Создание и использование запроса

Для просмотра, изменения и анализа данных используются запросы. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В общем случае запрос - это вопрос о данных. В Microsoft Access есть несколько типов запросов (на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы, запросы SQL).

В спроектированной нами таблице Учащиеся содержится вся информация, необходимая для решения поставленной нами задачи. Но как этой информацией пользоваться? Как узнать, например, сколько человек учится в 4А классе или у скольких учащихся день рождения в апреле? Не сидеть же перед компьютером с калькулятором, ручкой и бумагой! Решить эту проблему поможет запрос.

Запрос-выборка в MS Access. Простейший из запросов — запрос-выборка — это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формируется на основе фактических данных базы данных. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно, в режиме конструктора, выбрав таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнив бланк запроса.

При создании макета запроса (т. е. производной таблицы) в общем случае нам необходимо выполнить следующие базовые операции:

         указать системе, какие поля и из каких таблиц мы хотим включить в запрос;

         описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, средняя успеваемость - это среднее арифметическое значение всех оценок);

         описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу записей и указать условие отбора (мальчики из 5Б класса) в одну и просуммировать значение их роста для расчета среднего значения роста учащихся класса).

При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций.

Создание запроса-выборки. В общем случае для создания произвольного запроса используется универсальный язык SQL (Structured Query Language — Структурный язык запросов). В предложении этого языка (Select - Выбрать) можно описать все базовые операции: какие поля и откуда выбрать, какие вычислить, как их сгруппировать (просуммировать, пересчитать, найти среднее и т.п.) и при каких условиях включить записи в выборку. Однако в реальности пользоваться этим языком могут только специалисты (или очень грамотные пользователи), а для обычных людей разработчики придумали упрощенный механизм создания запроса, называемый QBE (Query By Example – запрос по образцу). Вам предлагают бланк QBE - некую модель, заготовку запроса, и на этом бланке, пользуясь определенными правилами, вы сообщаете системе о своих планах: помечаете поля, вводите выражения, значения и т.п. На основе заполненного вами бланка система сама создает соответствующее предложение Select и сама выполняет его.

Рассмотрим создание простого запроса на выборку с помощью мастера. Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

Для создания запроса выберите в окне базы данных Группа вкладку Запросы в списке Объекты и нажмите кнопку «Создать на панели инструментов». В диалоговом окне Новый запрос выберите мастер Простой запрос и нажмите кнопку «ОК».

Укажите имя таблицы Учащиеся, на которой будет основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, данные которых нужно использовать, как показано на рис. 17.

Рис. 17. Выбор полей таблицы для формирования запроса

Примечание. Если необходимо, укажите дополнительную таблицу или запрос и выберите нужные поля. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

Следуя инструкциям Мастера, выберите вариант Подробный отчет и щелкните кнопку «Далее». В последнем диалоговом окне задайте имя запроса Запрос1 и запустите полученный запрос, выбрав вариант Открыть запрос для просмотра данных и щелкнув кнопку «Готово».

Если получился не тот запрос, который был нужен, можно снова запустить мастер или изменить этот запрос в режиме конструктора. Для изменения запроса в режиме конструктора, открыв окно запроса, щелкните кнопку «Конструктор» на панели инструментов базы данных. После этого откроется окно Конструктор запроса, показанное на рис. 18.

Рис. 18. Изменение запроса в режиме Конструктора