2. Цілі управлінського планування

Мета – це кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент у майбутньому (ідеальне уявлення про майбутні рубежі фірми).

Правильно сформульовані організаційні цілі мають відповідати наступним вимогам:

• конкретність та вимірюваність;

• орієнтація у часі;

• реалістичність, досяжність, не перевищення можливостей організації;

• несуперечливість, узгодженість, взаємопов’язаність;

• сформульованість письмово.

Цілі, сформульовані з урахуванням зазначених вимог, виступають своєрідними нормативами, за допомогою яких менеджер може робити висновки про ефективність своєї майбутньої практичної діяльності.

Будь-яка організація має багато різноманітних цілей, сукупність яких утворює складну структуру. Це передбачає необхідність класифікації цілей. Цілі організації можна класифікувати за кількома критеріями (рис. 1).

Глобальна мета – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору суспільства (уявлення про суспільне призначення організації).

Місія організації – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору самої організації. Місія деталізує статус організації, надає орієнтири для визначення її задач.

Місія фірми окреслює межі бізнесу організації, дозволяє уявити можливості фірми та визначитися з тим, на що не треба марно витрачати зусилля. На практиці місія фірми формулюється у процесі пошуку відповіді на запитання: “Яким бізнесом передбачає займатися фірма?”

Так, наприклад, місією ПАТ «Північний ГЗК» є задоволення потреб металургів у високоякісній залізорудній сировині, виготовленій із використанням сучасних еколого-безпечних технологій, що забезпечують досягнення лідируючих позицій і на світових ринках для підвищення добробуту робітників, акціонерів та розвитку суспільства в цілому.

Виявлення місії організації (центрального моменту всієї системи цілей організації) часто пов’язано із рядом труднощів. У більшості випадків місія не є формалізованим, чітко вираженим імперативом діяльності всієї організації. Найчастіше це сховані, розрізнені припущення про основи і причини існування організації.

Формальні місії організації дуже часто бувають декларативними, нечіткими, дуже слабко зв'язаними з реаліями організації. Проте після певного осмислення формальних гасел і неформальних цінностей можна сформулювати загальне бачення організацією свого призначення.

Після виявлення місії організації варто критично осмислити її.

Найбільш поширені недоліки місії організації:

1. Місія не є загальною метою організації, але є частковою, функціональною метою. Наприклад, місією організації ніяк не може бути наступна мета — «до наступного року підвищити рівень рентабельності капіталовкладень в основні виробничі фонди на 10%».

2. Місія організації мислиться занадто вузько. Наприклад, підприємство може сформулювати свою місію так: «Загальна мета нашої організації — будівництво і устрій об'єктів телефонного зв'язку». Але таке бачення занадто обмежує стратегічні перспективи компанії. Більш широке розуміння місії може бути таким: «Забезпечення населення й організацій сучасними засобами зв'язку і телекомунікацій».

3. Місія слабко усвідомлюється і (або) підтримується більшістю співробітників організації.

4. Місія орієнтована на внутрішні потреби організації без прив'язки до зовнішніх причин її існування. Наприклад, прибуток являє собою внутрішню проблему підприємства. Оскільки сучасні організації є відкритими системами, вони можуть вижити тільки якщо будуть задовольняти яку-небудь потребу, що знаходиться поза її самої. У центрі місії повинні знаходитися клієнти організації й інші зацікавлені особи.

5. Місія не підтримується сукупністю цілей і стратегій організації й іншими складовими системи управління.

Задачі організації – це заяви організації про те, як, за допомогою чого вона збирається виконувати свою місію. Задачі організації формулюються у конкретних показниках діяльності і розраховані на певні строки. Організації, як правило, встановлюють декілька задач.

Встановлення цілей є першою фазою в процесі плануваня. Тому ефективність планування багато в чому залежить від якості реалізації цієї фази.

Завжди потрібно добиватися ясності мети. Потрібно намагатися встановлювати мету, яка може бути перетворена в безпосередні дії.

