Методы планирования деятельности менеджера

Методов планирования времени достаточно много. В первую очередь предлагаю вам рассмотреть самые распространенные из них:

• · Метод простого планирования. Все дела, которые необходимо сделать записываются в ежедневник или  органайзер по мере их поступления. Задачи обычно планируются  в столбик и нумеруются.

• · Метод приоритетного планирования. Данный метод очень похож на предыдущий. Отличие в том, что дела ранжируются по степени важности и срочности

• · Метод «шести задач». Записываются все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем. Из них выбираются 6 самых важных, которые необходимо сделать завтра. Пронумеруйте дела в порядок убывающей важности и перепишите их в Ваш ежедневник. Утром начните выполнять дела по степени их важности.

• Метод «Альпы»Метод включает пять стадий:1) составление заданий;2) оценку длительности планируемых действий;3) резервирование времени (в соотношении 60:40);4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;5) контроль (учет несделанного).

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

• правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;

• анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;

• регулярность и системность планирования;

• реалистичность планирования;

• письменная форма формируемого плана;

• перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

• установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;

• установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

• делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Суть и принципы хронометража времени в деятельности менеджера

Хронометраж - это способ изучения временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению. Хронометраж позволяет провести «инвентаризацию» и «аудит» времени.

Хронометраж рабочего времени состоит в описании рабочей системы, особенно, технологии производства, метода и условий труда, а также в определении относительного количества, параметров влияния, степени результативности и фактического времени для отдельных этапов рабочего процесса. Фактическое время затем оценивают с целью определения необходимого времени для определенных этапов процесса.

Наряду с другими методами изучения рабочего процесса (фотография рабочего времени), проведение хронометража очень сильно зависит как от вида исследуемых рабочих заданий, так и от цели исследования. Так, например, если определяемое по результатам хронометража запланированное время должно быть использовано в системе оплаты труда (для определения заработной платы), тогда требования к проведению хронометража будут отличаться от случая, когда данные времени определяются с целью расчета уровня загрузки средств производства. Также важно учитывать частоту использования получаемых данных (одно- или многократно).

Другие варианты проведения хронометража рабочего времени зависят от следующих условий:

· хронометраж определяет время, относительно человека;

· время, определяемое в результате хронометража, должно использоваться для управления, в т.ч. контроля, и определения заработной платы;

· хронометраж должен планироваться таким образом, чтобы обеспечивалась возможность использования его результатов для расчета планового времени.

Результат наблюдения при этом протоколируется. Для этого в распоряжении лица, ответственного за сбор данных, находятся, как правило, прибор для измерения времени, а также листы хронометража.

Важным является следующее: Протокол хронометража, т.е. данные, внесенные в лист хронометража, должны быть воспроизводимы. Сопутствующие обстоятельства, при которых были получены замеренные значения времени, также должны учитываться, как параметры влияния значений времени. Если лицу, ответственному за учет данных, поручается хронометраж рабочего времени, то он должен быть в состоянии с помощью этих данных составить новую рабочую систему, которая поставляет сопоставимые результаты, сравнимые с теми, что были зафиксированы в наблюдаемой рабочей системе. Если это условие выполнено, то можно сказать, что хронометраж представляет собой иллюстрацию наблюдаемой рабочей системы, то есть воспроизводим.

Эти требования важны в первую очередь для ответа на вопросы:

1. какие условия рабочей системы должны учитываться и насколько детально должны описываться этапы процесса, а также

2. какие значения времени на каждый этап процесса должны быть замерены.