Использование фильтра для отбора данных в таблице

Работая с таблицей в оперативном режиме, можно установить фильтр, т.е. задать логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только записи, для которых это выражение принимает значение True («Истина»).

Для отбора записей, удовлетворяющих условию Имя=«Павел», выделив в поле Имя значение Павел, нажмите кнопку «Применение фильтра» на панели инструментов Стандартная или выберите в меню Записи команду Фильтр, затем - Фильтр по выделенному. После этого таблица будет выглядеть, как показано на рис. 6.

Рис. 6. Вид записей таблицы Учащиеся с фильтром Имя=«Павел»

Чтобы снять фильтр и увидеть все записи в таблице, щелкните кнопку «Удалить фильтр» в панели инструментов Стандартная.

Рис. 7. Создание расширенного фильтра

Для отбора записей, удовлетворяющих более сложным условиям отбора, используется расширенный фильтр (рис. 7). Например, для создания фильтра, отбирающего из всех записей таблицы только те, которые удовлетворяют условиям: учащиеся, по отчеству «Семенович», родившиеся после 1 января 1989 г., выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. После этого в верхней области окна MS Access откроется список полей таблицы Учащиеся, а в нижней области окна будет раскрыт бланк записи фильтра, как показано на рис. 7.

Добавьте в бланк поле Отчество, затем в ячейке Условие отбора для этого поля введите значение «Семенович». Чтобы указать порядок расположения отфильтрованных записей таблицы, выберите ячейку Сортировка и порядок сортировки «по возрастанию». В строке поля выберите из списка еще одно поле Дата рождения и в ячейке Условие отбора для этого поля введите условие отбора в виде логического выражения >#01.01.89#.

Для применения созданного расширенного фильтра щелкните кнопку «Применение фильтра» на панели инструментов Стандартная и посмотрите результат действия расширенного фильтра. Как видно на рис. 8, в таблице отображается только одна запись, удовлетворяющая заданным в фильтре условиям.

Рис. 8. Результат применения расширенного фильтра

Примечание. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно будет снова применить сохраненный фильтр.

Итак, нами рассмотрен универсальный способ представления в окне всех полей конкретной таблицы. Основные недостатки этого способа заключаются в следующем.

1.    Если полей слишком много, они не умещаются на экране, и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы отрегулировать («оптимизировать») представление: убирать некоторые столбцы, изменять ширину столбцов, перемещаться по таблице с помощью полосы прокрутки.

2.    Если в таблице имеются какие-то коды, таблица теряет информативность: приходится иметь под рукой классификатор, чтобы понять, какому экземпляру объекта соответствует тот или иной код.

Создание и использование формы

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Форма - это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма — основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках. Формы используются для следующих целей:

         ввода/редактирования данных, помещенных в таблицу;

         организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;

         открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.

По структуре форма похожа на окно диалога. Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления (рис. 9).

Рис. 9. Панель элементов, используемых при создании формы

Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле. В зависимости от природы поля вы можете сохранить для него обычное представление (полем ввода, как в таблице), или исключить поле, или описать группой кнопок-переключателей (если поле имеет несколько допустимых значений), или флажком (для логических данных), или полем ввода со списком и т.п.

Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В форме имеются следующие разделы.

1.    Заголовок, который отображается вверху и содержит общие сведения, например, название формы.

2.    Колонтитулы, в которых отображаются сведения для вывода форм на печать, например, название столбцов, дата и номер страницы.

3.    Область данных формы, которая включает в себя поясняющий текст, данные, вычисленные значения, графические элементы (рисунки).

4.    Примечание формы, в котором содержатся сведения, общие для всех записей, инструкции по работе с формой.

Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса. Подробные сведения о создании и использовании форм можно получить, выбрав в справке MS Access тему «Работа с формами». Для создания формы необходимо в окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты. Нажав кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных, в диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор и имя таблицы, на которой нужно основать форму, например Учащиеся, как показано на рис. 10, после чего нажмите кнопку «ОК».

Рис. 10. Окно выбора способа создания формы

Примечания:

1. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.

2. Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.

После этого форма будет открыта в режиме Конструктора. В режиме Конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких, как надписи и поля.