Наприклад:

1. Як не треба. Я хочу вести більш здоровий спосіб життя.

Як треба. Я хочу щоденно робити 15-хвилинну пробіжку на свіжому повітрі.

2. Як не треба. Я хочу мати кращі контакти зі своїми співробітниками.

Як треба. Я хочу для кожного співробітника кожний тиждень зарезервувати час додатково, щоб поговорити з ним на професійні та особисті теми.

Рис. 1. Класифікація цілей організації

Визначення цілей діяльності організації. цілі організації звичайно формулються у таких термінах:

• прибутковість (обсяги прибутку; прибуток на інвестований капітал; прибуток до обсягу продажу тощо);

• продуктивність (витрати на виробництво одиниці продукції; продуктивність праці тощо);

• продукція (зміни номенклатури та асортименту; впровадження нових видів продукції тощо);

• ринок (обсяги продукту; частка ринку, яка належить фірмі тощо);

• виробничі потужності;

• персонал (зменшення плинності кадрів; підвищення рівня кваліфікації; покращення умов праці тощо).

Результативність встановлення цілей діяльності організації залежить від:

• правильності формулювання цілей;

• широти поінформованості персоналу організації;

стимулювання їх досягнення.

Одним з широко розповсюджених на практиці способів встановлення цілей та оцінки діяльності керівників є так зване “управління за цілями” (MBO – management by objectives).

У відповідності до концепції МВО загальноорганізаційні цілі можна розділити на декілька більш дрібних цілей окремих структурних одиниць організації, які, у свою чергу, можна трансформувати в цілі окремих груп і підрозділів і далі розбити на цілі діяльності окремих виконавців. Внаслідок цього утворюється так званий каскад цілей організації.

Сутність концепці МВО:

1. визначення мети діяльності кожному працівнику організації;

2. забезпечення взаємозв’язку всіх цілей;

3. забезпечення досягнення кожним виконавцем встановленої мети;

4. співробітництво керівника та підлеглого у визначенні цілей діяльності підлеглого.

На відміну від традиційного процесу встановлення цілей, в процесі МВО цілі для підлеглих не встановлюються керівником одноособово (не нав’язуються підлеглим). Цілі обґрунтовують і визначають самі працівники в процесі інформаційно-консультаційної взаємодії з керівником та колегами. При цьому ступінь досягнення мети є основним критерієм оцінки та винагородження діяльності підлеглого.

Необхідною складовою МВО є наявність зворотнього зв’язку. В ідеалі МВО вимагає встановлення безперервного зворотнього зв’язку, тобто такого, коли робітник самостійно без зовнішнього втручання відстежує та коригує власні дії. Цей процес самоконтролю доповнюється періодичною оцінкою роботи підлеглого на підставі його звітів.

Процес МВО складається з кількох взаємопов’язаних етапів, кожний з яких, у свою чергу, включає здійснення кількох кроків (рис. 2)

Переваги МВО:

1. Оптимізація організаційної структури управління організацією. Завдяки використанню МВО чітко визначається, хто за що відповідає у процесі досягнення загальної мети організації.

2. Забезпечення цілеспрямованої мотивації працівників. Почуття особистої зацікавленості працівників у результатах діяльності виникає внаслідок особистої участі у процесі встановлення власних цілей, можливості “вкласти” в них свої ідеї, знань сфери своєї компетенції та отримання допомоги від начальника.

3. Ефективні методи контролю (винагороджується результат, а не процес діяльності). Найкращим орієнтиром для контролю є комплекс чітко сформульованих цілей.

Рис. 2. Процес планування за цілями

Недоліки МВО:

1. Складність кількісного визначенння цілей виконання певних робіт.

2. Імовірність витоку інформації за умов доводення цілей до кожного підлеглого.

3. МВО вимагає:

• встановлення короткострокових цілей;

• значної бюрократії;

• високої кваліфікації персоналу.