4 Методи проектування організаційних структур

Специфіка проблеми проектування організаційної структури управління полягає в тому, що вона не може бути адекватно представлена у вигляді завдання формального вибору найкращого варіанту організаційної структури по чітко сформульованому, однозначному, математично вираженому критерію оптимальності. Це кількісно-якісна, багатокритерійна проблема, що вирішується на основі поєднання наукових, у тому числі формалізованих, методів аналізу, оцінки, моделювання організаційних систем з суб'єктивною діяльністю відповідальних керівників, фахівців і експертів з вибору і оцінки найкращих варіантів організаційних рішень.

Процес організаційного проектування полягає в послідовності наближення до моделі раціональної структури управління, в якому методи проектування грають допоміжну роль при розгляді, оцінки і прийняття до практичної реалізації найбільш ефективних варіантів організаційних рішень.

В даний час при формуванні організаційних структур управління вважається доцільним використовувати чотири основні методи:

Метод аналогій полягає в застосуванні організаційних форм і механізмів управління, по відношенню до проектованої організації. До методу аналогій відноситься вироблення типових структур управління виробничо-господарських організацій і визначення меж і умов їх застосування.

Використання методу аналогій грунтоване на двох взаємодоповнюючих підходах. Перший з них полягає у виявленні для кожного типу виробничо-господарських організацій і для різних галузей значень і тенденцій зміни головних організаційних характеристик і організаційних форм, що відповідають їм, і механізмів управління. Другий підхід представляє типізацію найбільш загальних принципових рішень про характер і взаємовідносин ланок апарату управління і окремих посад в чітко певних умовах роботи організацій цього типу в конкретних галузях, а також розробку окремих нормативних характеристик апарату управління для цих організацій і галузей [7].

Типізація рішень є засобом підвищення загального рівня організації управління виробництвом. Типові організаційні рішення мають бути, по-перше, варіантними, а не однозначними, по-друге, що переглядаються і коригованими з регулярною періодичністю і, допускаючими відхилення у випадках, коли умови роботи організації відливаються від чітко сформульованих умов, для яких рекомендується відповідна типова форма організаційної структури управління.

Експертно-аналітичний метод полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації силами кваліфікованих фахівців із залученням її керівників і інших працівників для того, щоб виявити специфічні особливості, проблеми, в роботі апарату управління. Також виробити раціональні рекомендації по його формуванню або перебудові виходячи з кількісних оцінок ефективності організаційної структури, раціональних принципів управління, висновків експертів, а також узагальнення і аналізу найбільш передових тенденцій в області організації управління. Сюди відноситься і проведення експертних опитувань керівників і членів організації для виявлення і аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апарату управління, обробка отриманих експертних оцінок статистико-математическими методами [7].

До експертних методів слід віднести також розробку і застосування наукових принципів формування організаційних структур управління. Принципи формування організаційних структур управління є конкретизацією загальніших принципів управління (наприклад, єдиноначальності або колективного керівництва, спеціалізації). Приклади формування організаційних структур управління: побудова організаційної структури виходячи з системи цілей, відділення стратегічних і координаційних функцій від оперативного управління, поєднання функціонального і програмно-цільового управління і цілий ряд інших.

Особливе місце серед експертних методів займає розробка графічних і табличних описів організаційних структур і процесів управління, що відбивають рекомендації по їх найкращій організації. Цьому передує розробка варіантів організаційних рішень, спрямованих на усунення виявлених організаційних проблем, що відповідають науковим принципам і передовому досвіду організації управління, а також необхідному рівню кількісно-якісних критеріїв оцінки ефективності організаційних структур.

Метод структуризації цілей передбачає виробітку системи цілей організації, включаючи їх кількісне і якісне формулювання. При його використанні найчастіше виконуються наступні етапи:

– розробка системи цілей, що є структурною основою для ув'язки усіх видів організаційної діяльності виходячи з кінцевих результатів;

– експертний аналіз пропонованих варіантів організаційної структури з точки зору організаційної забезпеченості досягнення кожної з цілей, дотримання принципу однорідності цілей, що встановлюються кожному підрозділу, визначення стосунків керівництва, підпорядкування, кооперації підрозділів виходячи зі взаємозв'язків їх цілей і тому подібне;

– складання карт прав і відповідальності за досягнення цілей для окремих підрозділів, так і по комплексних міжфункціональних видах діяльності, де регламентується сфера відповідальності (продукція, ресурси, робоча сила, інформація, виробничі і управлінські ресурси); конкретні результати, за досягнення які встановлюється відповідальність; права, якими наділяється для досягнення результатів (погоджувати, підтверджувати, контролювати).

