.

Після перевірки правильності додавання записів можна виконати запит прямо з вікна конструктора або зберегти і потім запустити його з вікна бази даних.

Цікавим прикладом використання запитів є добування застарілих даних з робочої таблиці і копіювання їх в архівну таблицю. З часом в основній таблиці можуть накопиться тисячі записів - контракти або замовлення, які вводяться на протязі ведення справи. Скоріше за все дані річної давнини для поточної роботи на потрібні. Періодично прибираючи в архівні таблиці “старі” дані, збільшується швидкодія основних частин додатку.