Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого работника организации (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами ведения личных дел конкретной организации). Ведение личного дела предусматривает:
- ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
- помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дела;
- изъятие документов, надобность в которых миновала;
- периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов. В том числе во внутренней описи. Как правило, в хронологическом порядке, т.е. по мере их поступления. Это касается, в частности, справок с устаревшими сведениями. Такая проверка производится с целью установления наличия и физического состояния документов.
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия или кадровой службы. Не рекомендуется использовать гелиевые ручки, т.к. написанные ими тексты очень быстро выцветают.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри «дела» они располагаются в хронологической последовательности. Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе «дела». Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения оригиналов и копий документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях копии документов заверяются и приобщаются к «делу».
Хранение и учет личных дел работников
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
Личные дела включаются в номенклатуру дел кадровой службы под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Рос-архивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником.
Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные награды, иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников - 75 лет. Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работников, тогда как личные дела лиц, с которыми трудовые отношения прекращены передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив кадровой документации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (или плотно закрывающихся металлических шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.
Общие требования к подобным помещениям - наличие защиты от несанкционированного проникновения, от заливания водой, средств пожаротушения, желательно - кондиционирование воздуха и, как минимум, соблюдение стабильного температурного режима и влажности воздуха. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре.
Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:
1) по порядку номеров;
2) в прямом алфавитном порядке;
3) по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.
В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством работника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников.