2.2.2. Складський облік виробничих запасів

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб Чаленко М.І. та Обиюх С.І., призначених наказом керівника ТОВ «Агрофірма Дружба». З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

У коморах структурних виробничих і невиробничих підрозділів зберігається невелика кількість виробничих запасів товарно-матеріальних цінностей, які надходять з центральних складів, або можуть бути завезені безпосередньо від постачальників з обов'язковим документальним оформленням через центральний склад.

Матеріали на складах розміщують по секціях, а в них - за окремими групами, на стелажах, полицях та ін. У насіннєсховищах тощо секції повинні бути відокремлені герметичною перегородкою, що виключає можливість змішування продукції різних видів, сортів і репродукцій.

У місцях зберігання прикріплюють спеціальні ярлики з назвою та характеристикою певного виду продукції й матеріалів, а в необхідних випадках-і призначенням. Бланк ярлика на новий вид (номенклатурний номер) матеріальних цінностей заповнює завідувач складу (комірник) при надходженні цінностей на склад.

Нафтопродукти, включаючи відпрацьовані, слід зберігати на спеціально обладнаних нафтоскладах чи стаціонарних пунктах заправки машин, мінеральні добрива - на складах відповідно до встановлених правил.

При передачі складу іншій особі (через переміщення або звільнення матеріально відповідальної особи з тих чи інших причин) проводять інвентаризацію продукції та матеріалів і складають акт.

Облік продукції й матеріалів на складах (у коморах) здійснює матеріально відповідальна особа (завідувач складу, комірник та ін.) за сортами згідно з правилами їх зберігання. Облік ведуть на картках складського обліку матеріалів, які видають матеріально відповідальним особам під розписку в реєстрі видачі карток. Останні зберігають у спеціальних картотеках за обліковими групами, а всередині їх - у порядку зростання номенклатурних номерів чи за алфавітом, групи та підгрупи в картотеці відокремлюють роздільниками з проставленими на них номерами.

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів однієї назви, якості і ціни. Він має 7 знаків:

- перші три цифри означають код субрахунку - наприклад, 231;

- четверта цифра означає номер підгрупи - 1 - реактиви і хімікати;

- останні три цифри означають порядковий номер у підгрупі: 051 - спирт етиловий.

Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2311051.

На кожний номенклатурний номер продукції та матеріалів відкривають окрему картку, де завідувач складу (комірник) зазначає місце зберігання (стелаж, комірку тощо). Замість карток дозволяється вести облік в оформлених належним чином Книгах складського обліку (форма №ВЗСГ-10).

У картотеці (Книзі) складського обліку відкривають окремі картки (сторінки) на сільськогосподарську продукцію, яка: переходить із минулого року: вироблена в звітному році: куплена в цьому році та перероблена на давальницьких засадах. У лімітно-забірних картках, накладних та інших документах на відпуск слід вказувати, який вид продукції й за якою оцінкою видається (суму підраховують у бухгалтерії).

Записи в Книзі (картках) складського обліку завідувач складу робить щодня окремо за кожним ра30вим документом (об'єднувати дані кількох документів в один запис не дозволяється); після кожного запису виводять залишок. Дані відомостей витрачання кормів, лімітно-забірних карт та інших нагромаджувальних документів завідувач складу заносить у Книгу (картку) в міру їх закриття, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. Бажано лімітно-забірні карти зберігати разом із регістрами складського обліку.

Якщо фактичний залишок матеріальних цінностей значно відхиляється від встановленої норми запасу, а також за наявності матеріальних цінностей, які тривалий час лежать без руху, завідувач складу інформує про це адміністрацію сільськогосподарського підприємства.

Деяких працівників бухгалтерії закріплюють наказом (розпорядженням) по підприємству за складами (коморами) для контролю за своєчасністю та якістю ведення обліку. Перевірку записів і виведення залишків за кожною операцією працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом по відповідному рядку картки (Книги) складського обліку. Матеріально відповідальні особи на вимогу працівника бухгалтерії зобов'язані пред'являти для фактичної перевірки (в натурі) визначені матеріальні цінності. Таку перевірку бажано робити насамперед за дорогими і дефіцитними матеріалами.

Щомісяця матеріально відповідальні особи на підставі первинних документів складають Звіт про рух матеріальних цінностей у двох примірниках і подають його в бухгалтерію разом із документами, що підтверджують надходження та витрачання матеріалів. До Звіту включають лише ті види продукції й матеріалів, за якими був рух у звітному періоді. Залишки на початок місяця за кожним номенклатурним номером зіставляють із залишками звітів попереднього місяця. Надходження і вибуття матеріалів протягом місяця фіксують на підставі первинних документів, після чого підраховують обіг і визначають сальдо на кінець місяця. Ці дані порівнюють із записами в Книзі (картках) складського обліку. Дані про залишки продукції й матеріалів та їхній рух матеріально відповідальні особи у Звіті фіксують не тільки в кількісному а й у грошовому вираженні, підтверджуючи це своїм підписом. Приймаючи звіти, працівники бухгалтерії перевіряють правильність їх складання, таксують і визначають суми обігу і залишків у грошовому вираженні.

У зв'язку зі значною кількістю назв запасних частин і ремонтних матеріалів до тракторів, автомобілів, комбайнів та інших сільськогосподарських машин за наявності твердих договірних цін із метою зменшення трудомісткості обробки відповідальні особи подають звіти про рух запасних частин і ремонтних матеріалів тільки в сумарному вираженні (без переліку назв цінностей). У такому разі оцінку одержаних і використаних матеріалів здійснює відповідальна особа безпосередньо у відповідних документах. У звітах деталі групують за такими аналітичними рахунками: "Запасні частини до тракторів"; "Запасні частини до автомобілів" тощо.

Облік отруйних і сильнодіючих речовин у кількісному вираженні відповідно до спеціальних вказівок, розроблених Міністерством охорони здоров'я України, ведуть, використовуючи пронумеровані, прошнуровані, скріплені сургучною печаткою підприємства і підписані головним лікарем ветеринарної медицини та головним бухгалтером книги. Ці види матеріалів зберігають окремо в спеціально обладнаних для цього місцях.

Облік бланків суворої звітності матеріально відповідальні особи здійснюють у картках (книгах) складського обліку за кожним найменуванням за кількістю і номінальною вартістю. Надходження та витрачання зазначених бланків оформляють, як і операції з надходження і витрачання коштів. Дані про рух білетів, талонів, абонементів, акцій, облігацій тощо відображають у звітах матеріально відповідальних осіб та інших реєстрах (сальдові відомості, відомості обліку руху товарно-матеріальних цінностей та інші аналогічні реєстри або машинограми) окремими позиціями подібно до обліку в місцях зберігання.

Працівники бухгалтерії порівнюють дані про рух продукції й матеріалів з даними, наведеними у виправдних документах, доданих до звіту, після чого його таксують. Повноту оприбуткування матеріалів, одержаних зі сторони, перевіряють зіставленням із відповідними регістрами.