Раздел 3. Организация интерфейса с пользователем. Основные характеристики и возможности субд Access Общие сведения
В работе с СУБД, возможны следующие режимы: создание, редактирование, поиск, манипулирование. Под манипулированием понимают действия с БД как с целым: просмотр; копирование ее файлов, например на бумажный носитель; сортировка данных по заданному признаку и т.д.
Для работы с БД СУБД должна обеспечивать возможность внесения и чтения информации, работу с большим объемом данных, быстроту поиска, целостность данных (т.е. их непротиворечивость), защиту от разрушения, уничтожения, от несанкционированного доступа, система «дружественных подсказок» (в расчете на пользователя без специальной подготовки).
Одним из примеров программы, реализующей реляционную базу данных, может служить СУБД ACCESS фирмы Microsoft.
Access можно применять для поиска и обработки всевозможных данных и для подготовки отчетных документов. Он представляет собой систему управления связными базами данных, позволяющую сгруппировать данные по различным темам в таблицы, а затем создать связи между таблицами. Это дает возможность объединять связные сведения, избегая при этом ненужного дублирования данных, что ведет, в свою очередь, к экономии ресурсов компьютера, увеличению скорости и точности обработки информации.
Возможности access
Стандартизованная для работы в среде Windows Access имеет достаточно высокие скоростные характеристики. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде Access, по мощи и гибкости отвечает большинству современных требований к представлению и обработке данных. Система поддерживает язык управления запросами SQL Visual Basic for Applications (VBA), хорошо работает в сети. Позволяет использовать другие компоненты пакета Microsoft Office, такие как текстовый процессор, электронные таблицы.
Также Access поддерживает механизм OLE, обеспечивающий связь и внедрение объектов различных приложений. При активизации внедренного объекта открывается программа, которая его создала и объект по-прежнему сохраняется в файле приложения-источника. Поэтому такой объект может обновляться независимо от приложения-потребителя, вызвавшего его, а в базе данных при этом всегда можно иметь последнюю версию объекта. Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений – рисунки, графики, электронные таблицы или звуковые файлы. Например, в таблице наряду с обычными реквизитами, характеризующими информационный объект, может храниться любая графическая информация о нем – схемы, чертежи, диаграммы и т.д. Таким образом, в Access расширяется традиционное понятие данных, хранимых в базе.
Специализированные программы в составе пакета Access
При проектировании готового к использованию приложения разработчику приходится проделывать огромную работу по созданию отдельных его компонентов, таких, как экранные формы, отчеты и запросы. Для автоматизации этого процесса в состав пакета Access включен ряд специализированных программ, решающих подобные задачи. Одно направление этих программ получило название Design (Конструктор), а другое - Wizard (Мастер). Конструктор предоставляет в распоряжение пользователя ряд инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и просто составить требуемую конструкцию: форму, запрос, отчет. Программа Мастер также помогает проектировать форму или отчет, но осуществляет это другим способом: во время работы задает пользователю ряд вопросов, на которые он должен ответить, и на основе полученных ответов строит вполне законченную форму или отчет, элемент управления.
В Access включены настраиваемые, перемещаемые панели инструментов. Пользователь имеет возможность создавать нестандартные панели инструментов и связывать их с формами и отчетами в базе данных.
В Access имеется полезное средство - Expression Builder (Построитель выражений), который позволяет пользователю получить помощь при определении выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе или модуле. Кроме того, Построитель выражений содержит список готовых выражений, предназначенных для выбора. Построители, например, можно использовать при определении многих свойств полей при создании таблицы в режиме Конструктора.
Такое средство, как Input Mask (Маска ввода), позволяет сэкономить время и увеличивает точность ввода данных в определенное поле. Маски ввода определяют шаблоны, которым должны удовлетворять данные, вводимые в формы и таблицы. При определении Маски ввода можно воспользоваться помощью мастера. Для этого достаточно выбрать готовую маску из предлагаемого списка.
К средствам, облегчающим создание баз данных, относится также и Мастер подстановок значений, который создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком.
Мастер по созданию диаграмм обеспечивает создание различных видов диаграмм.
В Access имеется большое число средств, разработанных для облегчения работы в Интернете и создания приложений для Web, среди которых; импорт или связывание файлов HTML, экспорт объектов в формат HTML, мастер публикации в Web, а также другие Мастера и программы.
Понятие объекта базы данных. Взаимосвязи между объектами.
В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модуль.
Формат показа данных на экране компьютера при работе с базой данных называется экранной формой: форма и таблица. Например, при поиске телефона в справочнике на экране удобно иметь краткую информацию о нескольких людях (вид таблица), а при внесении изменений - информацию только про одного человека, но зато в самой полной форме.
Таблица
Таблица – объект, который определяют и используют для хранения данных в виде записей и полей.
Это фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных.
Основные понятия, связанные с элементом «Таблица»:
Каждая таблица содержит информацию о субъектах (предметах) определённого типа по конкретной теме, например, клиентах.
Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, фамилий и адресов клиентов).
Каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте.
Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальное для каждой записи значение).
Запрос
Запрос – объект, позволяющий пользователю получить необходимую информацию из одной или нескольких таблиц, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения определенной задачи.
Для создания запроса можно использовать бланк QBE – запрос по образцу или написать инструкцию на языке SQL.
Рис 35. Типы запросов Access
Форма
Форма – объект, предназначенный в основном для ввода и изменения данных, отображения их на экране или управления работой приложения.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю.
Формы можно использовать для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных таблиц или наборов записей запросов.
С помощью формы можно в ответ на некоторое событие (например, изменение значения поля) запустить макрос или процедуру VBA.
Отчёт
Отчёт – объект, который позволяет представлять информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.
Прежде чем выводить отчёт на принтер, его можно предварительно просмотреть на экране. В отчете можно производить вычисления итогов с использованием встроенных функций.
Макрос
Макрос – одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.
Например:
макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму;
можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого.
Модуль
Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic для приложений, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.
Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из места приложения, или непосредственно «привязанными» к формам или отчётам для реакции на те или иные события.