1.2 Автоматизированные системы бухгалтерской отчётности. Современные программы автоматического построения бухгалтерских отчётов на примере 1с бухгалтерии

Работа бухгалтерии любой фирмы сводится не только и не столько к хранению данных об имуществе и обязательствах организации, но и в первую очередь к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Естественно, такую работу можно проделать, используя только различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы, однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно Закону «О бухгалтерском учете») является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции.

Поэтому актуальным для приложения, реализующего автоматизацию работы бухгалтерии, является удобный интерфейс, позволяющий создавать все основные типы документов, применяемые в организации. Однако для того, чтобы иметь такую пользовательскую оболочку, требуется огромный объем работы программистов. Поэтому создание собственных бухгалтерских приложений в организации часто не является рентабельным. В этой связи широкое распространение получили специализированные бухгалтерские программы, облегчающие работу программистов по настройке и созданию бухгалтерских документов и отчетов.

Термин бухгалтерские программы требует некоторого пояснения. Сейчас бухгалтерских программ в чистом виде практически не осталось. Классический российский бухгалтерский комплекс состоит из следующих компонентов: план счетов, журнала проводок (операций), журналов ордеров, главной книги, отчетов по аналитическим счетам, баланса, форм финансовой отчетности, кассы, банка. Современные бухгалтерские системы, как правило, дооснащаются модулями: склад, реализация основных средств и т.д. При вводе первичных документов в такие системы большая часть бухгалтерских проводок генерируется автоматически.

Спрос на вычислительную технику и, следовательно, на программное обеспечение привел к появлению многочисленных фирм и просто отдельных разработчиков, которые создавали программы автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета без методической проработки и комплексного подхода.

Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота организации. Процесс работы с бухгалтерской программой представляет собой процесс обработки документов. Пользователь вводит в специальную программу первичные документы, которые обрабатываются в ней. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.

Современное состояние рынка программ автоматизации бухгалтерского учета определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всей организации. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству организацией возможность дают оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.

Приведем несколько наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем:

«1С» (серия программ «1С: Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант –Информ» (серия «Аккорд»), «Галактика – Парус» (серия программ «Галактика» и «Парус»), «ДИЦ» («Турбо – бухгалтер»), «Интеллект – сервис» (серия «БЭСТ»), «Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»), «Информатик» («Инфо – бухгалтер»), «Инфософт» («Интегратор»), «Омега» (серия «Abacus»), «Цифей» («Эталон») и «R-Style Software Lab» («Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).

Коротко остановимся на некоторых из выше перечисленных программ:

Фирма «1С», система «1С: Бухгалтерия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка – главная книга – баланс». В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости (как правило так и бывает) можно перенастроить, изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации.

В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.0» значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов. В новой версии имеются более мощные средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции). В системе версии 8.0 присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы. Типовые конфигурации программы «1С:Предприятие» представлены такими законченными решениями как "Бухгалтерский учет", «Зарплата и кадры», «Торговля и склад», «Производство, услуги, бухгалтерия». Кроме того, существуют типовые конфигурации для самых разных видов деятельности, в том числе «Автосервис», «Строительство», «Бюджетное управление», «Финансовый анализ», «Производственный учет», «Бухгалтерия для бюджетных предприятий», «Гостиница» и другие. Количество предлагаемых типовых решений на платформе «1С» значительно превышает возможное количество типовых решений на базе любой другой системы.

Корпорация «Галактика – Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово – хозяйственную деятельность предприятия.

Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус 97», в котором помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы «Консолидация учета» и «Обработка авизо», применение которых дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес – процессы компании со сложной, многоуровневой, территориально – распределенной структурой управления. Программа «Парус» для SQL-сервера или Oracle является открытой системой, и ее функции могут расширяться с помощью прямого обращения к SQL- серверу и к базовым функциям программы.

«1С:Бухгалтерия 8» помогает вести учет различных видов коммерческой деятельности

• Учет в оптовой или розничной торговли, комиссионной торговли, оказание услуг, производства или строительства.

• учет деятельности нескольких организаций и индивидуальных предпринимателей, При этом используются общие справочники. Организации и предприниматели могут использовать в одной информационной базе различные системы налогообложения: общий режим, УСН или ЕНВД.

В «1C:Бухгалтерии 8» хранится полная информация о контрагентах (контактная информация, банковские счета, регистрационные коды) и сотрудниках организации (паспортные данные, индивидуальные коды, должность, размер оклада). «1С:Бухгалтерия 8» автоматически формирует различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в ИФНС.

Чтобы начать вести учет в «1С:Бухгалтерии 8», достаточно ввести сведения об организации и указать параметры учетной политики. Программа автоматически настроится для работы с учетом установленных параметров.

При заполнении документов в «1С: Бухгалтерии 8» значительная часть данных подставляется программой автоматически. Так, чтобы выписать счет, требуется указать контрагента и выбрать товары или услуги. Введенную информацию перенести из одного документа в другой. Например, на основании счета может быть выписана товарная накладная.

