6. Справка, ее оформление

Справка документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка выдается по запросам выше­стоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдают­ся на руки заинтересованным лицам для подтверждения ка­ких-либо касающихся их сведений.

форма справки зависит от назначения и содержания.

Справки, связанные с основной деятельностью организации, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим организациям, а вторые предназначены для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются руко­водителем организации или его заместителем, внутренние — со­ставителем.

Справка включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, выдающей справку; номер и дата выдачи справки; заголовок к тексту, включающий указание на лицо, которому выдается справка; текст; подписи должностных лиц; печать для внешних справок.

Если содержание справок часто повторяется, необходимо под­готовить их бланки формализованного вида, имеющие адресные данные организации и трафаретный текст.

7. Акт, его разновидности. Требования к оформлению документа.

Акт, документ, составленный несколькими лицами для удо­стоверения определенного факта, события или действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией, назначен­ной руководителем предприятия или вышестоящей организаци­ей Комиссия действует на основании приказа.

В состав комиссии входят компетентные в данном вопросе работники.

Следует помнить, что акт составляется группой лиц для под­тверждения ими фактов (акты аварий, приема-передачи дел, инвен­таризации и т.д.). В некоторых случаях акт составляется одним или несколькими должностными липами, фиксирует установленные факты и содержит выводы и рекомендации. В таких актах указыва­ются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт. Акт ревизии финансовой деятельности предприятия составля­ется одним лицом — бухгалтером-ревизором. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя про­верка тех фактов, которые будут отражены в нем.

В составлении акта участвуют заинтересованные лица, т.е. те работники, деятельность которых проверяется. В акте обычно отражается не только деятельность предпри­ятия, но и намечаются конкретные предложения по улучшению работы. После составления акта комиссия знакомит всех заинте­ресованных лиц с его содержанием. Эти лица обязаны расписаться в акте о том, что они с ним ознакомлены. Это важно, так как в акте отмечаются все лица, допустившие ошибки, халатность или недобросовестное отношение к работе.

Никакие субъективные пред­положения или выводы в акт не включаются.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются: основание для составления акта; комиссия, составившая акт;

лица, присутствовавшие при этом.

Если акт составлен комиссией, то вначале записывается пред­седатель, затем все члены комиссии в алфавитном порядке фами­лий с указанием инициалов и должностей.

В разделе «Присутствовали» перечисляются в алфавитном по­рядке должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части акта излагаются сущность, харак­тер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения по устранению выявленных фактов. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

В конце текста акта помещаются данные о количестве идентич­ных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Акт подписывается председателем комиссии и ее членами, участвовавшими в его составлении. Присутствовавшие акт не под­писывают. Почти все акты утверждаются руководителем пред­приятия. Акты составляются при ревизии предприятия или деятельно­сти отдельных должностных лиц, при сдаче-приемке дел руково­дителями предприятий и работниками учета, при стихийных бед­ствиях, при обнаружении дефектов, недостаче, при списании при­шедшего в негодность инвентаря, при установлении нарушения законов и т.п. Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты: наименование министерства или ведомства; наименование учреждения, организации или предприятия; гриф утверждения; наименование вида документа; дата; индекс; место составления; заголовок; текст; подписи.