Метод організаційного моделювання представляє собою розробку формалізованих математичних, графічних, машинних і інших відображень розподілу повноважень і відповідальності в організації, таких, що є базою для побудови, аналізу і оцінки різних варіантів організаційних структур по взаємозв'язку їх змінних. Можна назвати декілька основних типів організаційних моделей:

– математико-кібернетичні моделі ієрархічних управлінських структур, що описують організаційні зв'язки і відношення у вигляді систем математичних рівнянь і нерівностей;

– графоаналітичні моделі організаційних систем, мережеві, що є, матричні і інші табличні і графічні відображення розподілу функцій, повноважень, відповідальності, організаційних зв'язків. Вони дають можливість аналізувати їх спрямованість, характер, причини виникнення, оцінювати різні варіанти угрупування взаємозв'язаних видів діяльності в однорідні підрозділи, "програвати" варіанти розподіл прав і відповідальності між різними рівнями керівництва і тому подібне. Прикладами можуть служити "метасхемні" описи матеріальних, інформаційних, грошових потоків спільно з управлінськими діями;

– натурні моделі організаційних структур і процесів, що полягають в оцінці їх функціонування в реальних організаційних умовах. До них відноситися організаційні експерименти – заздалегідь сплановані і контрольовані перебудови структур і процесів в реальних організаціях; лабораторні експерименти – штучно створені ситуації ухвалення рішень і організаційної поведінки; управлінські ігри – дії практичних працівників;

– математико-статистичні моделі залежностей між початковими чинниками організаційних систем і характеристиками організаційних структур. Вони побудовані на основі збору, аналізу і обробки емпіричних даних про організації, що функціонують в порівнянних умовах.

Процес проектування організаційної структури управління має бути грунтований на спільному використанні охарактеризованих вище методів.

Організаційні структури управління можуть проектуватися такими методами: аналітичним, дослідним, екстраполяційним, економіко-мате-матичних моделей.

Серед аналітичних методів найбільш поширений функціонально-об’єктний метод проектування організаційних систем. Метод передбачає вивчення складу функцій управління, оцінку трудомісткості робіт і нормування чисельності працівників по кожній функції, виділення самостійних структурних підрозділів, за якими закріплюється певна кількість працівників. Переваги цього методу: сувора логічність послідовності розробки структури; врахування принципів первинності функцій управління і конкретних особливостей підприємства; комплексне обгрунтування рекомендацій щодо удосконалення структури. Однак цей метод дуже трудомісткий.

При проектуванні організаційних структур виробничих об'єднань (акціонерних товариств, корпорацій, концернів та ін.) застосовується метод структурних цілей, який базується на програмно-цільовому підході до проблем удосконалення управління.

Організаційна структура формується шляхом використання моделі розвитку системи управління, яка одержала назву «дерева цілей». «Дерево цілей» являє собою багаторівневу схему, котра охоплює основні цілі удосконалення системи управління та її організаційної структури.

Екстраполяційний метод базується на розробці і використанні типових і еталонних організаційних структур управління. Типові структури призначені для групи однорідних підприємств галузі. Вони включають перелік основних функцій управління, узагальнені норми чисельності працівників управління, кількість рівнів управління тощо. Еталонні структури розробляються з метою використання кращих організаційних структур управління, які вже існують на інших подібних підприємствах.

Дедалі ширшого застосування набуває метод економіко-математичного моделювання організаційних структур управління. З його допомогою розробляються такі моделі: графові, матричні, вірогідносні, імітаційні та ін. Визначаються кількість параметрів і зв'язків у організаційній структурі, розраховуються їх оптимальні значення для кожного конкретного підприємства.

Останнім часом з метою розробки і удосконалення організаційних структур управління вдаються до методу системного конструювання організаційних моделей. Цей метод проектування та раціоналізації організаційних структур базується на поєднанні програмно-цільового підходу, методології теорії систем і системного аналізу, економіко-математичних методів і моделей. Суть його полягає в тому, що структура досліджується як складна система і відображається багатоцільовим системним «деревом цілей». Між його рівнями і елементами встановлюються кількісні взаємовідношення, описані з допомогою організаційно-математичних моделей.

Використання останніх дає змогу оптимізувати всі основні параметри організаційних структур: склад і структуру функцій управління, чисельність працівників по кожній функції, ступінь централізації і кількість самостійних структурних підрозділів.

Отже, метод моделювання є ефективним інструментом проектування і раціоналізації організаційних структур управління, котрий допомагає знаходити оптимальні варіанти побудови і прогнозувати їх розвиток, оцінювати різні варіанти із застосуванням персональних комп'ютерів.

Вибір методу вирішення тієї або іншої організаційної проблеми залежить від її характеру, а також можливостей для проведення відповідного дослідження.