Для оперативного анализа состояния учета в «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрены различные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, анализ счета, карточка счета и другие. Каждый отчет настраивается для получения только необходимой информации. Например, чтобы посмотреть поступление на склад вентиляторов всех марок, в оборотно-сальдовой ведомости по счету 41.01 «Товары на складах» можно установить отбор по товарам, наименования которых содержат слово «вентилятор».

«1С:Бухгалтерия 8» существенно упрощает подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. Например, для формирования бухгалтерского баланса достаточно указать организацию и отчетный период. Подготовленные отчеты сохраняются в программе, что позволяет легко вернуться к ним в последующие периоды. Показатели отчетов можно корректировать вручную, программа запомнит все внесенные вами изменения. А пакетный режим позволяет выводить отчеты на печать и выгружать в электронном виде без предварительного просмотра.

Сформированные в «1С:Бухгалтерии 8» платежные документы легко выгружаются в программу типа «Клиент банка». Так же просто загрузить полученную из банка информацию о входящих платежах. Обмен данными с 1С:Бухгалтерией 8 поддерживают около тысячи кредитных организаций.

1С:Бухгалтерия 8 облегчает повседневную работу бухгалтера. 1С:Бухгалтерия 8 автоматизирует самые трудоемкие и сложные бухгалтерские расчеты. Большинство из них выполняется специальной завершающей процедурой «Закрытие месяца». Программа сама сделает все необходимые расчеты и сформирует проводки. Рассмотрим некоторые операции в программе:

1. Амортизация и погашение стоимости.

 1С:Бухгалтерия 8 автоматически рассчитывает амортизацию основных средств. Поддерживаются все перечисленные в ПБУ 6/01 способы начисления амортизации, начисление амортизации по ЕНАОФ (в т.ч. и на 1000 км пробега), а также линейный и нелинейный методы начисления амортизации, установленные главой 25 НК РФ. Кроме того, автоматически начисляется износ основных средств, амортизация нематериальных активов и ежемесячное погашение стоимости спецодежды и спецоснастки.

2. Себестоимость производства.

 1С:Бухгалтерия 8 автоматически рассчитывает себестоимость производимой продукции. Произведенная в течение месяца продукция приходуется по нормативной (плановой) себестоимости. В конце месяца программа автоматически рассчитывает фактическую себестоимость продукции и корректирует сделанные в течение месяца проводки.

3. Транспортные расходы.

 Суммы расходов на транспортировку товара автоматически распределяются программой пропорционально сумме реализованного товара.

4. Корректировка стоимости списанных товаров

 При выбытии товаров, учитываемых по средней себестоимости 1С:Бухгалтерия 8 списывает их по стоимости на момент отгрузки ( «средняя скользящая»). В конце месяца программа автоматически корректирует сумму списания исходя из средней стоимости списанных товаров на конец месяца («средняя взвешенная»).

5. Сложные расчеты по налогу на прибыль

 1С:Бухгалтерия 8 автоматически выполняет сложные расчеты по налогу на прибыль, такие как нормирование расходов на рекламу, представительских расходов и расходов на добровольное страхование. Также автоматически программа включает в состав расходов текущего периода убытки прошлых лет.

6. Временные и постоянные разницы по ПБУ 18/02

 Наиболее трудоемкие расчеты постоянных и временных разниц по ПБУ 18/02 выполняются 1С:Бухгалтерией 8 автоматически. Программой рассчитываются следующие разницы:

• в оценке основных средств и нематериальных активов, а также материалов, товаров и услуг;

• в оценке стоимости продукции и незавершенного производства;

• при расчете амортизации основных средств и нематериальных активов;

• при расчете погашения стоимости спецодежды и спецоснастки;

• при отражении в учете нормируемых расходов.

7. Учет по партиям

 1С:Бухгалтерия 8 может вести учет ТМЦ в разрезе каждой принятой на учет партии. При отпуске ценностей программа автоматически списывает их из соответствующих партий с использованием метода ФИФО (последовательно выбирая первые  по времени поступления ТМЦ).

8. Расчет суммовых и курсовых разниц.

 При ведении расчетов в валюте или условных единицах программа автоматически рассчитывает возникающие курсовые и суммовые разницы.

9. Учет НДС

1С:Бухгалтерия 8 автоматически учитывает НДС при регистрации операций поступления и реализации. Программа рассчитана на сложные случаи учета НДС (НДС по ставке 0%; освобождение от НДС; раздельный учет НДС по разным ставкам; распределение «входного» НДС при списании расходов на операции реализации, освобожденные и не освобожденные от НДС; НДС при строительстве хозяйственным способом).

10. Определение доходов и расходов при УСН

 Суммы доходов и расходов, признаваемых при применении упрощенной системы налогообложения, определяется программой автоматически. Также автоматически формируется книга учета доходов и расходов, налоговая декларация, НДФЛ, страховые взносы, взносы в ПФР Автоматически формируются сведения для передачи в ИФНС.

11. Формирование отчетности

1С:Бухгалтерия 8 автоматически рассчитывает большую часть показателей при заполнении бухгалтерской и налоговой отчетности. Для автоматического формирования многих отчетов достаточно указать организацию и отчетный период.

Некоторые расчеты выполняются программой автоматически при проведении документов, отражающих хозяйственные операции.