Для размещения поля таблицы в форме следует взять его мышкой в таблице и оттащить в область данных, как показано на рис. 11.

Рис. 11. Создание формы в режиме Конструктора

При выборе любого из компонентов в формах и отчетах Microsoft Access отображает маркеры перемещения для поля и подписи, а также маркеры изменения размеров для выбранного компонента. Подпись находится слева от поля и перемещается вместе с ним. Для выделения отдельно подписи или поля нужно взять объект мышкой за левый верхний маркер и оттащить, как показано на рис. 12.

Для одновременного перемещения нескольких объектов выделите элементы управления, удерживая прижатой клавишу Shift.

Рис. 12. Выделение и перемещение элементов управления

Наведите указатель на границу любого выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления в нужную позицию.

Для изменения форматирования элемента формы можно использовать кнопку «Автоформат на панели инструментов», кнопки на панели инструментов Форматирование или команды контекстного меню. Для изменения свойств поля, выбрав объект формы, щелкнем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем команду Свойства. Выбирая вкладки, можно изменить свойства объекта, например, цвет, отображаемые в поле формы данные, связать с этим объектом определенные события и т.п. (рис. 13).

Рис. 13. Окно изменения свойств объекта формы

Задайте маску ввода даты, для чего, указав поле Дата рождения, выберите в контекстном меню команду Свойства. В окне Поле: Дата рождения на вкладке Данные, щелкнув строку Маска ввода, в окне Создание масок ввода выберите вариант Краткий формат даты, в поле Проба задайте вариант ввода даты для проверки избранной маски ввода. Щелкнув кнопку «Далее», отредактируйте маску ввода. Для применения созданной маски ввода щелкните кнопку «Готово».

Рис. 14. Создание заголовка формы

Создайте заголовок формы, для чего, выбрав в меню Вид команду Заголовок/примечание формы, откройте разделы Заголовок и Примечание. После этого, выбрав в панели инструментов Конструктора инструмент Надпись, укажите место в зоне заголовка формы, задайте размер надписи и введите ее текст «Учащиеся», как показано на рис. 14.

Завершите создание формы, выбрав команду Режим формы в меню Вид. После сохранения макета формы данные таблицы будут представлены, как показано на рис. 15.

Рис. 15. Представление данных в форме

Используя поле номера записи, расположенное в нижней части окна формы, можно просматривать записи таблицы. Щелкнув кнопку «Новая запись», откройте форму для создания новой записи и введите данные о новом учащемся, например: Л-23; Лынова Екатерина Михайловна; 03.08.88; 4В; ул. Смоленская, 17-35. Выбрав команду Режим таблицы в меню Вид, просмотрите изменения данных в таблице Учащиеся.

Для добавления в форму фонового рисунка откройте форму в режиме конструктора. Дважды щелкнув область выделения формы, откройте окно свойств формы. На вкладке Макет в ячейке Свойства Рисунок щелкните кнопку (...) для вызова диалогового окна. В диалоговом окне Выбор рисунка откройте нужную папку и файл. Щелкнув «ОК», завершите выбор рисунка. Далее в свойстве Тип рисунка выберите тип рисунка - внедренный или связанный.

Примечание. Внедренный рисунок сохраняется в файле базы данных. Если внедрить этот же рисунок в другую форму, он будет добавлен в файл базы данных еще раз. Связанный рисунок не сохраняется в базе данных - его файл должен присутствовать на жестком диске.

Для экономии места на диске выберите тип рисунка - связанный. Поместив рисунок в форму, можно изменить его размер или выбрать фрагмент. Для этого необходимо указать в ячейке Свойства Масштабы рисунка значение Фрагмент. Для выравнивания рисунка в ячейке Свойства Выравнивание рисунка выберите вариант Сверху слева. Для того чтобы размножить рисунок по всему фону формы, установите в ячейке Свойства Мозаичное заполнение значение Да. Заполнение начинается с позиции, определяемой значением свойства Выравнивание рисунка. В результате этой операции форма будет иметь вид, показанный на рис. 16.

Рис. 16. Форма базы данных с фоновым рисунком