10. Лист-підтвердження

Це – різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів, матеріальних цінностей.

Наприклад:

Підтверджуємо одержання Вашого листа від 26. 01. 2010 № 105/02-17 зі списком потрібних Вам будівельних матеріалів, що додається до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари,

Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови.

З повагою...

Шановні ...!

Підтверджуємо отримання товарів, які ми замовляли (№ 186-С від... дата). Кількість відвантаженого товару відповідає накладній, а якість - зразкам, які ми отримали минулого місяця.

З повагою...

Вельмишановний пане...!

На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться...» (дата і місце). Вашу доповідь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції.

Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на пе­ріод...

Реєстрація учасників конференції проводитиметься ... (дата і час) у приміщенні... (назва, адреса).

З повагою...

Типові мовні звороти

1. Ми із вдячністю підтверджуємо одержання Вашої пропозиції від... (дата).

2. Вдячні Вам за повторну інформацію щодо Вашої спеціальної пропозиції.

3. Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що...

4. Міністерство освіти і науки України підтверджує, що...

5. Із вдячністю підтверджуємо одержання Вашого запиту й хочемо запевнити, що ми зацікавлені в установленні взаємовигідної співпраці з Вами.

6. Повідомляємо, що Ваше замовлення ми отримали... (дата) і від­разу ж розпочали виготовлення... (назва товару).

7. Ми впевнені, що вчасне виконання Вашого замовлення від... (дата) стане початком взаємовигідної співпраці між нашими фірмами.

8. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення...

9. Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено й відправлено без затримки відповідно до Вашого коносамента.

10. На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) про­симо Вас прийняти офіційне замовлення на...

11. Просимо Вас із належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення й у визначений (погоджений) термін надати (наді­слати) нам зразки.

12. Експедиторське агентство щойно підтвердило прибуття 25 (два­дцяти п'яти) ящиків...

11. Супровідний лист

Це - службовий лист, що додається до основного документа (на­кладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, крес­лень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів, їх детальне описання, зазначаючи кількість аркушів тощо. Заголовок до тексту супровідного листа слід починати словами: «Про надіслання...» або «Про направлення...». Наприклад:

Про надіслання списку

будівельних матеріалів

У зв'язку з початком будівництва нового корпусу університету, запланованого на 2009-2010 рр., надсилаємо Вам список потрібних нам будівельних матеріалів.

Додаток: на 2 арк. у 2 прим.

Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про на­явність додатків.

Шановні добродії!

Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам усі необ­хідні документи: Додаток:

1. Рахунок-фактура на 1 арк. в 2 прим.

2. Страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають ін­фляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик на 1 арк. в 2 прим.

3.Повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на роз­порядника з бланковим індосаментом і з позначенням «фрахт оплачено» на суму... на З арк. в 2 прим.

Просимо підтвердити їх отримання.

Залишаємося з повагою...