Комп'ютеризована реєстрація документів

Комп'ютеризовану реєстрацію документів проводять централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюють з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або шляхом прямого введення з документа таких обов'язкових реквізитів:

- назва виду документа;

- автор (кореспондент);

- дата документа;

- індекс документа (дата та індекс надходження вхідних документів);

- заголовок документа або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

- відповідальний виконавець;

- термін виконання;

- позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки. Порядок розміщення реквізитів може визначати сама установа.

У разі комп'ютеризованої реєстрації формують банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

Комп'ютеризовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх перебування за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

У разі часткової комп'ютеризації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої системи реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводять централізовано на комп'ютеризованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач повинен мати можливість одержувати інформацію за кількома або всіма реквізитами реєстрації, точну адресу місця перебування документа на певний час.

Відповідальність за правильну реєстрацію службових документів, пропозицій і листів громадян і своєчасне надсилання їх адресатам, конкретним виконавцям покладають на загальний відділ (канцелярію), експедицію і відповідальних працівників структурних підрозділів установи.

Розгляд документів керівниками закладів і структурних підрозділів

Після попереднього розгляду документи подають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві.

У закладах 1 і 2 категорії секретар (референт) за не­обхідності підбирає документи, які можуть знадобитися керівникові під час розгляду кореспонденції.

Результати розгляду документів керівники відобра­жають у своїх резолюціях.

Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Вихідні документи, в тому числі виготовлені на ПК, обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного дня.

Кореспонденцію, скеровану за підписом керівника установи у вищі органи, відправляють тільки після реєстрації документів у канцелярії.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряють:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, залишеного у справі установи;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність посилання на вхідний документ;

- відмітки про виконання та скерування у справу;

- наявність прізвища виконавця, номер його телефону.

Працівники діловодства завіряють копії документів і роблять необхідний запис на реєстраційно-контрольних картках.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому березі першої сторінки ставлять штамп «Підлягає поверненню».

Документи, що надсилають одному і тому ж адресатові, вкладають в один конверт. На конверті проставляють реєстраційні номери всіх документів, які є в конверті, а також відправлення (рекомендоване, цінне, авіа), назву установи, адресу, індекс відправлення зв'язку.

Документи, адресовані постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти в конвертах із заздалегідь надрукованою адресою одержувача та відправника.

У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади і прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

На реєстраційного-контрольній картці або в журналі зазначають номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

Документи, що доставляють кур'єром, передають місцевим адресатам під розпис у розносній книзі.

Вихідну кореспонденцію, скеровану в інші міста, здають на відправлення без розпису.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів залишають в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилають їх завірені копії.

Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копію супровідного листа підшивають до справи на загальних умовах.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до канцелярії у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства певної установи.