14. Приказ по личному составу, разновидности, его реквизиты, порядок оформления

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения, перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании заявления работника и/или указания руководителя. ,

Приказ по личному составу объявляется работнику под роспись. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с...). По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

2. Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:

о приеме — № Т-1;

о переводе на другую работу - № Т-5;

об увольнении — № Т-8.

Приказ должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; заголовок; текст; основание; подпись; отметку об ознакомлении.

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. В тексте указываются:

• фамилия, имя, отчество работника (полностью);

• наименование структурного подразделения;

• профессия (должность);

• условия приема на работу (характер работы).

Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе "основание" приказа об увольнении указываются доку­менты, послужившие причиной увольнения (заявление, объяс­нительная записка и др.), статья Трудового кодекса РФ, соот­ветствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

15. Кадровое делопроизводство . Документы по личному составу. Порядок оформления.

К документам по личному составу относятся:

• трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

• приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;

• заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;

• трудовые книжки;

• личные карточки (ф. № Т-2, Т-2ГС);

• автобиографии;

• характеристики;

• аттестационные листы сотрудников;

• резюме;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу:

• ф. №Т-1 — приказ (распоряжение о приеме на работу);

• ф. №Т-2 — личная карточка;

• ф. №Т-4 — учетная карточка научного работника;

• ф. №Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе;

• ф. № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

• ф. № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

• ф. № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

• ф. №Т-10 — командировочное удостоверение;

•ф. № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника.

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженно­сти по оплате труда обязательно требуется блок юридических до­кументов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (се­бестоимость). Этот блок включает следующие документы:

• штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда

организации;

• табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

• пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

личное заявление работника с визой руководителя;

приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознаком­лении.

Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в тру­довую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка;

• пакет документов на увольнение:

личное заявление на увольнение с визой руководителя орга­низации;

приказ на увольнение с указанием причины и даты увольнения (с рас­пиской работника об ознакомлении);

второй экземпляр справки с указанием начислений и удер­жаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

копия трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Руководители организаций несут персональную ответствен­ность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.