Основні терміни та їх означення

Витяг - це копія, яка відтворює не весь документ, а лише його частину.

Відпуск - це повна копія відправленого з установи документа, яку залишають у відправника.

Діловодство - це сукупнՖсть процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи її службовими документами в процесі управлінської діяльнؾсті.

Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.

Документ (у діловодстві) - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Документообіг - це специфічний процес руху документів на якому-небудь підприємстві, організації, установі або за його межами (наприклад, від керівника до виконавчих служб, від відділу кадрів у виробничий відділ і т. д.). У свою чергу, під документом мають на увазі якусь інформацію, що зафіксовану на якому-небудь матеріальному носії (папір, плівка, аудіо- і відеоматеріали і т. д.) і містить реквізити (початкові дані), що дозволяють ідентифікувати дану інформацію - визначати власників, адресатів, відправників і т.п.

Документування управлінської діяльності - це процеси створення управлінських документів.

Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу.

Загальне (адміністративне) діловодство - процеси, що забезпечують документування організаційно-розпорядної інформації і організацію роботи з відповідними документами.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) певного органа управління - це документи, створені внаслідок діяльності органа управління, довідковий апарат до нього, методи і засоби їх оброблення і використання.

Інформація - це відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною то спеціальними приладами.

Копія - це точне відтворення оригіналу.

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - це сукупність документів, які забезпечують організаційну функцію апарату управління.

Організація роботи з документами - це створення умов, які забезпечують рух, пошук і зберігання документів.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник, підписаний керівником установи та засвідчений печаткою.

Потік вихідних документів - сукупність документів, яку формують документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів - сукупність документів, яку формують документи, що створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Потік вхідних документів - сукупність документів, яку формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій.

Потік документів - сукупність документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Реєстрація документа - процес фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документу­вання, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм у процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Спеціальне діловодство (бухгалтерське, нотаріальне діловодство, діловодство з особового складу) - процеси, що забезпечують документування інформації, специфічної для кожної функції управління.

Управлінська документація - це система документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Управлінський документ - це документ, що містить управлінську інформацію і оформлений відповідно до певних правил.