5. Оформлювання листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чис­тих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий - не менш як 30 мм; правий - 10 мм; верхній і нижній - 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сто­рінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з куль­тури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист про­тягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отри­мання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Зразок повністю опрацьованого листа, що був оформлений на бланку

ДЕРЖВИДОБУТОКМІНВОД УКРАЇНИ Державний комітет України

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ з нагляду за охороною

ІНСТИТУГ МІНЕРАЛЬНИХ ВОД водних ресурсів

(УНДІМВ)

вул. Курортна, 28. Київ, 04075, вул. Антонця, 12

тел./факс: (044) 331-22-82. Київ, 01938

тел. 331-10-11

Розрахунковий рахунок № 000296211 Захарову С. В.

Пущанському відділенні банку «Гранд» До виконання

м. Києва. МФО 398170 (підпис) В.М. Харбінський

Е-mаіl: undimd@dvvu.кіеv.uа 2003-08-05

31.07.2009 № 2787/03-15

На №_____від__________

Про направлення на відгук

першої редакції стандарту

Державний комітет України з питань видобування мінеральних вод за за­мовленням Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики доручив Українському науково-дослідному інституту мінеральних вод розробити проект Національного стандарту України «...»,

До переліку організацій, які мають надати відгук на проект стандарту, внесено Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів.

Направляємо на відгук першу редакцію проекту стандарту. Просимо наді­слати відповідь до 01 вересня 2003 року.

Додаток: Перша редакція проекту стандарту на 30 арк. у 1 прим.

З повагою

Директор інституту (підпис) О.Г. Панченко

Глей Тамара Сергіївна

331-10-12

До справи № 01-11 УНДІМБ

Відгук відправлено 29.08.2009 № 155/01-11 Вх. № 121/01-11

(підпис) С. В. Захаров 2009-08-05

29.08.2009